6krokow.pl
6korkow.pl
Poradnik jak założyć i prowadzić firmę krok po korku
794-442-662
kontakt@6krokow.pl
6krokow.pl - Rachunek a faktura VAT

Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Rachunek a faktura VAT

Ostatnia aktualizacja: 2018-02-23  |  Średni czas czytania: 04:11
frnaczyzaAdvertisement
Każdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą ma obowiązek dokumentować sprzedaż towarów i usług za pomocą rachunku lub faktury VAT. Oba z tych dokumentów są wystawiane w określonych okolicznościach. Sprawdź, jaka jest różnica między rachunkiem a fakturą VAT, kto może je wystawiać oraz jak prawidłowo to zrobić.
Rachunek a faktura VAT

Rachunek

Rachunek jest dokumentem potwierdzającym zawartą transakcję, którego formę reguluje ordynacja podatkowa. Rachunek mogą wystawiać podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale pod warunkiem, że inne przepisy prawa nie nakładają na takiego podatnika obowiązku wystawienia faktury. Trzeba również dodać, że rachunek jest wystawiany tylko na żądanie odbiorcy towarów lub usług.

Termin wystawienia rachunku

Termin wystawienia rachunku wynosi 7 dni. Ale od jakiego wydarzenia jest on liczony? Tutaj mamy dwa warianty:

  • jeżeli od sprzedawcy zażądano wystawienia rachunku przed wykonaniem danej usługi bądź sprzedaży towaru - to rachunek należy sporządzić w ciągu 7 dni od dnia wykonania tej usługi lub sprzedaży towaru,
  • jeżeli jednak zażądano wystawienia rachunku po wykonaniu usługi lub po sprzedaży towaru, to rachunek należy wystawić w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. W sytuacji, gdy żądanie takie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usług, to podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku.

Przechowywanie rachunków

Wystawca rachunku oraz nabywca towarów lub usług mają obowiązek przechowywania rachunków przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został wystawiony rachunek. W przypadku wystawcy, jest on zobowiązany do przechowywania rachunków w takiej kolejności, w jakiej zostały one wystawione. Każdy wystawiony rachunek musi posiadać unikalny, kolejny numer.

Elementy, jakie powinien zawierać rachunek

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, dane, które obowiązkowo powinien zawierać rachunek to:

  • imiona i nazwiska (nazwy albo firmy), adresy sprzedawcy i kupującego albo wykonawcy i odbiorcy usługi
  • data wystawienia oraz kolejny numer rachunku
  • data sprzedaży
  • określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług, a także ich ceny jednostkowe
  • ogólna suma należności, która powinna być wyrażona liczbowo i słownie

Jeżeli chodzi o sposób wystawienia rachunku, to nie ma jednej określonej formy. Wzór można stworzyć samodzielnie, bądź wypełniać dostępne na rynku druki. Ważne, aby zawierał on elementy konieczne do stwierdzenia jego ważności. Należy również wiedzieć, że rachunek wystawia się w dwóch egzemplarzach - dla wystawcy i kupującego.

Faktura VAT

Faktura VAT, tak jak i rachunek jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji. Obowiązkiem wystawiania faktur są obarczeni czynni podatnicy VAT, jednak jest to również obowiązkowe, jeżeli drugą stroną transakcji jest inna firma, a także gdy żąda tego kupujący będący osobą fizyczną. Faktury VAT mogą wystawiać również przedsiębiorcy zwolnieni z VAT-u, jeżeli żąda tego nabywca.

Zobacz również artykuły:
- Faktura VAT a faktura pro forma
- Duplikat faktury - co to jest i jak go prawidłowo go wystawić?
- Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?

Elementy faktury VAT

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, aby faktura mogła zostać uznana za prawidłową, musi zawierać następujące elementy:

  • numer faktury oraz datę jej wystawienia, a także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli data ta różni się od daty wystawienia faktury
  • imiona i nazwiska sprzedawcy i nabywcy, ich adresy i numery NIP
  • nazwę sprzedanego towaru lub usługi oraz ich ilość
  • cenę jednostkową netto towarów lub usług, kwoty rabatów, łączną wartość netto towarów lub usług
  • stawki podatku, sumę wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami i sprzedaż zwolnioną z podatku
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto
  • ogólną kwotę należności

Oprócz elementów obowiązkowych, na fakturze można również uwzględnić termin i sposób płatności, kwoty udzielonych rabatów oraz uwagi dotyczące dokumentu.

Wystawianie faktur

Przepisy prawa nie określają sposobu, w jaki podatnicy mają wystawiać faktury. Możliwości aby tego dokonać jest kilka:

  • wystawianie faktur ręcznie przy wykorzystaniu gotowych druków
  • wystawianie faktur za pomocą odpowiednich programów do wystawiania faktur
  • wystawianie faktur za pomocą samodzielnie przygotowanego wzoru

Niezależnie więc od tego, jaki sposób wystawiania faktur wybierzemy, ważne żeby dokument zawierał dane, od których zależy ważność faktury. Fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach - dla wystawcy i odbiorcy. Nie ma obecnie obowiazku opisywania faktur jako oryginał i kopia.

Zobacz również artykuł:
- Ranking internetowych programów księgowych do wystawiania faktur online
- Jaki rodzaj księgowości wybrać dla firmy?

Przechowywanie faktur

Podobnie jak rachunki, faktury należy przechowywać przez okres 5 lat z tym, że liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług przy podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej o ile spełniają ustawowe wymogi do takiego przechowywania.

Podobieństwa między rachunkiem a fakturą VAT

Zarówno faktura VAT jak i rachunek wymaga wystawienia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Mimo tego, że będą się one między sobą różniły wizualnie, to pod względem treści zawierają niemalże te same dane:

  1. Wystawiający

    Zarówno rachunek, jak i faktura VAT muszą zawierać w sobie informację o tym, kto dany dokument wystawił. Dane identyfikujące osobę wystawiającego powinny zawierać oficjalne dane firmy albo przedsiębiorcy wraz z numerem NIP lub REGON.

  2. Odbiorca

    Tak samo jak przy danych wystawiającego, tak też należy podać dane odbiorcy towaru lub usługi. Nie można wystawić rachunku lub faktury tylko na nazwisko przedsiębiorcy, dlatego konieczne są też dane identyfikacyjne.

  3. Przedmiot transakcji

    Przedmiotem dokonanej transakcji może być sprzedaż albo produkcja towaru lub wykonanie usługi. Do takiego opisu należy dołączyć jednostkę rozliczeniową, którą może być czas wykonywania usługi, czy ilość sprzedanego towaru. Wskazać też trzeba ile dokładnie takich jednostek było.

  4. Cena

    Cena jest podstawową miarą, która pozwala na prawidłowe rozliczenie transakcji. Najpierw podaje się cenę jednostkową, a następnie wartość transakcji. Kwotę do zapłaty uzyskuje się przez pomnożenie ceny jednostkowej przez liczbę sprzedanych usług lub towarów. W tym punkcie pojawiają się pierwsze różnice między rachunkiem a fakturą VAT. Na rachunku zamiesza się tylko ceny jednostkowe i wartość całej transakcji. Natomiast na fakturze oprócz tego zamieszcza się także wartość podatku VAT. Ze względu na to, że obowiązują różne stawki tego podatku, należy wskazać jaka stawka obowiązuje w tej konkretniej transakcji - ile wynosi kwotowo oraz jaka jest wartość brutto. Ostatecznie na fakturze powinna się znaleźć wartość transakcji netto, wysokość podatku VAT oraz wartość brutto. Wartość brutto jest kwotą, jaką ostatecznie musi zapłacić kupujący.

  5. Oznaczenie dokumentów

    Oznaczenie dokumentów sprowadza się do wskazania daty jego wystawienia oraz daty transakcji. Należy również pamiętać o tym, że dokumenty te powinny być numerowane. Obrana numeracja może mieć dowolny charakter - rachunku, czy faktury można numerować w systemie rocznym lub miesięcznym.

Na podstawie powyższych elementów można stwierdzić, że oba dokumenty potwierdzające dokonaną transakcję są niemalże, poza jedną różnicą, identyczne. Zawierają te same dane oraz mają spełniać tę samą funkcję. Sprawdźmy, czy poza różnicą we wskazywanej cenie, rachunek i faktura VAT różnią się jeszcze innymi elementami.

Różnice między rachunkiem a fakturą VAT

Jak już powyżej wskazano, jedną z różnic między rachunkiem a fakturą VAT jest cena jaką wpisuje się na dany dokument. W rachunku jest to tylko cena jednostkowa oraz ogólna wartość transakcji, natomiast w fakturze VAT należy wskazać oprócz tego wartość netto transakcji, wartość podatku VAT wraz z obowiązującą stawką oraz cenę netto.

Oprócz tego, rachunek i fakturę VAT różni jeszcze jedna główna cecha, którą jest osoba, jaka może wystawić dany dokument. Jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, to zobowiązany jest on do wystawiania faktur. Jeżeli przedsiębiorca nie jest tzw. VAT-owcem, to sprzedaż może udokumentować za pomocą rachunku lub faktury. Ze względu na swój charakter, oba te dokumenty wyglądają podobnie, z tą tylko różnicą, że na rachunku nie ma podanej kwoty podatku VAT.

Ten artykuł znajdziesz po tagach:

Oceń ten artykuł:

Partnerem serwisu jest:

Taxcare

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›
eBook: Jak założyć własną firmę

eBook:
Jak założyć własną firmę? w 2018 roku

Wszystkie aktualne informacje o zakładaniu własnej firmy zebrane w jednym miejscu!

zobacz więcej ›

Publikacja dostępna w formacie PDF

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.