Papierowa dokumentacja pracownicza odchodzi do lamusa

Przedsiębiorca będzie mógł teraz wybrać, czy woli przechowywać dokumenty w formie papierowej, czy elektronicznej. Oba sposoby przechowywania dokumentacji będą miały taką samą wagę, np. w sprawach urzędowych.

Tworzenie nowej dokumentacji elektronicznej

Zgodnie z nowymi przepisami, elektroniczną formę dokumentów pracowniczych można tworzyć na dwa sposoby: albo od razu elektronicznie, albo przez przetworzenie papierowej dokumentacji. Ten pierwszy sposób można wybrać, jeśli pracodawca i pracownik posługują się podpisem elektronicznym. Zazwyczaj jednak pracownicy nie posiadają podpisów elektronicznych i podpisują dokumenty ręcznie. Można jednak także w takiej sytuacji prowadzić dokumentację elektroniczną – poprzez zeskanowanie dokumentu papierowego i potwierdzenie zgodności dokumentu papierowego z dokumentem cyfrowym za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej pracodawcy albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby upoważnionej.

Nie można żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie, o ile posiada on taki podpis. Jeśli go nie posiada, to dokumenty muszą być podpisywane w sposób tradycyjny.

Zamiana papierowej dokumentacji na wersję cyfrową

Przy zmianie formy prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną, należy najpierw zrobić skany lub w inny sposób sporządzić odwzorowanie cyfrowe.

Zmianie na wersję cyfrową mogą zostać poddane akta zarówno byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt.

W następnej kolejności zdigitalizowane dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając tym samym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Co zrobić po zmianie formy dokumentacji

Poprzednią postać dokumentacji pracowniczej możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru. O zmianie postaci przechowywania dokumentacji należy poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie.

Więcej informacji na stronie biznes.gov.pl/eakta