Jak ułatwić sobie prowadzenie działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca już od chwili założenia działalności gospodarczej ma mnóstwo obowiązków. Oprócz obsługi klientów czy sprzedaży towarów, musi zmagać się z obowiązkami podatkowymi, takimi jak płacenie podatku dochodowego, VAT, czy składek ZUS. Wiąże się to oczywiście z pilnowaniem terminów wpłat. Przedsiębiorca musi także prowadzić księgowość - ewidencje takie jak Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, na podstawie których może dopiero obliczyć zaliczki na podatek oraz sporządzić deklaracje.

Warto więc poszukać rozwiązań, które pomogą zorganizować pracę i ułatwić prowadzenie działalności.

Narzędzia ułatwiające prowadzenie działalności gospodarczej

Obecnie na rynku istnieje wiele narzędzi i programów komputerowych, które ułatwiają między innymi wystawianie faktur, płatności, czy działania marketingowe. Poniżej znajdziesz kilka sposobów, które pomagają w prowadzeniu działalności gospodarczej.

1. Twórz szablony dokumentów

Czy zdarzało ci się przygotowywać dokument i robić po kilka razy to samo? Oferta dla klienta, wycena, specyfikacja techniczna... Jeśli za każdym razem musisz przygotowywać tego typu dokumenty „od zera” to pomyśl jak dużo czasu marnujesz. Idealnym rozwiązaniem jest przygotowanie odpowiednich szablonów dokumentów. Dzięki odpowiednio przygotowanym takim wzorom w razie potrzeby wystarczy tylko podstawić odpowiednie dane lub też zmodyfikować nieco dokument.

Dobrym rozwiązaniem jest wykorzystywanie narzędzi Google dostępnych poprzez Google Docs. Możesz tworzyć tam dokumenty tekstowe czy też proste arkusze kalkulacyjne. Olbrzymią zaletą jest to, że są narzędzia darmowe, a na konkretnym dokumencie może pracować kilka osób w tym samym czasie. Dokumenty zapisywane są w chmurze a dzięki temu masz do nich dostęp w każdej chwili praktycznie z każdego urządzenia podpiętego do internetu.

Wzory wielu dokumentów możesz przygotować samodzielnie, jednak coraz więcej programów np. kadrowo-płacowych posiada opcje, które pozwalają generować wzory pism czy dokumentów pracowniczych.

2. Wykorzystuj narzędzia do automatyzacji działań marketingowych

Prowadzenie skutecznych działań marketingowch to jedno z wielu zadań, z jakim musi się zmierzyć się przedsiębiorca - w końcu dobra reklama to podstawa w pozyskiwaniu klientów.

Dzięki automatyzacji niektórych działań możesz oszczędzić sporo czasu. Najprostszym przykładem może być zwykły mailing skierowany do klientów, który dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możesz zaplanować np. na dwa tygodnie do przodu. Poprzez ustawienie odpowiednich dat wysyłki wiadomości wyślą się w wyznaczonym czasie i nie będziesz musiał o tym pamiętać. Podobne udogodnienia dają również różnego rodzaju autorespondery.

Poza takimi prostymi rozwiązaniami można również używać bardziej zaawansowanych narzędzi. Wyobraź sobie sytuację w której na Twoją stronę internetową trafia klient i wykonuje jedno z zaplanowanych działań np. zapisuje się do newslettera. W takiej sytuacji automatyzacja działań marketingowych pozwala poprowadzić dialog z tym klientem w sposób automatyczny i ostatecznie doprowadzić do zainteresowania klienta naszą usługą i ostatczenej sprzedaży.. Przykładowo taki prostszym narzędziem do obsługi newsletterów jest system Freshmail.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można przygotować specjalne ścieżki działań. Jeśli nasz potencjalny klient na którąś z nich „wpadnie”,  wówczas będzie otrzymywał wiadomości e-mail czy SMS z różnymi rodzajami informacji. Możesz klienta edukować na temat swoich produktów czy usług przesyłając mu cykl kilku poradników czy też skłonić go do skończenia zamówienia poprzez przesłanie indywidulanej oferty rabatu lub dodatkowej usługi. Zakres takich możliwych działań jest olbrzymi, a najważniejsze jest to, że całość tych działań będzie wykonywał za Ciebie program komputerowy, a Ty w tym czasie możesz zająć się innym sprawami.

3. Wybierz dobre oprogramowania księgowe

Będąc przedsiębiorcą, doskonale wiesz, jak ważny jest wybór dobrego oprogramowania księgowego. Program musi spełniać Twoje oczekiwania, ale też powinien oszczędzać Twój czas charakteryzując się prostotą i szybkością działania oraz wysoką funkcjonalnością. Oprogramowanie musi zawierać wszystkie potrzebne w prowadzeniu przedsiębiorstwa narzędzia, a oprócz tego powinien być intuicyjny. Niezwykle ważną cechą takiego programu jest to, abyś mógł z niego korzystać niezależnie od Twojego miejsca pobytu i komputera, na którym pracujesz. Wyobraź sobie, że pracujesz na laptopie i na nim wystawiasz również faktury w zainstalowanym programie - czy zastanawiałeś się, co się stanie, jeśli Twój komputer się zepsuje lub ktoś ci go po prostu ukradnie?

Jednym z ciekawych narzędzi w zakresie oprogramowania księgowego jest program ING Księgowość dostarczany przez ING Bank Śląski - co ciekawe jako dodatek do konta firmowego.

Księgowość ING daje wiele możliwości, które ułatwią i usprawnią działanie Twojej firmy m.in.:

• proste oraz wygodne wystawianie i opłacanie faktur - program ma możliwość samodzielnego odczytania i podstawienia potrzebnych danych
• zestawienie finansów firmy jednym miejscu, co umożliwi Ci nie tylko szybko dokonywać płatności, ale też da pogląd na całokształt finansów Twojej firmy
• prostą komunikację z osobą zajmującą się dla Ciebie księgowością - zamiast biegania z tonami papierków do księgowej, faktury możesz przesłać mailem w jednym pliku - zdecydowanie usprawni to współpracę
• mailowe przypominanie o ważnych terminach, na przykład terminach płatności
• szybką płatność faktur - korzystając z Księgowości ING wystarczy zrobić zdjęcie faktury przez aplikację mobilną, a Księgowość ING sama odczyta potrzebne z niej informacje. Twoim zadaniem jest tutaj tylko potwierdzenie płatności
• całodobowy dostęp do dokumentów o każdej porze bez konieczności przeszukiwania segregatorów, co zapewni Ci w nich porządek

Co ciekawe z oprogramowania możesz korzystać bezpłatnie. Koszt usługi księgowości ING wynosi 0 zł, jeżeli jesteś osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą i korzystasz z uproszczonych zasad księgowości i masz konto dla firmy w ING Bank Śląski.

Bank ING oferuje również pełną księgowość online dla spółek osobowych i kapitałowych, międzynarodowych grup kapitałowych oraz instytucji finansowych. W takim przypadku oferta uzgadniana jest indywidualnie z klientem.

Jak zacząć korzystać z Księgowości ING?

Możesz to zrobić w trzech krótkich krokach:

1. Zaloguj się do systemu bankowości internetowej Moje ING - jedyne co musisz do tego mieć, to konto dla firmy z dostępem do bankowości internetowej.
2. Aktywuj ING Księgowość - możesz tego dokonać po zalogowaniu do Mojego ING przez podanie podstawowych informacji o swojej firmie.
3. Korzystaj z ING Księgowości ciesząc się jej szerokimi możliwościami.

ING Bank Śląski oferuje wiele narzędzi, które ułatwiają i pozwalają na swobodne zarządzanie firmowymi finansami z każdego miejsca, w jakim się znajdujesz.

Aby móc skorzystać z tego rozwiązania musisz posiadać konto firmowe w ING Banku Śląskim. Poniżej możesz poznać kilka informacji na ten temat.

Więcej o księgowości ING przeczytasz na stronie: https://www.ingbank.pl/lp/ksiegowosc-dla-firmy

Otwarcie Konta Direct dla Firmy

Konto Direct dla Firmy kierowane jest dla Przedsiębiorców (osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą), dla spółek cywilnych, jawnych i partnerskich oraz korzystają oni z uproszczonych zasad księgowości.

Jak otworzyć konto?

Otworzenie Konta Direct dla Firmy jest bardzo proste - wniosek o otwarcie konta można złożyć od razu przez Internet - bez wychodzenia z domu:

1. Po pierwsze składasz wniosek, którego wypełnienie zajmuje dosłownie kilka minut. We wniosku wskazujesz swoje podstawowe dane (imię, nazwisko, PESEL, NIP, adres e-mail, telefon komórkowy), dane firmowe. Następnym krokiem jest potwierdzenie tych danych. Do złożenia wniosku nie potrzebujesz żadnych dodatkowych dokumentów, ani zaświadczeń.
2. W ciągu 2 -3 dni kurier przywiezie Ci dokumenty do podpisania, wraz z którymi dostarczy Ci kartę do Twojego konta.
3. Dane do logowania znajdują się w Twojej umowie. Wystarczy się zalogować, aktywować bankowość elektroniczną oraz kartę do konta i od tej chwili możesz w pełni używać swojego konta.

Jeżeli jednak wolisz tradycyjne sposoby zakładania kont bankowych - możesz to zrobić w dowolnym oddziale ING Banku Śląskiego.

4. Korzystaj z bankowości internetowej

Banki udostępniają bankowość internetową zarówno w wersji na komputery, jak i urządzenia mobilne. Dzięki temu niezależnie od tego gdzie jesteś, usługa pozwala Ci w każdej chwili zarządzać finansami swojej firmy.

Moje ING dostosowuje się do każdego urządzenia, z którego chcesz korzystać - komputer, tablet, smartfon - i wszędzie działa tak samo.

Wiele banków oprócz konta internetowego dostarcza również aplikację mobilną. Dzięki niej możesz zrobić wszystko to, co w bankowości internetowej, ale na telefonie. Możesz również skorzystać również z funkcji, które są dostępne tylko w aplikacji mobilnej:

• logowanie za pomocą kodu PIN lub odcisku palca
• możliwość dokonywania płatności zbliżeniowych HCE
• możliwość sprawdzenia stanu konta bez logowania
• autoryzacja przelewów dokonywanych na komputerze
• w zależności od tego, z czego najczęściej korzystasz, możesz utworzyć skróty do ulubionych funkcji
• powiadomienia push o transakcjach
• możliwość zapisu paragonów, które od razu trafią do odpowiedniego folderu w dokumentach

Dużym ułatwieniem może być funkcja automatycznych płatności cyklicznych. Wystarczy ustawić stałe zlecenia faktur o tej samej wartości bądź polecenie wypłaty. Od tej pory nie będziesz musiał zawracać sobie głowy terminami płatności w przypadku powtarzających się płatności.

Dodatkowo możesz korzystać z platformy Aleo, na której klienci banku oraz firmy zewnętrzne mogą sprzedawać oferowane przez siebie towary. Koszt korzystania z tej usługi zależy od wykupionego pakietu miesięcznego, gdzie każdy z nich ma inne możliwości użytkowania platformy.

Zobacz także artykuły podobne:

Obsługa posprzedażowa

Bezpieczna nazwa, czyli jak ochronić nazwę firmy?

Dotacja, kredyt, pożyczka - jakie są między nimi różnice?

Pomoc de minimis