Zakładasz firmę? Sprawdź, kiedy i jaką wybrać kasę fiskalną - poradnik dla przedsiębiorców
Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców świadczących sprzedaż na rzecz osób fizycznych (nieprowadzących działalności) oraz rolników ryczałtowych. Nie każda działalność jednak podlega obowiązkowi od razu - ustawodawca przewidział wyjątki i limity.
Próg obrotu
Obowiązek zakupu kasy fiskalnej powstaje, gdy obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych przekroczy 20 000 zł w skali roku. Limit liczony jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.
Branże objęte bezwzględnym obowiązkiem
Niektóre branże muszą posiadać kasę fiskalną niezależnie od obrotów. Są to m.in.:
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne, mechanika pojazdowa,
- gastronomia i catering,
- przewozy pasażerskie,
- doradztwo podatkowe,
- sprzedaż paliw, wyrobów tytoniowych, alkoholu.
Rodzaje kas fiskalnych - którą wybrać?
Wszystkie kasy fiskalne dostępne obecnie na rynku spełniają wymogi tzw. kas online, czyli przekazują dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas. Różnią się jednak konstrukcją, mobilnością oraz możliwościami integracji z innymi systemami. Poniżej przedstawiamy główne grupy urządzeń, które warto rozważyć w zależności od specyfiki działalności:
Kasy mobilne
To lekkie, kompaktowe urządzenia idealne dla usługodawców pracujących w terenie. Dzięki zasilaniu bateryjnemu i prostocie obsługi doskonale sprawdzają się u kosmetyczek, masażystów, serwisantów czy kierowców świadczących przewozy osobowe. Można je bez problemu zabrać ze sobą do klienta i korzystać w dowolnym miejscu, co czyni je niezwykle uniwersalnym rozwiązaniem.
Kasy stacjonarne
Przeznaczone do punktów sprzedaży z regularnym ruchem klientów. Ich zaletą jest stabilna konstrukcja, większe wyświetlacze, wygodna klawiatura i możliwość podłączenia do dodatkowych urządzeń - skanerów kodów kreskowych, wag, szuflad kasowych czy terminali płatniczych. Są stosowane najczęściej w sklepach spożywczych, punktach usługowych oraz lokalach gastronomicznych.
Kasy systemowe
Najbardziej zaawansowany typ kas, przeznaczony dla firm wymagających integracji z rozbudowanymi systemami sprzedaży, gospodarki magazynowej lub programami lojalnościowymi. Dobrze sprawdzają się w sieciach handlowych, restauracjach z wieloma stanowiskami obsługi czy aptekach. Pozwalają na pełną automatyzację obsługi klienta i generowanie szczegółowych raportów sprzedażowych.
Zakup kasy fiskalnej - na co zwrócić uwagę?
Legalizacja i homologacja
Każde urządzenie fiskalne musi posiadać homologację Ministerstwa Finansów. Kupuj tylko od autoryzowanych dostawców.
Możliwość integracji
Jeśli planujesz rozbudowę działalności lub korzystasz z oprogramowania magazynowego, zwróć uwagę, czy kasa współpracuje z innymi systemami.
Wsparcie techniczne i serwis
Dobry dostawca powinien oferować wdrożenie, szkolenie i bieżące wsparcie. Multicom zapewnia pełne wsparcie serwisowe i doradcze w zakresie kas fiskalnych.
Obowiązki po zakupie kasy
Zakup to nie wszystko - urządzenie trzeba zgłosić do urzędu skarbowego, dokonać fiskalizacji i prowadzić ewidencję zgodnie z przepisami. Należy również:
- zapewnić dostęp do kopii paragonów wystawionych w formie elektronicznej (zgodnie z wymogami dla kas online),
- prowadzić książkę serwisową,
- zapewnić przeglądy techniczne co najmniej co 2 lata.
Ulga na kasę fiskalną - czy możesz z niej skorzystać?
Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi w wysokości do 700 zł na zakup kasy online, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów określonych przez przepisy podatkowe. Do najważniejszych należą:
- rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży na kasie online najpóźniej w dniu powstania obowiązku ewidencji,
- zgłoszenie zamiaru skorzystania z ulgi do właściwego urzędu skarbowego,
- posiadanie dowodu zakupu kasy (faktura) wraz z dowodem zapłaty,
- prawidłowe zgłoszenie i fiskalizacja urządzenia,
- brak wcześniejszego korzystania z ulgi na ten cel w przeszłości,
- wykorzystywanie kasy zgodnie z przepisami, w tym przechowywanie dokumentacji i zapewnianie wymaganych przeglądów.
Spełnienie tych warunków pozwala na obniżenie kosztów początkowych związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej i ułatwia przedsiębiorcy dostosowanie się do obowiązujących wymagań.
Podsumowanie
Choć temat kas fiskalnych może wydawać się zawiły, jego zrozumienie to fundament prawidłowego funkcjonowania firmy. Dobrze dobrana kasa fiskalna to nie tylko obowiązek - to także narzędzie ułatwiające zarządzanie sprzedażą, poprawiające organizację pracy i zwiększające bezpieczeństwo dokumentacji. Dzięki wsparciu Multicom możesz mieć pewność, że dokonasz najlepszego wyboru już na starcie.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
