Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Co to jest podatek VAT i jak go obliczać?

Ostatnia aktualizacja: 2016-04-08
Co to jest podatek VAT i jak go obliczać?
Podatek VAT pojawia się za każdym razem kiedy idziemy na zakupy - widnieje na paragonie pod skrótem PTU. Dla większości konsumentów zostaje niezrozumiały, jest natomiast codziennością każdego przedsiębiorcy. Jeżeli planujesz założyć firmę to miej świadomość, że będziesz musiał naliczać podatek VAT i następnie w określonym czasie odprowadzać go na rachunek Urzędu Skarbowego.

Co to jest podatek VAT?

Podatek VAT widnieje na paragonach pod skrótem PTU (Podatek od Towarów i Usług). W obrocie częściej jednak używany jest skrót VAT ( z ang. value added tax), czyli podatek od wartości dodanej. Podatnikami VAT są głównie firmy, czyli przedsiębiorcy jednoosobowi i wszystkie rodzaje spółek. Wyjątkowo również podatnikami VAT są osoby fizyczne, które wynajmują lokale na cele użytkowe, np. w celu prowadzenia w tym lokalu sklepu.

Ustawa o podatku VAT przewiduje jednak zwolnienie z obowiązku płacenia tego podatku, w przypadku jeżeli Twoje przychody jako przedsiębiorcy za poprzedni rok nie przekroczą 150 000 zł. Wówczas nie musisz być podatnikiem VAT. Można z tego przywileju rezygnować poprzez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego, o czym możesz przeczytać w dalszej części artykułu.

Jak działa podatek VAT – mechanizm naliczania

Formalnie podatek od towarów i usług płacą sprzedawcy towarów i usług. To na nich ciąży obowiązek obliczenia oraz wpłacenia podatku do Urzędu Skarbowego. Jednak faktycznie PTU płaci finalny odbiorca danego towaru lub usługi, czyli najczęściej konsument – przysłowiowy Kowalski, który idzie ranu do sklepu kupić bułki i mleko. Podatek VAT wliczony jest w cenę tych produktów, jednak to przedsiębiorca jest odpowiedzialny za jego odprowadzenie do Urzędu Skarbowego.

Dlaczego się tak dzieje? Każdy przedsiębiorca, dolicza podatek VAT do ceny sprzedawanego przez siebie produktu, dzięki czemu wprawdzie obliczy należny podatek i odprowadzi go do Urzędu Skarbowego, ale jego ekonomiczny ciężar poniesie i tak nasz przysłowiowy Kowalski.

Żeby zrozumieć co to jest VAT, powinieneś prześledzić mechanizm jego naliczania. Pomoże Ci w tym przeanalizowanie dwóch poniższych przykładów.

Przykład 1:

Załóżmy, że zakładasz małą firmę i szyjesz ubranka dla dzieci na zamówienie. Jako przedsiębiorca, który sprzedaje swoje towary, jesteś podatnikiem VATu. Obliczyłeś, że koszt materiałów, które zużyłeś do uszycia takiego ubranka wyniósł 20 zł. Do tej kwoty doliczasz jeszcze koszty robocizny, czyli pieniądze, które zapłaciłeś krawcowej, załóżmy, że będzie to 30 zł. Oczywiście chcesz zarobić sprzedając swoje produkty, więc doliczasz dodatkowo marżę 20 zł. W sumie wyceniłeś ubranko na 70 zł netto. Jednak to nie wszystko. Jeżeli chcesz sprzedawać swoje produkty musisz doliczyć podatek VAT o stawce 23% od sprzedanego towaru. W tej sytuacji podatek ten wyniesie 16,10 zł (70 zł * 23%). Podatek doliczysz do ceny ubranka, co oznacza, że sprzedasz je za 86,10 zł brutto - dzięki temu po sprzedaży i odprowadzeniu podatku zostanie Ci 70 zł. Oczywiście zawsze możesz obniżyć cenę do 70 zł brutto i zapłacić podatek od tej kwoty, ale wówczas ubranko sprzedasz realnie za 53,90 zł co oznacza, że zamiast 20 zł zarobisz 3,90 zł. Wszyscy przedsiębiorcy faktyczny ciężar podatku VAT przerzucają na swojego klienta doliczając podatek do ceny netto.

Mechanizm pobierania PTU wydaje się skomplikowany na pierwszy rzut oka, ale nie będzie taki, jeżeli na początku zapoznasz się z kilkoma pojęciami, czyli ceną netto, ceną brutto, VATem naliczonym i VATem należnym.

  • Cena netto produktu jest ceną bez uwzględnionego podatku VAT. W przykładzie powyżej jest nią 70 zł, ponieważ na tyle wyceniłeś wyprodukowany przez Ciebie towar.
  • Cena brutto to cena z doliczonym podatkiem VAT. Odwołując się do przykładu powyżej, będzie to 86,10 zł.

Pozostają nam jeszcze dwa ważne pojęcia, aby w pełni zrozumieć mechanizm płacenia podatku VAT: VAT naliczony i VAT należny. Pojęcia te wiążą się z bardzo ważną dla przedsiębiorców cechą tego podatku: odliczaniem podatku VAT, które zostało wprowadzone po to, aby uniknąć kilkukrotnego opodatkowania tego samego produktu w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami. Podatek zapłacony przez przedsiębiorcę przy zakupach towarów i usług służących jego działalności to VAT naliczony. Natomiast podatek, który przedsiębiorca dolicza do ceny sprzedawanych przez siebie dóbr to VAT należny. Do Urzędu Skarbowego przedsiębiorca wpłaca różnicę pomiędzy podatkiem należnym i naliczonym. Jeśli VAT naliczony jest wyższy od należnego, nie ma kwoty do zapłaty, a co więcej można dostać zwrot tej nadwyżki z Urzędu Skarbowego. Pokażmy to na przykładzie:

Przykład 2:

Producent X z zakupionych przez siebie materiałów wyprodukował parę butów. Obliczył wszystkie koszty produkcji tego obuwia i doliczył do nich marżę, czyli to ile chciałby zarobić. W sumie wyszło mu, że chce sprzedać tę parę butów za 100 zł. Producent X musi do tej kwoty jeszcze doliczyć podatek VAT w wysokości 23%. Będzie on wynosił w tym przypadku 23 zł (100 zł x 23% = 23 zł). W takim razie producent X sprzeda parę butów za 123,23 zł odprowadzi do Urzędu Skarbowego 23 zł, natomiast 100 zł pozostanie dla niego.

Pan Y jest hurtownikiem. Kupił od producenta X parę butów płacąc 123 zł. (100 zł za obuwie + 23 zł podatku VAT). Te 23 zł PTU będą dla niego podatkiem naliczonym. Oczywiście, aby zarobić, hurtownik Y musi do ceny producenta X dodać swoją marżę. Kalkulując cenę pod uwagę weźmie wartość netto (100 zł), bo VAT naliczony może sobie odliczyć. Hurtownik Y obliczył, że nie opłaca mu się sprzedawać butów za mniej niż 130 zł. Do tej ceny dolicza podatek VAT w wysokości 29,90 zł (23% x 130 zł). Jest to jego podatek VAT należny. Hurtownik Y sprzeda swój towar do sklepu za 159,90 zł (130 zł + 29,90 zł). Różnica pomiędzy VATem należnym a VATem naliczonym wynosi 6,90 zł (29,90 zł - 23 zł = 6, 90 zł). Tylko tę różnicę hurtownik Y będzie musiał odprowadzić do Urzędu Skarbowego.

Właścicielem sklepu obuwniczego jest Z. Kupił parę butów od hurtownika Y za 159,90 zł (130 zł + 29,90 VAT). Te 29,90 zł to dla Z podatek naliczony. Po to aby zyskać właściciel sklepu nałożył swoją marżę na buty w wysokości 20 zł. Zatem cena netto wyniesie 150 zł. Sprzedając te buty finalnemu konsumentowi, Z powinien doliczyć do 150 zł jeszcze kwotę 33 zł, która jest podatkiem należnym. Sprzeda więc konsumentowi obuwie za 183 zł brutto. Tyle właśnie zapłaci finalny odbiorca produktu. Natomiast PTU, który będzie musiał odprowadzić do skarbówki właściciel sklepu wynosi 3,10 zł (33 zł - 29,90 zł = 3,10 zł).

UWAGA! Podatek VAT odprowadzasz w związku z wystawieniem faktury sprzedażowej. Urzędu Skarbowego nie interesuje czy otrzymałeś pieniądze z tytułu tej faktury!

Co podlega opodatkowaniu podatkiem VAT?

Do tej pory dla uproszczenia przyjmowaliśmy, że podatkiem VAT jest objęta sprzedaż towarów i usług. Przyjrzyjmy się teraz dokładniej tej kwestii. Zgodnie z ustawą o VAT opodatkowane są:

  • obrót krajowy, czyli dostawa towarów (to nie tylko sprzedaż, ale też inne czynności) i świadczenie usług,
  • obrót wspólnotowy, czyli wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – chodzi tutaj o sprzedaż towarów z Polski do innych państw członkowskich Unii Europejskiej i wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – sprowadzanie towarów do Polski z innych państw Unii Europejskiej
  • obrót z zagranicą, czyli eksport (wywóz towarów z Polski poza granice Unii Europejskiej) oraz import towarów (przywóz towarów spoza Unii Europejskiej do Polski, podatek od importu płaci ten, kto sprowadza towar do kraju), a także import usług (polega na korzystaniu z usług świadczonych przez firmy mające siedzibę za granicą)

UWAGA! Jeżeli chciałbyś wystąpić do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o zwrot VATu to dwa razy się nad tym zastanów. Urząd niezwykle często zaraz po otrzymaniu takiego wniosku przysyła kontrolę do firmy. Państwo nie lubi oddawać pieniędzy, które już od Ciebie otrzymało.

Rozliczanie i stawki podatku VAT

Podatek VAT jest rozliczany miesięcznie lub kwartalnie (w zależności od tego, jaki sposób rozliczenia zadeklarujesz w Urzędzie Skarbowym). Przedsiębiorca sumuje wartość zakupów poczynionych w trakcie danego okresu (VAT naliczony w związku z tymi zakupami) oraz odrębnie sumuje wartość swojej sprzedaży towarów i usług (VAT należny w związku z tą sprzedażą). Wartości te wykazuje w specjalnej deklaracji, którą musi złożyć do Urzędu Skarbowego. Ustala też różnicę między podatkiem naliczonym a należnym, którą musi wpłacić na rachunek Urzędu. Tak samo postępuje w każdym kolejnym miesiącu (lub kwartale).

Co stanie się, jeżeli podatek VAT naliczony będzie wyższy od VATu należnego?
Najczęściej ta nadwyżka zwiększa pulę podatku naliczonego w następnym miesiącu - mówimy wtedy o podatku VAT do przeniesienia na miesiąc następny. Czasami jednak podatnik może ją dostać z powrotem - Urząd Skarbowy przesyła mu tę nadwyżkę na rachunek bankowy – mamy do czynienia wtedy ze zwrotem podatku. Taki zwrot jest jednak możliwy tylko wyjątkowo - wtedy, gdy nie ma szans na to, że podatnik odzyska podatek naliczony odliczając go od należnego. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku gdy zakupy przedsiębiorcy są opodatkowane wyższą stawką VAT niż jego sprzedaż.

Stawka Towary Usługi
23% Podstawowa stawka podstawowa
8% cukier, kawa, cytrusy, ciastka, konserwy i przetwory, pasze, nawozy, wata, igły,artykuły higieniczne, sprzęt przeciwpożarowy usługi komunalne, usługi transportowe, dostawa obiektów mieszkaniowych w ramach społecznego programu mieszkaniowego
5% mleko, mięso, ryby, kasza, warzywa, zboża, pieczywo chrupkie, tłuszcze zwierzęce, książki, mapy, nuty usługi związane z rolnictwem, leśnictwem, rybołówstwem
0% eksport, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów usługi transportu międzynarodowego, dostawy komputerów dla szkół, niektóre usługi szkoleniowe

Zwolnienia z podatku VAT

Zwolnione z VATu są usługi takie jak:

  • kwaterunek w internatach / domach akademickich
  • usługi Poczty Polskiej
  • ochrona zdrowia
  • pomoc społeczna
  • nauczanie (również prywatne)
  • usługi kulturalne (z wyj. usług wydawniczych, wstępu na spektakle)
  • usługi ubezpieczeniowe i zarządzania funduszami inwestycyjnymi
  • usługi związane ze sportem / wychowaniem fizycznym
  • niektóre usługi szkoleniowe np. szkolenia dofinansowane co najmniej w 75% ze środków publicznych

Ponadto zwolnione od płacenia podatku od importu są między innymi: towary przewożone w bagażu podróżnego, jeżeli ich rodzaj nie wskazuje na przeznaczenie handlowe (do kwoty 430 euro – transport lotniczy i morski i do 300 euro – pozostały transport), towary umieszczone w przesyłce wysłanej z państwa trzeciego do wartości 22 euro – nie dotyczy importu w drodze zamówienia wysyłkowego, oraz towary takie jak: krew, osocze, ludzkie organy, środki płatnicze, tereny niezabudowane inne niż tereny budowlane.

Ponadto podatku VAT nie pobiera się od czynności sprzecznych z prawem od czynności związanych ze zbyciem przedsiębiorstwa jako całości. Również prezenty o małej wartości oraz próbki towarów związane z działalnością gospodarczą podatnika nie są traktowane jako przedmiot opodatkowania.

Jakie obowiązki ma podatnik VAT?

  1. Dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego – dokonuje się przez złożenie formularza VAT-R do naczelnika Urzędu Skarbowego. Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców z wyjątkiem tych, którzy nie przekroczyli kwoty obrotu 150 000 zł. za poprzedni rok podatkowy (chyba, że chcą zrezygnować z przysługującego im prawa do zwolnienia z podatku VAT). Dokonanie zgłoszenia jest konieczne przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej.
  2. Składanie deklaracji podatkowych – składane są za okresy miesięczne lub kwartalne, do 25 dnia każdego miesiąca lub do 25 dnia w miesiącu następującym po danym kwartale (25 kwietnia – za pierwszy kwartał, 25 lipca – za drugi kwartał, 25 października – za trzeci kwartał, 25 stycznia – za czwarty kwartał). Co powinieneś zrobić, gdy ostatni dzień terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy np. sobotę bądź święto? W takiej sytuacji termin do złożenia deklaracji podatkowej przesuwa się na pierwszy, kolejny dzień roboczy następujący po tym dniu wolnym.
  3. Wystawianie faktur - fakturę wystawia się, co do zasady, nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
  4. Prowadzenie ewidencji sprzedaży
  5. Okresowych płatności podatku VAT – możesz wybrać miesięczny lub kwartalny okres rozliczeniowy.

Mam nadzieję, że rozumiesz już co to jest VAT, jakie są zasady jego naliczania, oraz jakie obowiązki będą spoczywać na Tobie jako podatniku VAT. Jak widzisz, VAT na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowany, ale jeżeli dokładnie przeanalizowałeś zaprezentowane przykłady, mechanizm jego naliczania nie powinien stanowić już dla Ciebie tajemnicy.

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.