Dlaczego warto postawić na digitalizację procesu obiegu faktur?

Ostatnia aktualizacja: 2022-12-30 | Średni czas czytania: 02:10

Artykuł reklamowy

Realia współczesnego rynku stawiają przed firmami coraz nowsze wyzwania. By im sprostać, podejmują one szereg działań, a także wprowadzają nowoczesne technologie. W związku z tym poziom cyfryzacji w przedsiębiorstwach wzrasta, a jednym z najbardziej przydatnych tego typu rozwiązań jest digitalizacja faktur. Na czym polega fakturowanie elektroniczne i czy sprawdzi się w każdej firmie?

Dlaczego warto postawić na digitalizację procesu obiegu faktur?

Digitalizacja faktur, a digitalizacja obiegu — co to jest?

Digitalizacja faktur oznacza przetworzenie ich w plik elektroniczny, czyli np. zeskanowanie tych dokumentów. Jednak, by w pełni wykorzystać potencjał digitalizacji, niezbędne są dodatkowe funkcjonalności, a odpowiedzialny jest za to specjalnie stworzony system, który umożliwia również m.in. przeszukiwanie, przechowywanie, ewidencjonowanie i sprawne przekazywanie tego typu dokumentów. Takie rozwiązanie pozwala na sprawne prowadzenie elektronicznej ewidencji dokumentów finansowych oraz elektronicznego archiwum. Mimo wielu korzyści i udogodnień, jakie zapewnia digitalizacja faktur, część firm nadal odkłada związane z tym działania na później, a głównymi przyczynami są koszty oraz opór przed zmianami. Istnieje również błędne przekonanie, że faktura elektroniczna nie jest faktycznie dokumentem i należy ją przechowywać w formie papierowej na wypadek kontroli ze strony urzędu skarbowego. Warto zaznaczyć, że nie ma to nic wspólnego z realiami, a wybór odpowiedniego, rzetelnego wykonawcy usług sprawi, że cały proces nie będzie problematyczny dla firmy.

Digitalizacja obiegu faktur jest procesem, w ramach którego tradycyjny obieg faktur przenoszony jest do systemu, gdzie jest on realizowany w ten sam sposób co dotychczas, tylko w formie elektronicznej. Należy też podkreślić, że w przypadku kontroli faktury elektroniczne stanowią pełnoprawne dokumenty, które mogą być archiwizowane w formie cyfrowej, a wymogiem jest wyłącznie łatwy dostęp do nich. Proces obiegu faktury może być skomplikowany i budzić wiele wątpliwości, jednak odpowiedni dostawca oprogramowania pomoże przebrnąć przez wszelkie trudności i przedstawi propozycje dostosowane do potrzeb firmy. Warto rozpatrywać wprowadzenie tego rozwiązania jako formę inwestycji, która pozytywnie wpłynie na efektywność biznesową firmy.

Digitalizacja obiegu faktur – zalety

Digitalizacja procesu fakturowania cieszy się coraz większą popularnością, zalety tego rozwiązania dostrzegają zarówno korporacje, jak i firmy z sektora MŚP. Korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów są naprawdę liczne, najważniejsze z nich to:

ograniczenie kosztów związanych m.in. z drukowaniem oraz przekazywaniem faktur w formie papierowej,
szybkie odszukiwanie dokumentów,
szybsze procesowanie faktur i brak opóźnień m.in. dzięki systemom powiadomień e-mail,
łatwa kontrola terminów płatności,
możliwość dołączania dokumentów związanych z fakturą (obsługa załączników),
płynne przechodzenie przez kolejne etapy obiegu faktur, możliwość sprawdzenia jego realizacji,
możliwość sprawnej weryfikacji zadań wykonanych w ramach obiegu (na podstawie rejestru historii zmian) oraz ich korekta na bieżąco, stworzenie cyfrowego archiwum, które zapewnia większe bezpieczeństwo, łatwe utrzymanie ładu, a także nie wymaga dodatkowej przestrzeni,
bezproblemowy dostęp do faktur w dowolnym momencie, jednak wyłącznie dla osób upoważnionych,
tworzenie raportów i wyciągów z ewidencji dotyczących dokumentów finansowych,
duża oszczędność czasu, osiągana m.in. dzięki automatyzacji wprowadzanych danych z faktury do systemu, przekazywania faktur do kolejnego osoby w obiegu, przesyłanie przypomnień np. o zbliżającym się terminie płatności.

Digitalizacja obiegu faktur – na co zwrócić uwagę?

Jak widać, cyfryzacja obiegu faktur w firmie jest źródłem wielu korzyści, jednak by w pełni cieszyć jej zaletami, należy przede wszystkim wybrać odpowiedniego dostawcę systemu. W pierwszej kolejności warto opracować listę potrzeb firmy i oczekiwanych funkcjonalności. Sam wybór dostawcy usług może stanowić niemałe wyzwanie – na rynku jest wiele podmiotów oferujących takie usługi jak digitalizacja obiegu faktur, warto w tym przypadku pamiętać o kilku kwestiach. Przede wszystkim system powinien odznaczać się maksymalną intuicyjnością oraz szybkością działania. Należy mieć na uwadze, że powinien on być dopasowany do procesów finansowych firmy, tzw. workflow. Dobrą praktyką jest również zwrócenie uwagi na to, w jaki sposób dostawca zapewnia ochronę informacji. Bardzo istotnymi aspektami są także możliwości wprowadzania zmian, rozbudowy, a także integracji z narzędziami, które już funkcjonują w firmie.