Czy warto zlecać księgowość dla firm?

Ostatnia aktualizacja: 2024-02-26 | Średni czas czytania: 02:09

Artykuł reklamowy

Założenie własnego biznesu pociąga za sobą obowiązek prowadzenia księgowości. W ten sposób firmy dbają o swój budżet i ewidencjonują różnego rodzaju zdarzenia gospodarcze. Jakie możliwości w tym zakresie mają przedsiębiorcy i która z nich opłaca się najbardziej? Co zyskuje przedsiębiorca powierzający prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej?

Dlaczego samodzielne prowadzenie księgowości to nie zawsze dobry pomysł?

Najprostszym rozwiązaniem jest oczywiście księgowość prowadzona własnoręcznie. Decydują się na to przede wszystkim firmy jednoosobowe, które mogą korzystać z rozwiązań uproszczonych, jak ryczałt od przychodów ewidencjonowanych czy podatkowa księga przychodów i rozchodów. Uzupełnianie księgi przychodów na własną rękę jest relatywnie prostym zadaniem, co oczywiście nie oznacza, że przedsiębiorca nie będzie musiał czasami odwiedzić urzędu skarbowego lub wystąpić o interpretację podatkową.

W przypadku spółek prawa handlowego (niekoniecznie dużych firm) pojawia się obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, tzw. pełnej księgowości oraz składania sprawozdania finansowego. W tym przypadku samodzielne dopełnienie wszystkich obowiązków jest praktycznie niemożliwe, ponieważ pojawia się konieczność dobrej znajomości nie tylko ustaw podatkowych, ale także ustawy o rachunkowości. Współpraca z biurem rachunkowym staje się na tym etapie w zasadzie standardem, ponieważ za pomyłki obowiązujące przepisy przewidują nawet odpowiedzialność karną.

Trzeba też pamiętać, że obsługa księgowa to angażujące zajęcie. Wspólnicy, którzy się nią zajmują, nie będą w stanie angażować się w rozwój działalności gospodarczej.

Czy zatrudnienie księgowej się opłaca?

Alternatywnym rozwiązaniem dla działań na własną rękę jest stworzenie stanowiska pracy i zatrudnienie księgowego. Na pierwszy rzut oka taki krok wydaje się racjonalny. Specjalista jest dostępny “od ręki”, a w razie potrzeby można często skonsultować z nim kwestie pracownicze. Niestety księgowy zazwyczaj nie zastąpi biegłego rewidenta lub doradcy podatkowego, których usługi niekiedy są niezbędne.

Oczywistym jest jednak, że pracę księgowego trzeba opłacić. O tym, jak duże są to koszty, świadczy mediana wynagrodzeń samodzielnych księgowych, która w styczniu 2024 r. wyniosła ponad 6 tysięcy złotych brutto. Z reguły w sektorze prywatnym lub w firmach prowadzących działalność wymagającą szczególnej wiedzy pułap zarobków jest znacznie wyższy. Powoduje to, że na usługi “własnego” księgowego mogą liczyć wyłącznie duże, dobrze prosperujące firmy.

Co więcej z reguły dział księgowy jest jednoosobowy. W razie urlopu lub choroby specjalisty firma zostaje bez stałej obsługi.

Dlaczego warto zlecić prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej?

Trzecim rozwiązaniem są usługi księgowe świadczone przez firmę zewnętrzną. Biuro rachunkowe mniej kosztuje, a często także oferuje znacznie szerszy zakres usług, niż księgowy na etacie. W zależności od typu usługi, oprócz prowadzenia księgowości, można często liczyć na:

wsparcie z zakresu rachunkowości;
usługę zbadania sprawozdania finansowego;
wsparcie w starciu z kontrolą podatkową.

Część firm świadczy także komplementarne usługi, np. pomoc z kadrami i płacami czy obsługę prawną. Biura rachunkowe często zatrudniają rewidentów oraz doradców podatkowych. Cenę za obsługę biura zwykle można łatwo skalować, ponieważ jest uzależniona od zakresu obsługi.

Nowoczesne biura rachunkowe korzystają też z narzędzi pozwalających na wygodną pracę zdalną, jak usługi chmurowe, OCR czy robotyzacja procesów. W ten sposób mogą zaoferować swoje usługi każdej firmie, niezależnie od jej siedziby.

Jak wygląda odpowiedzialność księgowego?

Nie bez znaczenia pozostaje też fakt bezpieczeństwa. Zatrudniając księgowego na etacie trzeba liczyć się z tym, że odpowiedzialność pracownicza ogranicza roszczenie odszkodowawcze do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia. Biuro odpowiada zaś w nielimitowanym zakresie, ale ma obowiązek posiadania ważnej polisy OC. Dlatego w razie wystąpienia szkody do odpowiedzialności cywilnej jest pociągany zakład ubezpieczeń.

Jak wybierać zewnętrzne biuro rachunkowe?

Firmy, które szukają profesjonalnych księgowych oraz doradców podatkowych stają przed trudnym wyborem ze względu na liczbę dostępnych możliwości i różnorodność ofert. Jednym z wiodących podmiotów działających na terenie całej Polski jest biuro księgowe Maza. Z jego usług skorzystają zarówno indywidualni przedsiębiorcy, jak i spółki prawa handlowego niezależnie od specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Więcej informacji na temat usług biura rachunkowego Maza znajdziesz na: https://maza.pl/biuro-rachunkowe-gdansk/.