Co warto wiedzieć przed zatrudnieniem firmy sprzątającej?

Ostatnia aktualizacja: 2017-09-11 | Średni czas czytania: 02:08

Artykuł promowany

Nie ulega wątpliwości, że uporządkowane biuro jest podstawą komfortu jego pracowników oraz organizacji całej firmy. Czy jednak zatrudniając osoby sprzątające bądź zlecając takie usługi podwykonawcom, firmy mają wystarczającą pewność, że ekipa jest nie tylko odpowiednio przygotowana, ale ich wewnętrzne dane są wystarczająco bezpieczne?

Co warto wiedzieć przed zatrudnieniem firmy sprzątającej?

Wykwalifikowany personel – gwarancja jakości

Zdecydowana większość przedsiębiorstw nie ma już dziś wątpliwości, czy warto wynająć profesjonalną firmę sprzątającą. Podjęcie współpracy ze specjalistami to gwarancja odpowiednich kwalifikacji, jakie wynikają ze znajomości technologii, a co za tym idzie – wypracowane standardy pracy, wiedza na temat rynku i przeszkoleni pracownicy. Utrzymanie porządku na właściwym poziomie oraz bezpieczeństwo pracy dla całej przestrzeni biurowej wymaga wiedzy na temat środków dedykowanych do czyszczonych powierzchni oraz wielu innych niestandardowych rozwiązań, jakie wynikają z rodzaju materiałów wykończeniowych zastosowanych w wystroju wnętrz. Źle dobrane technologie czy niskiej jakości preparaty mogą doprowadzić do trwałego uszkodzenia delikatnych powierzchni, co w konsekwencji będzie generować dodatkowe koszty dla właściciela. Na wypadek takich sytuacji, w trosce o bezpieczeństwo klientów każda rzetelna firma, aby móc pokryć ewentualne szkody, ubezpiecza swoje usługi od odpowiedzialności cywilnej.

Bezpieczeństwo dla zdrowia

Kwalifikacje zatrudnionej ekipy dotyczą także, jeśli nie przede wszystkim, pomieszczeń sanitarnych i obiektów o wysokim reżimie higieny. W takich przypadkach obowiązuje znajomość procedur czystościowych, jakie posiadają np. szpitale i NZOZ-y. Odpowiednio przeszkolony pod tym kątem personel, dysponuje wiedzą na temat stosowanych technologii oraz środków bakteriobójczych i odpowiednich proporcji ich stężenia, dzięki czemu zapewnia bezpieczeństwo osobom znajdującym się w pomieszczeniach, jest skuteczny i bardziej wydajny. Profesjonalne systemy sprzątania (np. kolorowych ściereczek, gąbek, rękawic i mopów) pozwalają ponadto uniknąć zanieczyszczeń krzyżowych, utrzymując wysoki poziom higieny nie tylko w szpitalach, a odpowiedni sprzęt (np. specjalne filtry w odkurzaczach, urządzenia parowe) zostawia wnętrze pozbawione mikrobów i wolne od alergenów oraz pyłów powietrze.

Wiarygodność firmy sprzątającej – ochrona informacji

Zatrudnienie wyłącznie doświadczonych pracowników, którzy mają za sobą staranny proces rekrutacji to jedno. Drugą istotną kwestią bezpieczeństwa dla firmy są referencje oraz zaświadczenie o niekaralności. Jeśli nie są to osoby samozatrudnione lecz wynajmowane przez firmę outsourcingową, należy zweryfikować czy wskazani pracownicy są zatrudnieni legalnie. Każdy z nich powinien mieć opracowany i dostępny dla zleceniodawcy profil z możliwością łatwego kontaktu tak, aby przed rozpoczęciem sprzątania nie było wątpliwości kto wchodzi na teren firmy. Tym bardziej, że usługi są świadczone z reguły po godzinach pracy biura, bez nadzoru osób uprawnionych i nie ma wglądu w to, do czego w tym czasie ma dostęp taki pracownik.

Można również opracować harmonogram prac z kontrolą dostępu, szczególnie jeśli chodzi o strefy wrażliwe, z ewidencją kluczy (zdawania i pobierania), listą osób zarówno sprzątających, jak i członków administracji. Taki plan firma outsourcingowa może dołączyć do umowy wraz z grafikiem sprzątania oraz wykazem sprzętu i środków, jakie w danej strefie i w danym dniu wykorzystuje.

Polityka czystego biurka

Pomimo zachowania najwyższych standardów ze strony firm zewnętrznych w zakresie poufności danych, wewnętrzne procedury bezpieczeństwa obejmują także pracowników biura. Dotyczy to m. in. polityki czystego biurka, zgodnie z którą wszystkie dokumenty powinny być odpowiednio zabezpieczone i chowane do szaf zamykanych na klucz. W przypadku komputerów natomiast, wrażliwe dane wymagają zabezpieczenia hasłem.

Niezależnie od zaistniałej sytuacji, zgodnie z etyką zawodu, każdy pracownik firmy sprzątającej zobowiązany jest do dyskrecji i zachowania tajemnicy, co dotyczy każdego rodzaju informacji, z jakimi się styka czy to na biurku, czy opróżniając kosz na śmieci. Wszyscy, mający nawet przypadkowy wgląd w dane w jakimś stopniu je przetwarzają. Dlatego wskazane jest, aby przed wejściem na obiekt osoby z serwisu składały odpowiednie oświadczenie, a wcześniej odbyły dedykowane szkolenia instruujące jak mają postępować w takiej sytuacji, co powinien zagwarantować podwykonawca w ramach umowy.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Hojo Clean specjalizującą się w sprzątaniu powierzchni biurowych.