6krokow.pl -

Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Chcesz, by Twoi pracownicy byli wydajni? Nowoczesne metody ewidencji czasu pracy

Ostatnia aktualizacja: 2019-10-03  |  Średni czas czytania: 02:38
Artykuł promowany
Polska bezgotowkowa - konkurs
Wielu pracodawców zastanawia się nad sposobami skutecznej mobilizacji zatrudnionych, by ci w pełni wykorzystywali swój potencjał i pracowali efektywnie. Niestety pomimo odpowiedniej motywacji pracowników, problem leży w prozaicznej czynności. Mowa o prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. Przekonaj się, czy robisz to dobrze i sprawdź nowoczesne metody ewidencjonowania czasu pracy.
Chcesz, by Twoi pracownicy byli wydajni? Nowoczesne metody ewidencji czasu pracy

Błędy na poziomie rejestracji

Efektywność w pracy można mierzyć na wielu poziomach. Wydajność zależy przede wszystkim od organizacji i kierowaniem pracownikami. W niektórych branżach nie należy to do trudnych zadań. Na przykład pracownicy produkcyjni mają określone godziny przerw, po których muszą o czasie wstawić się na miejsce pracy, ponieważ przez spóźnienie może nastąpić przestój na linii produkcyjnej. Inaczej wygląda sytuacja w biurach, wśród pracowników umysłowych, którzy wykonują pracę w określonych godzinach, ale tak naprawdę często pracują zadaniowo. Przerwy na kawę, wyjścia na papierosa, czy też długie okienko na obiad są powszechne. Z niewykorzystanych minut pracy tworzą się całe dni, w których zatrudnieni tak naprawdę nie wykorzystują efektywnie czasu pracy. W każdej firmie wymagane jest, aby rzetelnie rejestrować godziny pracy pracowników i skutecznie ewidencjonować czas pracy. Jak można to robić?

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy zapisany w Kodeksie pracy. Przedsiębiorca zatrudniający pracowników dla każdego z osobna powinien prowadzić ewidencję czasu pracy, by móc prawidłowo wyliczyć jego wynagrodzenie oraz inne świadczenia związane z wykonywaną pracą. Szczegółowy zakres prowadzenia ewidencji czasu pracy zawarty jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Rozporządzenie dotyczy prowadzenia dokumentacji wszystkich spraw z zakresu stosunku pracy oraz metod prowadzenia akt osobowych zatrudnionego. Karta ewidencji czasu pracy zawiera:

  • grafik pracy obowiązujący dla danego pracownika z podziałem na dni robocze, pory nocne, pracę w niedziele i święta
  • godziny pracy nadliczbowej 
  • dyżury w pracy
  • urlopy pracownika 
  • nieusprawiedliwione nieobecności 
  • zwolnienia od pracy

By jednak rzetelnie prowadzić ewidencję czasu pracy, należy najpierw skupić się na odpowiedniej rejestracji czasu pracy, która stanowi podstawę do wyliczenia spraw kadrowo-płacowych.

Konto firmowe PKO BP

Rejestracja czasu pracy

Rejestracja czasu pracy służy potwierdzeniu obecności pracownika w danym dniu roboczym na miejscu pracy oraz dobowemu wyliczeniu czasu pracy, spóźnień, przedwczesnych wyjść, a także rejestracji czasu przerwy. W tradycyjnym ujęciu rejestracja czasu pracy polega po prostu na podpisaniu listy obecności przez zatrudnionego. Jednak taka metoda nie prowadzi do efektywnej ewidencji, ponieważ pracodawca nie zmierzy dokładnie, ile przerw w pracy przypada na każdego pracownika oraz czy nie opuszcza miejsca pracy przedwcześnie.

Powszechny i żywo dyskutowany problem dotyczy pracowników palących papierosy. Niejednokrotnie w mediach poruszany był temat, czy przerwy na papierosa poza ustalonymi przerwami są zgodne z Kodeksem pracy. Tego typu zachowanie jest czasem nieprzepracowanym, więc pracodawca ma prawo uznać je jako wykroczenie przeciwko dyscyplinie pracy i jednocześnie nałożyć na pracownika karę porządkową. Nie trzeba jednak uciekać się do tak skrajnych zachowań. Wystarczy wprowadzić odpowiednie oprogramowanie do rozliczania czasu pracy.

Oprogramowanie do rozliczenia czasu pracy

Nowoczesne metody rejestracji czasu pracy polegają na wykorzystaniu dedykowanego oprogramowania dla firm zatrudniających pracowników. Obecnie można spotkać się z następującymi metodami do rejestracji czasu pracy:

  • rejestracja bazująca na czytnikach kart zbliżeniowych 
  • rejestracja bazująca na czytnikach linii papilarnych
  • rejestracja twarzy

Wszystkie wymienione metody pozwalają rejestrować godzinę wejścia i wyjścia wraz ze wszystkimi wyjściami służbowymi i prywatnymi, w tym również tzw. “wyjście na papierosa”.

Karta czasu pracy

Odpowiednie oprogramowanie służące do rejestracji i rozliczenia czasu czasu pracy pracowników znajdziemy na https://supremainc.eu. Firma Suprema Inc. w swojej ofercie posiada czytniki biometryczne: linii papilarnych – na odcisk palca oraz czytniki geometrii twarzy, które obecnie stanowią najbardziej efektywną metodę rejestracji czasu pracy. Produkty firmy Suprema uznawane są za najlepsze wśród algorytmów identyfikacji linii papilarnych i twarzy. Dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu użytkowanie produktów do biometrycznej rejestracji czasu pracy umożliwia generowanie miesięcznych kart czasu pracy oraz innych bardziej szczegółowych raportów łącznie z rankingiem przerw; pracodawca łatwo sprawdzi np. który pracownik najczęściej wychodzi na papierosa.

Biometryczne czytniki - zalety

Głównymi zaletami używania biometrycznych czytników do rejestracji czasu pracy są:

  • precyzja w mierzeniu czasu pracy, czyli obecności, spóźnień, wyjść na przerwę, czy też niekontrolowanych wyjść z pracy
  • generowanie raportów elektronicznych 
  • elektroniczna baza danych 
  • brak możliwości nadużyć np. przy pomocy czytników biometrycznych pracownik nie może podać karty zbliżeniowej drugiemu pracownikowi i tym samym “sztucznie” zarejestrować czas pracy.

Warto rozważyć wdrożenie w firmie oprogramowania do biometrycznej rejestracji czasu pracy. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której osoba nieobecna zostaje wpisana na listę pracowników w danym dniu roboczym. Jak się okazuje, takie przypadki nie są ewenementem. Przy ogromnej strukturze organizacji i nieodpowiednią rejestracją czasu pracy zdarzają się dosyć często. Zwłaszcza miało to miejsce przy czytnikach kart RFID.

Gotowe biznesplany

Gotowe biznesplany

Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!

Cena już od: 49 zł

Zobacz listę biznesplanów  ›

Oceń ten artykuł:


Zobacz także artykuły podobne:

Gotowe biznesplany

Gotowe biznesplany

Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!

Cena już od: 49 zł

Zobacz listę biznesplanów  ›

Nasze poradniki:

Przydatne linki: