6krokow.pl - Fakturowanie online? Poznaj nowe rozwiązania

Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Fakturowanie online? Poznaj nowe rozwiązania

Ostatnia aktualizacja: 2018-02-03  |  Średni czas czytania: 05:14
franczyzaAdvertisement
Stało się! Zdecydowałeś się otworzyć swoją działalność gospodarczą. Pewnie jedną z tych rzeczy, które spędzają Ci sen z powiek, jest prowadzenie księgowości. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na samodzielne prowadzenie swoich rachunków, czy zechcesz zlecić tę kwestię księgowej, warto skorzystać z narzędzi internetowych, które wesprą Cię w tym zadaniu. Jak wiesz, zakładając swój biznes jesteś również zobowiązany do założenia firmowego rachunku bankowego. A co powiesz na połączenie dych dwóch narzędzi w jedno? Naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom przedsiębiorców wyszły niektóre banki, które oferują połączenie konta bankowego z narzędziami do prowadzenia księgowości. Wszystko po to, aby ułatwić Ci rozpoczęcie swojego biznesu.
Fakturowanie online? Poznaj nowe rozwiązania

Fakturowanie online - dlaczego jest tak wygodne?

Wystawianie faktur to chleb powszedni większości przedsiębiorców. warto korzystać z narzędzi, które ułatwią to zadanie. Naprzeciw potrzebom przedsiębiorców wychodzi wiele firm oraz banków, które oferują narzędzia służące fakturowaniu.

Jedną z najważniejszych zalet fakturowania online jest brak wad formalnych, którymi może być obarczona tradycyjna faktura. Proces wystawiania faktur jest szczegółowo uregulowany przepisami prawa podatkowego. Dzięki korzystaniu z dobrego narzędzia do fakturowania nie musisz ich znać – aplikacja sama umieści na fakturze niezbędne dane, chociażby takie jak numer faktury czy data jej wystawienia. Dzięki wykorzystaniu specjalnych narzędzi będziesz mógł wystawić fakturę zgodną z wszelkimi przepisami prawnymi dosłownie w kilka sekund. W dobrym systemie do fakturowania wystarczy, że podasz numer NIP Twojego kontrahenta, a pozostałe dane potrzebne do wystawienia faktury zostaną automatycznie uzupełnione. Ponadto, gdy zechcesz wystawić fakturę drugi raz dla tej samej firmy, to wystarczy że podasz dowolny element, na przykład jej nazwę, a system automatycznie podpowie i uzupełni pozostałe dane.

Wykorzystanie fakturowania online wiąże się też z tym, że masz dostęp do swoich faktur z dowolnego miejsca na ziemi i z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Kolejnym plusem jest to, że już nigdy nie będziesz miał problemu ze zgubieniem danej faktury – wszystkie zapisują się w systemie. Dodatkowo, dobry system do fakturowania zapewni Ci możliwość segregowania i wyszukiwania swoich faktur. Taki dobry system da Ci możliwość wyselekcjonowania faktur na przykład z konkretnego miesiąca albo wysłanych do jednego klienta. Dzięki zaledwie kilku kliknięciom możesz znaleźć interesującą Cię fakturę.

Co więcej, korzystanie z programu do fakturowania online ułatwi Ci kontakt z Twoim działem księgowości. Możesz w nim samodzielnie wystawiać faktury, a następnie wygodnie przesyłać je do księgowego. W tym celu dobre narzędzie do fakturowania powinno mieć możliwość segregacji faktur z danego okresu, a także możliwość automatycznego przesyłania je na adres e-mail Twojego działu księgowości.

Z samodzielnym wystawnianiem faktur online wiąże się również spora oszczędność kosztów związanych z wystawianiem tradycyjnych, papierowych faktur. Jak widzisz, dzięki samodzielnemu wystawianiu faktur online można obnizyć koszty i skrócić czas wystawienia i przesłania faktury do kontrahenta.

Jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany przepisami prawa do przechowywania faktur przez okres 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności danej faktury. Nawet jeżeli wystawiasz mało faktur, na przykład 10 w miesiącu, to przez okres 5 lat uzbiera się ich 600. Jeżeli będa one w formie papierowej, to zajmą one w takim przypadku sporo miejsca w Twojej firmowej szafie. W przypadku wystawiania e-faktur taki problem Ciebie nie dotyczy – wystarczy trochę miejsca na serwerze.

Zalety fakturowania online:

  • brak błędów formalno-prawnych w fakturze
  • możliwość wystawiania i sprawdzania faktur z dowolnego miejsca, o dowolnym czasie, z dowolnego urządzenia połączonego z siecią
  • oszczędność czasu dzięki automatycznym uzupełnianiu danych kontrahenta
  • ułatwienie kontaktu z księgowym (przedsiębiorca może samodzielnie wystawiać faktury oraz wygodnie przesyłać je do księgowości)
  • skrócenie czasu dotarcia faktury do kontrahenta
  • oszczędność miejsca
  • możliwość szybkiego wyszukania danej faktury
  • możliwość selekcji faktur, np. według kryterium czasu lub kontrahentów
  • możliwość automatycznego wysyłania do kontrahentów maili z przypomnieniem o płatności faktury

Co wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia do fakturowania?

Tak jak widzisz, wystawianie faktur online ma bardzo wiele zalet w porównaniu z tradycyjnym wystawianiem faktur w formie papierowej oraz wystawianiem faktur za pomocą narzędzi komputerowych niepołączonych z siecią. Pewnie zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze dobrego narzędzia do fakturowania? Poniżej znajdziesz kilka podpowiedzi:

  1. Zgodność z przepisami prawnymi - przede wszystkim dokumenty wystawiane w systemie do fakturowania muszą mieć wszystkie niezbędne elementy wymagane przepisami prawa. W przypadku faktur będą to: data wystawienia, indywidualny numer faktury, dane osoby lub firmy, na którą wystawiana jest faktura, numery NIP, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, informacje na temat towaru lub usługi (nazwa, rodzaj, ilość, cena jednostkowa), kwota podatku VAT cena netto i brutto.
  2. Szybkość wystawienia faktury - na pewno nie chcesz spędzić całego dnia na wystawianiu faktur. Dobre narzędzie do fakturowania online pozwala na upraszczanie, a dzięki temu na sprawne wystawienie dokumentu.
  3. Koszty - ważnym elementem przy wyborze narzędzia do wystawiania faktur jest jego cena. Na przykład w ING Banku Śląskim możesz skorzystać z dobrego programu do fakturowania online całkowicie za darmo pod warunkiem, że masz w nim założony swój firmowy rachunek bankowy.
  4. Dodatkowe funkcjonalności - na przykład systemy przypomnień, możliwość wysłania faktury wprost do klieneta, połączenie programu do wystawiania faktur z rachunkiem firmowym czy możliwość importowania do systemu otrzymanych faktur.
  5. Prostota w obsłudze - dobre narzędzie do wystawiania faktur nie powinno sprawiać Ci problemu w obsłudze. Powinno być intuicyjne i mieć przyjazny interfejs.

Poznaj nowe rozwiązania

Stosunkowo nowym i praktycznym rozwiązaniem na rynku narzędzi do fakturowania online jest oferowanie połączenia tego narzędzia z firmowym rachunkiem bankowym. Dzięki temu rozwiązaniu w jedym miejscu masz dostęp do swoich finansów, a także narzędzie do wystawiania i opłacania faktur.

Zalety prowadzenia księgowości połączonej z kontem bankowym

  • Finanse firmowe w jednym miejscu

    Dzięki połączeniu konta bankowego z narzędziem do prowadzenia księgowości masz pełen wzgląd w sytuację finansową Twojej firmy. Wystawiając fakturę, wiesz ile pieniędzy masz aktualnie na koncie bez konieczności specjalnego dodatkowego logowania się na swoim rachunku bankowym. Ponadto, dzięki takiemu połączeniu masz ogląd na całą sytuację finansową firmy i możesz szybciej podejmować decyzje biznesowe. Jak widzisz, połączenie konta bankowego z systemem do wystawiania faktur pomoże Ci w sprawnym zarządzaniu firmowymi finansami - zawsze masz dostęp do kompletnych danych o stanie Twojego konta oraz wystawionych i nieuregulowanych faktur.

  • Wygodne wystawianie faktur

    Ponieważ wystawianie faktur to chleb powszedni każdego przedsiębiorcy, dlatego warto postarać się o to, aby ten obowiązek był jak najszybszy i jak najprostszy do spełnienia. Większość przedsiębiorców ma stałych kontrahentów, z którymi współpracuje, dlatego dobry system do fakturowania powinien mieć opcję podpowiadania i automatycznego podstawiania potrzebnych danych, bez konieczności ich powtórnego wprowadzania. Dzięki temu, że wystawianie faktur stanie się dla Ciebie szybkie i proste, będziesz mógł poświęcić zaoszczędzony czas na inne rzeczy, na przykład na rozwijanie swojej strategii marketingowej lub planów sprzedażowych.

  • Łatwiejsze rozliczenia

    Jeżeli zamierzasz prowadzić swoją księgowość samodzielnie, dobry internetowy system pozwoli Ci na łatwiejsze rozliczenia z Urzędem Skarbowym. Dzięki niemu nie dość, że będziesz miał wszystkie faktury w jednym miejscu, to w prosty sposób będziesz mógł wyodrębnić i wydrukować te które własnie potrzebujesz. A jeżeli zamierzasz współpracować (lub już współpracujesz) z księgową, to takie rozwiązania usprawnią waszą współpracę. Kilka kliknięć i będziesz miał wygenerowany i opisany plik z wszystkimi fakturami z danego okresu, który będziesz mógł przesłać do swojej firmy księgowej.

  • Porządek w fakturach i przypomnienia o płatnościach

    Dzięki systemowi internetowej księgowości już nigdy nie zgubisz żadnej faktury i nie zapomnisz o płatnościach. Wystawiając faktury przez dobry internetowy system do księgowości, w każdej chwili w łatwy i szybki sposób będziesz mógł odszukać interesującą Cię fakturę, bez konieczoności przekopywania się przez sterty dokumentów. Ponadto, dobry system do księgowości połączony z kontem bankowym powinien przesyłać Ci przypomnienia o terminach płatności. Każdy przedsiębiorca ma wiele rzeczy na głowie i doceni możliwość odciążenia swojego umysłu z konieczności pamiętania o datach. Dlatego dobry system powinien automatycznie wysyłać drogą mailową kontrahentom przypomnienie o płatności faktury, gdy mija ostatni dzień jej terminowej zapłaty. Dzięki temu możesz zapomnieć o terminach i skupić się na ważniejszych rzeczach związanych z prowadzeniem Twojej firmy.

  • Ułatwienie w opłacaniu faktur kosztowych

    Dzięki połączeniu firmowego rachunku z narzędziem do fakturowania będziesz mógł łatwo opłacić swoje zobowiązania - system sam odczyta dane klienta i zaproponuje wysłanie przelewu. Dodatkową zaletą jest system przypomnień o zbiżających się terminach płatności. Dzięki takim rozwiązaniom nie zapomnisz o opłaceniu należnej faktury i pozbędziesz się problemu z zaległościami. Twój dział księgowości będzie Ci również bardzo wdzięczny za porządek w fakturach i pamiętanie o płatnościach. Ciekawym i bardzo przydatnym rozwiązaniem jest możliwośc odczytywania i zapisywania danych np. po zrobieniu zdjęcia lub skanu danej faktury. Pozwala ona wyeliminowac konieczność żmudnego wprowadzania danych o poszczególnych fakturach do systemu - wystarczy zdjęcie lub skan, a system sam rozpozna wszelkie dane i wprowadzi je do aplikacji.

Więcej o księgowości ING przeczytasz na stronie: https://www.ingbank.pl/lp/ksiegowosc-dla-firmy

Jak widzisz, nowe rozwiązania pozwalające na połączenie firmowego rachunku bankowego z systemem księgowym służącym do fakturowania, mogą być wygodnym i opłacalnym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Łącząc te dwie rzeczy, zyskujesz nie tylko oszczędność czasu i oszczędzasz na kosztach, ale także możesz mieć pełniejszy ogląd na sytuację finansową swojej firmy. Dobry system ułatwia także współpracę z księgową, dzięki możliwości szybkiego wprowadzania do systemu, wystawiania i opłacania faktur.

Advertisement

Oceń ten artykuł:

Partnerem serwisu jest:

Taxcare

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›
eBook: Jak założyć własną firmę

eBook:
Jak założyć własną firmę? w 2018 roku

Wszystkie aktualne informacje o zakładaniu własnej firmy zebrane w jednym miejscu!

zobacz więcej ›

Publikacja dostępna w formacie PDF

Nasze poradniki:

Przydatne linki: