Co warto wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentów?
Założenia i korzyści płynące z zarządzania dokumentacją w elektroniczny sposób
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nowoczesna metoda zarządzania dokumentacją firmową, która zakłada przekształcenie całości lub części firmowych zasobów dokumentów do elektronicznej, cyfrowej postaci, jak również digitalizację i automatyzację tzw. workflow zadań i informacji związanych z ich przetwarzaniem i archiwizacją. Pisma nie są już więc gromadzone i przechowywane w formie papierowej, w fizycznym archiwum, lecz trafiają do cyfrowego repozytorium lub archiwum, zlokalizowanego w chmurze lub na prywatnych serwerach firmy. Dostęp do zgromadzonej tam cyfrowej dokumentacji uzyskuje się – łatwo, szybko i zgodnie z przydzielonymi autoryzacjami - bezpośrednio z poziomu interfejsu systemu klasy DMS (z ang. Document Management System, czyli systemu zarządzania dokumentacją). Są więc zawsze pod ręką, gdy tylko trzeba do nich sięgnąć, znacząco usprawniając realizację zadań związanych z obiegiem dokumentów oraz przyspieszając i podnosząc jakość podejmowanych w oparciu o nie decyzji.
Elektroniczny obieg dokumentów zaistniał w świadomości przedsiębiorców kilka lat temu i od tego momentu, z roku na rok systematycznie rośnie liczba firm, które decydują się na jego wdrożenie. Stale zwiększająca się popularność zarządzania dokumentami w elektroniczny i dodatkowo usprawniony automatyzacjami sposób wynika z licznych korzyści płynących w pierwszej kolejności z przekształcenia dokumentacji papierowej do cyfrowej postaci. Dokumenty elektroniczne są znacznie mniej narażone na przypadkowe zniszczenie, zgubienie czy przeoczenie, co pozytywnie wpływa na standardy bezpieczeństwa pracy firmy oraz podnosi morale jej pracowników. Znacznie wyższy poziom ochrony dostępu do poszczególnych plików gwarantuje odpowiednią ochronę dla danych osobowych, poufnych pism oraz wrażliwych danych znajdujących się w posiadaniu przedsiębiorstwa. Ogromnym krokiem ku optymalizacji działalności operacyjnej przedsiębiorstwa jest też digitalizacja i automatyzacja przepływu zadań i informacji związanych z procesowaniem dokumentów w firmie.
Czym elektroniczny obieg dokumentów góruje nad tradycyjnym?
Z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów wiążą się liczne, wymierne korzyści dla firmy i szereg bezpośrednio odczuwalnych zalet dla jej pracowników. Jego realizowanie za pomocą dobrej jakości oprogramowania klasy DMS gwarantuje szybki dostęp do wszystkich potrzebnych w danym momencie pism, płynne i zgodne z obowiązującymi procedurami przekazywanie dokumentów między poszczególnymi uczestnikami procesu, pełna kontrola i transparentność (tzw. audytowalność) obiegu dokumentów oraz wysoki poziom ochrony wrażliwych danych. Elektroniczny obieg dokumentów to zdecydowanie najbardziej przyszłościowe rozwiązanie w zakresie zarządzania dokumentacją, którego wprowadzenie pozwala podnieść jakość i wydajność funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, usprawnić i przyspieszyć procesy decyzyjne oraz skrócić do niezbędnego minimum czas potrzebny na poruszanie się po firmowych zasobach dokumentacji.
Elektroniczny obieg dokumentów stanowi gwarancję korzystania zawsze z najnowszych wersji plików, co przyspiesza codzienną pracę oraz niweluje ryzyko błędów i pomyłek wynikających z przekazania nieaktualnych plików. Jego wdrożenie wiąże się ponadto ze wzrostem efektywności pracy zatrudnionych osób, które nie muszą już tracić cennego czasu i energii na poruszanie się po fizycznych zasobach dokumentacji, uzyskując do niej łatwy i szybki dostęp z poziomu dedykowanego oprogramowania. Elektroniczny obieg dokumentów jest milowym krokiem ku zaprowadzeniu w firmie lepszego porządku poprzez eliminację stosów papierów i pism zalegających na biurkach pracowników – w myśl koncepcji paperless office (czyli „biuro bez papieru”).
Ograniczenie zużycia papieru, prądu i infrastruktury do drukowania pozytywnie wpływa z kolei na środowisko naturalne, pozwalając firmie skutecznie umacniać swój proekologiczny wizerunek. Ograniczenie wydatków na materiały biurowe, etaty pracowników odpowiedzialnych za funkcjonowanie fizycznego archiwum oraz wygospodarowanie i utrzymanie fizycznej przestrzeni do gromadzenia dokumentacji pozytywnie wpływa na budżet firmy, pozwalając bardziej efektywnie alokować zaoszczędzone w ten sposób pieniądze (np. na rozwój i budowanie przewagi konkurencyjnej).
Oprogramowanie DMS i jego rola w realizacji założeń elektronicznego obiegu dokumentów
Aby firma mogła czerpać pełnię korzyści z założeń elektronicznego obiegu dokumentów, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. Najbardziej funkcjonalne i przyszłościowe systemy klasy DMS, aktualnie dostępne na rynku rozwiązań IT dla biznesu, w szerokim zakresie działają w oparciu o najnowsze technologie informatyczne. Oprócz kluczowych funkcji z zakresu zarządzania dokumentacją, takie systemy oferują dostęp do takich przydatnych rozwiązań, jak m. in. automatyzacji procesów biznesowych (BPA) i robotyzacji procesów biznesowych (RPA), elementów sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML), optycznego rozpoznawania znaków (OCR), podpisu cyfrowego oraz wielu innych, często autorskich technologii.
Poszukując idealnego systemu do kompleksowego zarządzania dokumentacją firmową, warto zwrócić uwagę w szczególności na innowacyjne platformy niskokodowe (low-code), które oferują niezwykle rozbudowaną i kompleksową funkcjonalność w zakresie zarządzania dokumentami oraz automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Są to rozwiązania, które pozwalają na szybkie i wygodne tworzenie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania, a najlepsze z nich oferują ponadto możliwość sprawnego wdrażania zmian i modyfikacji z natychmiastowym rezultatem zarówno w dopiero tworzonych, jak i już działających w środowisku biznesowym instancjach. W rezultacie możliwe staje się elastyczne dostosowywanie obiegów dokumentów do bieżących potrzeb firmy oraz ich modyfikowanie w zgodzie z dynamiką rozwoju biznesu oraz zmianami zachodzącymi w jego otoczeniu.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
