Infolinia: 22 300 51 11  Chcesz założyć firmę? Masz pytania? Zadzwoń!

Co muszą zawierać procedury AML?

Ostatnia aktualizacja: 2021-04-27  |  Średni czas czytania: 04:27
Konto firmowe PKO BP
Co oznacza procedura AML? Dlaczego jest taka ważna i co grozi za brak jej wdrożenia w przedsiębiorstwie? Kto musi ją wdrożyć? Jak to zrobić, żeby sprostać wymaganiom ustawowym? Wyjaśniamy...
Co muszą zawierać procedury AML?

Procedury AML w firmie - co musisz wiedzieć na początek

AML, czyli ang. Anti Money-Laudering, to procedury, które mają na celu tworzenie prewencyjnej ochrony wobec zjawiska prania pieniędzy. A trzeba wiedzieć, że jest to zjawisko niebezpieczne w skali globalnej i mikro. Szacuje się, że aż 5% PKB światowego jest wytworzone w wyniku czynów przestępczych. Istota zwalczania procederu prania pieniędzy pochodzących z przestępstwa polega na tym, że pieniądze „wyprane” zazwyczaj są wykorzystywane do rozwoju działalności kryminalnej, stąd ogólnoświatowa walka z tym zjawiskiem.

W Polsce przepisy regulujące omawianą tematykę zawarte są w ustawie z 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i zwalczaniu terroryzmu. W niej znajdują się zatem informacje na temat podmiotów obowiązanych (kto musi przestrzegać ustawy), definicje i obowiązki.

Kto musi wdrożyć AML w organizacji?

Poniższa lista prezentuje tylko przykładowe podmioty obowiązane, takie jak:

  • wszystkie biura rachunkowe (nawet te najmniejsze, obsługujące wyłącznie księgi przychodu i rozchodu),
  • adwokaci i radcowie prawni,
  • notariusze,
  • doradcy podatkowi,
  • biura rachunkowe
  • pośrednicy kredytowo-pożyczkowi,
  • pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
  • właściciele komisów oraz salonów samochodowych,
  • pośrednicy ubezpieczeniowi - a jest ich wielu!

Pełny katalog znajdziecie w ustawie.

Jak wdrożyć AML w firmie?

Przede wszystkim należy pamiętać, że podstawowym obowiązkiem jest szkolenie zewnętrze osoby odpowiedzialnej za wdrożenie całej procedury w organizacji. Taką osobę nazywa się MLRO - czyli Money Laundering Reporting Officer - Koordynator. Do jej zadań należy:

  • uzyskanie uprawnień przez odbycie odpowiedniego szkolenia,
  • przygotowanie dokumentacji,
  • przeszkolenie personelu,
  • oraz czuwanie nad przestrzeganiem całej procedury.

Poniżej rozkładamy na czynniki pierwsze punkt drugi - przygotowanie dokumentacji.

Dokumentacja AML - co muszą wiedzieć przedsiębiorcy

Podstawowa dokumentacja AML obejmuje dokument główny oraz dwa podstawowe załączniki. Ważnym jednak jest, żeby cała procedura była w organizacji rzeczywiście stosowana, a nie odłożona ad acta, jak ma to miejsce bardzo często w przypadku chociażby procedur RODO.

Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu to podstawowy dokument, który stanowi trzon polityki AML w każdej organizacji. Składa się on z 11 punktów regulujących podstawowe zagadnienia.

  1. Wprowadzenie - zawiera identyfikację podmiotu obowiązanego wraz z podaniem podstawy prawnej wdrożenia Procedury AML, jak:
    • ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. poz. 723 ze zm.);
    • ustawa z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1600 ze zm.);
    • dyrektywa PE i Rady (UE) 2015/849 z 20.06.2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
      nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.Urz. UE L 141, s. 73).
  2. Definicje - to katalog słów kluczowych istotnych ze względu na późniejszą interpretację Procedury. Najlepszym rozwiązaniem jest zaczerpnięcie tego fragmentu dokumentu wprost z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
  3. Organizacja i osoby odpowiedzialne - ten punkt normuje zasady odpowiedzialności i relacje pomiędzy zarządem organizacji a Koordynatorem AML.
  4. Obowiązki instytucji obowiązanej - to kluczowy fragment całej procedury, składa się on bowiem z kilku elementów:
    • ogólnej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
    • ogólnej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanej z klientami i transakcjami okazjonalnymi - łącznie te dwa punkty stanowią MAPĘ RYZYK, która obejmuje między innymi takie zdarzenia jak:
      • nieuzasadniona niechęć przy przedstawianiu wymaganych informacji lub dokumentów przez Klienta;
      • nietypowe zachowanie Klienta;
      • nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach;
      • zlecenie przeprowadzenia transakcji znacząco odbiegającej od profilu transakcyjnego Klienta;
      • przedmiot prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej, który obejmuje przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych;
      • nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa Klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
      • nawiązywanie albo utrzymywanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzanie transakcji okazjonalnej bez fizycznej obecności Klienta - w przypadku gdy związane z tym wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie zostało ograniczone w inny sposób;
      • zlecanie przez nieznane lub niepowiązane z klientem podmioty trzecie transakcji, których beneficjentem jest Klient;
      • inne okoliczności wskazujące, że działanie Klienta może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu;
      • status PEP klienta.
  5. środki bezpieczeństwa finansowego - muszą być adekwatne do sporządzonej wcześniej mapy ryzyk. Mogą one obejmować na przykład:
    • ocenę stosunków gospodarczych i stosownie do sytuacji uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
    • bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych Klienta, w tym:
    • analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o Kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym Klientem,
    • badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji Klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
    • zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
  6. Identyfikacja i weryfikacja klienta oraz ocena stosunków gospodarczych.
  7. Bieżący monitoring stosunków gospodarczych - to punkty, które stanowią rozwinięcie opisanych powyżej środków bezpieczeństwa.
  8. Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP) - w tym miejscu należy opisać sposoby nawiązywania kontaktów gospodarczych i obsługi osób znajdujących się w kategorii PEP.
  9. Typowanie transakcji - w tym miejscu należy zdefiniować transakcje ze względu na ich rodzaj, na przykład prezenty, transakcje nadzwyczajne, transakcje nietypowe.
  10. Raportowanie do GIIF transakcji ponadprogowych - zdefiniować w tym miejscu należy procedurę raportów. Jest to niezwykle ważny punkt procedury.
  11. Wstrzymanie wykonania transakcji, blokada rachunków, zawiadamianie właściwych organów - to element Procedury, którym należy opisać działania podejmowane na wypadek podejrzenia, że doszło lub mogło dojść do procederu prania pieniędzy.
  12. Szczególne środki ograniczające - rozwinięcie powyższego punktu.
  13. Szkolenie pracowników spółki.
  14. Zasady przechowywania dokumentacji i ochrony informacji.
  15. Anonimowe zgłaszanie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - ten punkt procedury znajduje rozwinięcie w osobnym dokumencie odnoszącym się do roli i sposobów ochrony sygnalistów.
  16. Procedura identyfikacji tożsamości klienta

    Procedura identyfikacji tożsamości klienta (KYC, ang. Know Your Customer), to osobny dokument, który jest uzupełnieniem dla Procedury AML. Należy w nim opisać proces identyfikacji z perspektywy faktycznych czynności o charakterze prawno-technicznym. Składa się on z takich punktów, jak:

    • Identyfikacja i weryfikacja klienta,
    • Identyfikacja i weryfikacja klienta rzeczywistego,
    • Identyfikacja PEP,
    • Ocena ryzyka stosunków gospodarczych oraz transakcji okazjonalnych.

    Ostatni punkt jest niezwykle ważny, ponieważ składa się także z Matrycy punktacji - narzędzia służącego ocenie wraz z zasadami oceny.

    Do Procedury Identyfikacji należy dołączyć załączniki, wzory formularzy i oświadczeń:

    • Formularz identyfikacji Klienta,
    • Formularz identyfikacji beneficjenta rzeczywistego dla Klienta,
    • Oświadczenie dotyczące statusu PEP,
    • Formularz oceny ryzyka.

    Sygnaliści w procedurze AML

    Ochrona sygnalistów jest problemem nie tylko z perspektywy polskiego prawa, ale także organizacje międzynarodowe tworzące standardy w obszarze AML kładą szczególny nacisk na ochronę takich osób.

    Procedura anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz podmiotu obowiązanego, rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu wprowadzana jest na podstawie artykułu 53 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wprowadza ją osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu obowiązanego. Należy pamiętać, że każdy pracownik musi podpisem potwierdzić zapoznanie się z tą procedurą.

    Podsumowując wdrożenie procedur AML jest zadaniem niełatwym, lecz koniecznym dla zadbania o bezpieczeństwo własnej organizacji. Należy także pamiętać o karach jakie może nakładać w trybie administracyjnym GIIF na podmioty, które nie wywiążą się z obowiązku wdrożenia i przestrzegania omawianych procedur.

    Jak możesz wdrożyć procedury u siebie w firmie?

    Aby to zrobić najłatwiej zajżyj na bezpłatne szkolenie które znajdziesz pod adresem, podczas dowiesz się jak wdrożyć procedury w swojej firmie.

    https://edumeo.pl/amlwebinar/
    Bezpłatne spotkanie prowadzi Tomasz Gzela - prawnik, specjalista AML, praktyk skarbowości, były inspektor skarbowy

    Szkolenie - co muszą zawierać procedury AML?
    Gotowe biznesplany

    Gotowe biznesplany

    Planujesz założyć firmę?
    Kup przykładowy biznesplan!

    Cena już od: 29 zł

    Zobacz listę biznesplanów  ›

    lub

    Zleć napisanie wniosku do  Urzędu Pracy  ›

    Oceń ten artykuł:


    Zobacz także artykuły podobne:

Infolinia

Chcesz założyć firmę?
Masz pytania? Zadzwoń!

22 300 51 11

Bezpłatne doradztwo zapewnia:

Warto wiedzieć

zobacz wszystkie artykuły ›

Gotowe biznesplany

Gotowe biznesplany

Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!

Cena już od: 29 zł

Zobacz listę biznesplanów  ›

lub

Zleć napisanie wniosku do   Urzędu Pracy  ›

Przydatne linki: