Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Ogarnij papiery i odetchnij z ulgą! Niezawodny sposób na ład w dokumentacji.

Ostatnia aktualizacja: 2017-05-25
Artykuł promowany
Szukasz faktury z przed miesiąca, ale segregatory z półki „postanowiły” spaść Ci na głowę. Próbujesz dociec dokładnej daty zawarcia umowy z kontrahentem, ale kontrakty w teczce „zdecydowały” ułożyć się wspak… Brzmi znajomo? Spokojnie… Jest na to sposób!
Niezawodny sposób na ład w dokumentacji

Hasło „utrzymanie porządku w papierach” spędza sen z powiek nie jednego przedsiębiorcy. Niby każdy wie, że warto. Ale każdy wie także, że w natłoku obowiązków, ciężko. Pędzisz ze spotkania na spotkanie, z parkingu do biura i z powrotem. Gdzieś w biegu i pośpiechu upychasz dokumenty — to do szuflady, to do schowka. Wiesz, że powinieneś poświęcić w końcu czas na doprowadzenie tego tematu do porządku. Wciąż to jednak odwlekasz, bo każdego dnia masz wrażenie, że od lunchu do kolacji minął zaledwie kwadrans. To błąd! Już nasze babcie zwykły mawiać: „im większy bałagan, tym mniej czasu”. Skoro dopuściłeś do powstania chaosu w papierach, na początek musisz się go pozbyć! To warunek niezbędny, by ruszyć z tematem. Następnie przed Tobą dwie drogi: możesz dalej „produkować” tony makulatury (zastanawiając się potem co z nią począć) lub rozważyć przeniesienie się … w chmurę.

Najpierw zwalcz chaos

By wyrwać się ze szponów nieporządku, musisz przede wszystkim wprowadzić system segregacji dla tych materiałów, które już zalegają w chaosie gdzieś na półkach. Jaki on powinien być? Taki, byś mógł łatwo znaleźć potrzebne informacje i bez problemu dodać do swojego katalogu nowe dokumenty. Przydatne będą tu logiczne kategorie, według których zostanie dokonane sortowanie. Jak najłatwiej przekonać się czy Twój system się sprawdza? Poproś obcą osobę, by odnalazła za Ciebie wybrany dokument. Jeśli podoła, możesz mieć pewność, że stworzyłeś przydatny schemat organizacji dokumentacji!

Pomóc mogą Ci teczki, foldery, koszulki, etykiety, mazaki do opisania. By solidnie zabezpieczyć dokumenty możesz także skorzystać z kartonowych pudełek oraz segregatorów do archiwizacji czy klipsów do spinania. Jeszcze jedno — uważaj na chomikowanie! Nie przyda Ci się paragon — najczęściej sprzed kilku lat — za kawę kupioną w drodze do pracy, stare notatki z dawno „odhaczonego” projektu, ani tym bardziej zgniecione pudełko po zszywkach wrzucone przypadkiem do szuflady. Zbieractwo to jeden z większych grzechów, jakie możesz popełnić. Chaos zdecydowanie nie jest Twoim sprzymierzeńcem!

Specjaliści z Grupy ONET pomogą Twojej firmie zaistnieć na rynku

Następnie zaufaj… chmurze!

Ok, cały nagromadzony do tej pory bałagan udało Ci się zlikwidować. Ale… co dalej? Nie chcesz dopuścić do sytuacji, w której ten żmudny proces będzie trzeba powtarzać. Zastanawiasz się nad ograniczeniem produkcji tzw. „makulatury”? Słusznie! Po pierwsze nie wszystkie dokumenty obowiązkowo musisz drukować, po drugie jest to mało ekologiczne. Alternatywą może być skorzystanie z aplikacji do zarządzania biznesem za pośrednictwem internetu, np. Streamsoft Firmino. Ten darmowy program do faktur zapewnia pełną elastyczność w codziennej pracy; za jego pomocą możesz nie tylko sporządzić dowolną ilość rachunków. Pozwoli Ci też tworzyć dokumenty cykliczne, do których zawsze będziesz mieć dostęp, nawet bez użycia drukarki.

Zaufanie rozwiązaniom w chmurze raz na zawsze uwolni Cię od tzw. „biurowego chaosu”. Zapomnij o bieganiu z ciężarami pod pachą, zamawianiu akcesoriów biurowych i przyklejaniu nalepek do każdego z „walających się” dokumentów. Tą lekcję już przerobiłeś. Od teraz wszystko, czego potrzebujesz to notebook i odpowiednia aplikacja.

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości
Onet. Mój Biznes + bonus

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

eBook:
Jak założyć własną firmę? w 2017 roku

Wszystkie aktualne informacje o zakładaniu własnej firmy zebrane w jednym miejscu!

zobacz więcej ›

Publikacja dostępna w formacie PDF

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.