Jak zorganizować spotkanie biznesowe poza siedzibą firmy?

Ostatnia aktualizacja: 2018-03-23 | Średni czas czytania: 01:30

Artykuł promowany

Przygotowanie spotkania biznesowego to przedsięwzięcie, do którego należy się rzetelnie przygotować. W czasie tego typu meetingu prowadzone są często kluczowe rozmowy, które finalnie bardzo silnie wpływają na wizerunek firmy. Realizacja spotkania poza siedzibą organizacji to bardzo dobry pomysł, ponieważ jest to tzw. neutralny grunt dla obu stron.

Jak zorganizować spotkanie biznesowe poza siedzibą firmy?

Wynajęcie lokalu na spotkanie biznesowe

Miejsce, w którym zostanie przeprowadzone spotkanie, powinno być przede wszystkim dostosowanie do liczby osób w nim uczestniczących. Ważne jest, by każdy czuł się komfortowo, dlatego potrzebna jest odpowiednio duża przestrzeń i wystarczająca ilość miejsc siedzących. Jedną z ciekawszych opcji są np. apartamenty na doby. Tego rodzaju rozwiązanie jest korzystne m. in. z tego względu, że można wynająć lokal na czas dłuższy niż przebieg spotkania. Pozwoli to na wcześniejsze przygotowanie pomieszczenia i np. ustawienie krzeseł czy sprzętu audiowizualnego potrzebnego do przeprowadzenia prezentacji. Lokalizacja miejsca też ma duże znaczenie. Najlepiej by było ono w centrum, ponieważ wówczas łatwo jest je znaleźć i jest dobrze skomunikowane z resztą miasta.

Dlaczego nie warto organizować biznesowego meetingu w restauracji?

Aranżowanie spotkania, na którym będą omawiane kluczowe, a często również objęte tajemnicą zagadnienia wymaga kameralnej atmosfery. Restauracja czy inne ogólnie dostępne miejsce nie jest najlepszym wyborem. Przede wszystkim chodzi o przypadkowe uczestnictwo osób postronnych, które w takich sytuacjach nie jest pożądane. Ponadto w restauracji może panować zgiełk, przez co interlokutorzy mogą mieć duży problem ze słyszeniem siebie nawzajem.

Jak powinno wyglądać pomieszczenie przeznaczone do biznesowego spotkania?

Najważniejszą kwestią w wyborze pomieszczenia przeznaczonego do biznesowego spotkania jest wielkość. Duża przestrzeń daje wrażenie komfortu, ponadto prezentuje się znacznie bardziej prestiżowo niż niewielki pokój hotelowy. Apartament, który jest dodatkowo wyposażony w aneks kuchenny, to również możliwość przygotowania kawy czy herbaty. Jeżeli w trakcie meetingu będzie prezentowany pokaz slajdów czy konieczne jest wyświetlenie filmu, należy zadbać o to, aby była możliwość zaciemnienia okien oraz umieszczenia ekranu w takim miejscu, z którego będzie widoczny dla wszystkich uczestników spotkania.

Wstępne przygotowania do spotkania biznesowego

Kluczowe przy organizacji spotkania biznesowego jest zarezerwowanie terminu. Najlepiej wysłać maila z podaną dokładną datą i godziną i poprosić w nim o potwierdzenie obecności. Wiadomość taką należy wysłać minimum 2-3 tygodnie przed planowanych czasem realizacji meetingu.

Aby spotkanie przebiegało bez zakłóceń i zostało przeprowadzone w sposób profesjonalny, najistotniejsza jest merytoryka. Rzetelne przygotowanie się z omawianych treści daje swobodę w czasie prowadzenia rozmów. Ponadto warto wiedzieć, że uwaga słuchaczy zaczyna słabnąć już po około 18 minutach wykładu, dlatego najlepiej unikać długich monologów lub monotonnych prezentacji i często robić przerwy, np. w postaci nawiązujących do tematu dygresji czy czasu na spokojne wypicie kawy.