KseF - od kiedy obowiązkowy? Odpowiadamy na pytania

Ostatnia aktualizacja: 2023-08-11 | Średni czas czytania: 01:49

Artykuł reklamowy

Krajowy System e-Faktur przyniesie nowy standard fakturowania dla polskich firm. Niebawem każdy przedsiębiorca będzie wystawiać faktury wyłącznie poprzez KSeF. Od kiedy rządowa platforma wejdzie w życie? Jakie korzyści przyniesie dla podatników? Oto zbiór odpowiedzi na najważniejsze pytania.

KseF - od kiedy obowiązkowy? Odpowiadamy na pytania

Co to jest KSeF?

KSeF to skrót od „Krajowy System e-Faktur”. Jest to rządowy system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przechowywania i otrzymywania e-Faktur. Każda faktura przesyłana przez KSeF posiada zunifikowany format XML - stąd wzięła się nazwa “faktura ustrukturyzowana”. Od przyszłego roku dokumenty te zastąpią w obrocie gospodarczym standardowe faktury papierowe oraz ich elektroniczne odpowiedniki w formacie PDF.

Każda e-Faktura przesłana do KSeF będzie sprawdzana ze strukturą logiczną stworzoną przez Ministerstwo Finansów, a następnie otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero w tym momencie dokument zostanie uznany w świetle prawa za wystawiony i doręczony. Warto też dodać, że odbiór e-Faktury będzie możliwy dopiero po akceptacji odbiorcy.

KSeF - od kiedy zacznie obowiązywać?

Krajowy System e-Faktur pierwotnie miał obowiązywać od 1 stycznia 2024 r. Termin ten okazał się jednak nierealny. Przedsiębiorcy potrzebowali więcej czasu na przygotowanie swoich firm, a Ministerstwo Finansów na dopracowanie platformy. Między innymi z tych powodów w lutym resort ogłosił nową datę, która najpewniej nie ulegnie już zmianie. Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT dostali trochę więcej czasu - nowy standard obejmie ich dopiero od 1 stycznia 2025.

KSeF 2024 - jakie korzyści dla przedsiębiorców?

Ujednolicony system fakturowania docelowo ma przynieść wiele korzyści, zarówno dla organów podatkowych, jak i przedsiębiorców. Ci pierwsi zyskają efektywne narzędzie do kontroli oraz wykrywania oszustw i nadużyć podatkowych w rodzaju karuzeli VAT. Z kolei podatnicy mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT (do 40 zamiast 60 dni), zautomatyzowane (a co za tym idzie łatwiejsze) procesy księgowe oraz zminimalizowanie ryzyka pomyłek przy wystawianiu faktur - KSeF większość pracy wykona za nas.

Inne korzyści związane z KSeF, które warto wymienić to:

brak konieczności przechowywania faktur. Każda e-Faktura wystawiona w KSeF będzie przechowywana w systemie przez 10 lat. Niweluje to również ryzyko zgubienia dokumentu;
bezproblemowy i szybki dostęp do każdej wystawionej faktury;
KSeF zlikwiduje konieczność złożenia plików JPK_FA na wezwanie organów skarbowych. Pliki te domyślnie będą znajdowały się w systemie;
łatwa korekta pomyłek.

KSeF - jak z niego skorzystać?

Choć obowiązywać będzie dopiero za rok, Krajowy System e-Faktur można testować już teraz. Strefa testowa KSeF pozwoli sprawdzić, jak wygląda proces przesyłania i odbierania e-Faktur oraz przetestować proces przeglądania, nadawania i odbierania uprawnień. Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z tej opcji oraz zgłaszania sugestii i napotkanych błędów. Aby uzyskać dostęp do platformy, należy założyć indywidualne konto w systemie. Proces logowania wymaga autoryzacji w oparciu o kwalifikowane źródło jak np. podpis elektroniczny.

Nadchodzący standard wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów biznesowych (zwłaszcza oprogramowania księgowego) do współpracy z rządową platformą. Warto już teraz skontaktować się z dostawcą naszego oprogramowania i dowiedzieć się, jak idą przygotowania na KSeF. Dobrym pomysłem jest też sprawdzenie środowiska testowego, jeżeli producent takowe zapewni.