Jak zorganizować spotkanie biznesowe poza siedzibą firmy?

Wynajęcie lokalu na spotkanie biznesowe

Miejsce, w którym zostanie przeprowadzone spotkanie, powinno być przede wszystkim dostosowanie do liczby osób w nim uczestniczących. Ważne jest, by każdy czuł się komfortowo, dlatego potrzebna jest odpowiednio duża przestrzeń i wystarczająca ilość miejsc siedzących. Jedną z ciekawszych opcji są np. apartamenty na doby. Tego rodzaju rozwiązanie jest korzystne m. in. z tego względu, że można wynająć lokal na czas dłuższy niż przebieg spotkania. Pozwoli to na wcześniejsze przygotowanie pomieszczenia i np. ustawienie krzeseł czy sprzętu audiowizualnego potrzebnego do przeprowadzenia prezentacji. Lokalizacja miejsca też ma duże znaczenie. Najlepiej by było ono w centrum, ponieważ wówczas łatwo jest je znaleźć i jest dobrze skomunikowane z resztą miasta.

Dlaczego nie warto organizować biznesowego meetingu w restauracji?

Aranżowanie spotkania, na którym będą omawiane kluczowe, a często również objęte tajemnicą zagadnienia wymaga kameralnej atmosfery. Restauracja czy inne ogólnie dostępne miejsce nie jest najlepszym wyborem. Przede wszystkim chodzi o przypadkowe uczestnictwo osób postronnych, które w takich sytuacjach nie jest pożądane. Ponadto w restauracji może panować zgiełk, przez co interlokutorzy mogą mieć duży problem ze słyszeniem siebie nawzajem.

Jak powinno wyglądać pomieszczenie przeznaczone do biznesowego spotkania?

Najważniejszą kwestią w wyborze pomieszczenia przeznaczonego do biznesowego spotkania jest wielkość. Duża przestrzeń daje wrażenie komfortu, ponadto prezentuje się znacznie bardziej prestiżowo niż niewielki pokój hotelowy. Apartament, który jest dodatkowo wyposażony w aneks kuchenny, to również możliwość przygotowania kawy czy herbaty. Jeżeli w trakcie meetingu będzie prezentowany pokaz slajdów czy konieczne jest wyświetlenie filmu, należy zadbać o to, aby była możliwość zaciemnienia okien oraz umieszczenia ekranu w takim miejscu, z którego będzie widoczny dla wszystkich uczestników spotkania.

Wstępne przygotowania do spotkania biznesowego

Kluczowe przy organizacji spotkania biznesowego jest zarezerwowanie terminu. Najlepiej wysłać maila z podaną dokładną datą i godziną i poprosić w nim o potwierdzenie obecności. Wiadomość taką należy wysłać minimum 2-3 tygodnie przed planowanych czasem realizacji meetingu.

Aby spotkanie przebiegało bez zakłóceń i zostało przeprowadzone w sposób profesjonalny, najistotniejsza jest merytoryka. Rzetelne przygotowanie się z omawianych treści daje swobodę w czasie prowadzenia rozmów. Ponadto warto wiedzieć, że uwaga słuchaczy zaczyna słabnąć już po około 18 minutach wykładu, dlatego najlepiej unikać długich monologów lub monotonnych prezentacji i często robić przerwy, np. w postaci nawiązujących do tematu dygresji czy czasu na spokojne wypicie kawy.