Co warto wiedzieć przed zatrudnieniem firmy sprzątającej?

Wykwalifikowany personel – gwarancja jakości

Zdecydowana większość przedsiębiorstw nie ma już dziś wątpliwości, czy warto wynająć profesjonalną firmę sprzątającą. Podjęcie współpracy ze specjalistami to gwarancja odpowiednich kwalifikacji, jakie wynikają ze znajomości technologii, a co za tym idzie – wypracowane standardy pracy, wiedza na temat rynku i przeszkoleni pracownicy. Utrzymanie porządku na właściwym poziomie oraz bezpieczeństwo pracy dla całej przestrzeni biurowej wymaga wiedzy na temat środków dedykowanych do czyszczonych powierzchni oraz wielu innych niestandardowych rozwiązań, jakie wynikają z rodzaju materiałów wykończeniowych zastosowanych w wystroju wnętrz. Źle dobrane technologie czy niskiej jakości preparaty mogą doprowadzić do trwałego uszkodzenia delikatnych powierzchni, co w konsekwencji będzie generować dodatkowe koszty dla właściciela. Na wypadek takich sytuacji, w trosce o bezpieczeństwo klientów każda rzetelna firma, aby móc pokryć ewentualne szkody, ubezpiecza swoje usługi od odpowiedzialności cywilnej.

Bezpieczeństwo dla zdrowia

Kwalifikacje zatrudnionej ekipy dotyczą także, jeśli nie przede wszystkim, pomieszczeń sanitarnych i obiektów o wysokim reżimie higieny. W takich przypadkach obowiązuje znajomość procedur czystościowych, jakie posiadają np. szpitale i NZOZ-y. Odpowiednio przeszkolony pod tym kątem personel, dysponuje wiedzą na temat stosowanych technologii oraz środków bakteriobójczych i odpowiednich proporcji ich stężenia, dzięki czemu zapewnia bezpieczeństwo osobom znajdującym się w pomieszczeniach, jest skuteczny i bardziej wydajny. Profesjonalne systemy sprzątania (np. kolorowych ściereczek, gąbek, rękawic i mopów) pozwalają ponadto uniknąć zanieczyszczeń krzyżowych, utrzymując wysoki poziom higieny nie tylko w szpitalach, a odpowiedni sprzęt (np. specjalne filtry w odkurzaczach, urządzenia parowe) zostawia wnętrze pozbawione mikrobów i wolne od alergenów oraz pyłów powietrze.

Wiarygodność firmy sprzątającej – ochrona informacji

Zatrudnienie wyłącznie doświadczonych pracowników, którzy mają za sobą staranny proces rekrutacji to jedno. Drugą istotną kwestią bezpieczeństwa dla firmy są referencje oraz zaświadczenie o niekaralności. Jeśli nie są to osoby samozatrudnione lecz wynajmowane przez firmę outsourcingową, należy zweryfikować czy wskazani pracownicy są zatrudnieni legalnie. Każdy z nich powinien mieć opracowany i dostępny dla zleceniodawcy profil z możliwością łatwego kontaktu tak, aby przed rozpoczęciem sprzątania nie było wątpliwości kto wchodzi na teren firmy. Tym bardziej, że usługi są świadczone z reguły po godzinach pracy biura, bez nadzoru osób uprawnionych i nie ma wglądu w to, do czego w tym czasie ma dostęp taki pracownik.

Można również opracować harmonogram prac z kontrolą dostępu, szczególnie jeśli chodzi o strefy wrażliwe, z ewidencją kluczy (zdawania i pobierania), listą osób zarówno sprzątających, jak i członków administracji. Taki plan firma outsourcingowa może dołączyć do umowy wraz z grafikiem sprzątania oraz wykazem sprzętu i środków, jakie w danej strefie i w danym dniu wykorzystuje.

Polityka czystego biurka

Pomimo zachowania najwyższych standardów ze strony firm zewnętrznych w zakresie poufności danych, wewnętrzne procedury bezpieczeństwa obejmują także pracowników biura. Dotyczy to m. in. polityki czystego biurka, zgodnie z którą wszystkie dokumenty powinny być odpowiednio zabezpieczone i chowane do szaf zamykanych na klucz. W przypadku komputerów natomiast, wrażliwe dane wymagają zabezpieczenia hasłem.

Niezależnie od zaistniałej sytuacji, zgodnie z etyką zawodu, każdy pracownik firmy sprzątającej zobowiązany jest do dyskrecji i zachowania tajemnicy, co dotyczy każdego rodzaju informacji, z jakimi się styka czy to na biurku, czy opróżniając kosz na śmieci. Wszyscy, mający nawet przypadkowy wgląd w dane w jakimś stopniu je przetwarzają. Dlatego wskazane jest, aby przed wejściem na obiekt osoby z serwisu składały odpowiednie oświadczenie, a wcześniej odbyły dedykowane szkolenia instruujące jak mają postępować w takiej sytuacji, co powinien zagwarantować podwykonawca w ramach umowy.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Hojo Clean specjalizującą się w sprzątaniu powierzchni biurowych.