Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Jak wybrać firmę kurierską i jak przesyłać paczki taniej?

Ostatnia aktualizacja: 2017-08-25  |  Średni czas czytania: 09:19
W dzisiejszych czasach rynek e-commerce dynamicznie się rozwija, a co za tym idzie coraz więcej ludzi korzysta z usług firm kurierskich. Jest to wygodne rozwiązanie zarówno dla odbiorcy, jak i nadawcy towaru. Kurier odbiera przesyłkę bezpośrednio od adresata i dostarcza ją klientowi pod wskazany adres. Wiele osób rozpoczynających swoją przygodę z e-commerce zastanawia się, jaką firmę kurierską wybrać i czym kierować się przy jej wyborze - o tym możesz dowiedzieć z poniższego artykułu.
Jak wybrać firmę kurierską i jak przesyłać paczki taniej?

Na rynku jest obecnych wiele konkurujących ze sobą firm kurierskich, a wybór najkorzystniejszej oferty nie jest łatwym zadaniem. Zanim zdecydujesz się skorzystać z usług konkretnego kuriera warto, abyś przeanalizował kilka ważnych aspektów, które być może pomogą Ci podjąć odpowiednią decyzję.

Jak wygląda realizacja zamówienia i procedura odbioru paczek?

Wybierając firmę kurierską nie należy kierować się wyłącznie najniższą ceną usług. Przede wszystkim musisz wziąć pod uwagę czas realizacji zamówienia i szybkość doręczania przesyłki. Firma logistyczna powinna być solidna, uczciwa i szybko realizować wysyłki towarów i dostarczała przesyłki w wyznaczonym terminie – to oczywiście przekłada się na wiarygodność Twojej firmy.

Szybkość i czas realizacji dostawy

Szybkość realizacji dostawy jest uzależniona od ilości posiadanych przez firmę kurierską placówek i sortowni. Jeśli firma posiada odpowiednią infrastrukturę techniczną to daje to spore szanse profesjonalnej realizacji wysyłki.

Standardowo firmy kurierskie dostarczają przesyłki 1-2 dni od ich nadania. Na czas transportu ma jednak wpływ wiele czynników:

  • miejsce, na które dana paczka ma być dostarczona (jeśli nasz klient mieszka w środku lasu i odludziu to dostarczenie mu przesyłki może się wydłużyć)
  • okres w roku (np. w zimie mogą pojawić się trudności z realizacją przesyłek i dotrzymaniem terminów)
  • kiedy nadajemy paczkę (np. podczas świąt czas dostarczenia paczki może być dłuższy niż zazwyczaj)
  • określone godziny dostarczenia paczki – niektóre firmy udostępniają możliwość dostarczenia paczki np. do godziny 9 rano, jest to usługa dodatkowo płatna

Ważną informacją jest określenie, w jakich godzinach są dostarczane przesyłki. Musisz ustalić czy firma dostarcza paczki np. po godzinie 16.00. Ma to duże znaczenie jeśli obsługujesz osoby prywatne, a przesyłki są dostarczane bezpośrednio do mieszkań. Tacy klienci preferują późniejsze godziny dostawy.

Procedura odbioru przesyłek

Ważnym zagadnieniem jest to, jak wygląda procedura odbioru Twoich przesyłek przez firmę kurierską. Część firm oczekuje dostarczenia paczki przez Ciebie do swojej placówki, a niektóre firmy samodzielnie odbierają przesyłki w siedzibie Twojej firmy. W takim przypadku musisz ustalić, jak wygląda procedura zamawiania kuriera – czy zamówienie zlecasz w jakimś systemie informatycznym, czy musisz dzwonić po kuriera osobiście, aby odebrał paczki oraz czy kurier jest o tym informowany przez swoją firmę. Istotne jest również to, w jakich godzinach kurier odbierze od Ciebie paczki czy będą to stałe, ustalone godziny np. codziennie do godziny 12, czy też kurier będzie mógł przyjechać po paczkę „na wezwanie”.

Sposób odbioru przesyłek często uzależniony jest od siedziby Twojego przedsiębiorstwa. Jeśli prowadzisz firmę w centrum dużego miasta to odbiór przesyłek może wyglądać zupełnie inaczej niż wówczas, gdy Twoja firma znajduje się na wsi z daleka od punktu firmy kurierskiej.

Jakie narzędzia informatyczne i narzędzia śledzenia paczki dostarcza firma kurierska?

Przy wyborze firmy kurierskiej ważne jest również to, czy odbiorca ma możliwość kontaktu z kurierem i w jaki sposób może zweryfikować informację o statusie dostarczanej paczki.

Wiele firm ma możliwość informowania zarówno nadawcy, jak i odbiorcy paczki o jej statusie dostarczenia różnymi kanałami komunikacji: SMS, e-mail, aplikacja mobilna, informacja na stronie internetowej itp. Dzięki temu zarówno Ty, jak i Twój klient będziecie mogli sprawować kontrolę nad tym, czy dana paczka trafi pod wskazany adres.

Wybierając firmę kurierską dowiedz się, w jaki sposób dostarczane są raporty dotyczące paczek oraz jak generowane są protokoły odbioru paczek. Ważne jest również to, aby dana firma kurierska umożliwiała monitorowanie przesyłek.

Jeśli wysyłasz większe ilości paczek to powinieneś zweryfikować, czy istnieje możliwość zintegrowania Twojego oprogramowania sprzedażowego (np. oprogramowania sklepu internetowego) z oprogramowaniem firmy kurierskiej. Dzięki takiej integracji możesz optymalizować procesy obsługi przesyłki w Twojej firmie, podpinając różne urządzenia np. etykieciarki oraz generując automatycznie dokumenty przewozowe i protokoły. Pozwala to na znaczne oszczędzenie czasu pracy pracowników.

Gdzie będą wysyłane paczki?

Warto również zastanowić się, kto będzie odbiorcą Twoich przesyłek i gdzie będą wysyłane Twoje paczki.

Firmy kurierskie można podzielić na dwa rodzaje: lokalne i globalne.
Lokalne firmy kurierskie zajmują się dostarczaniem przesyłek głównie na terenie danego kraju, globalne zaś świadczą takie usługi w wielu krajach. Jeżeli zamierzasz dokonywać sprzedaży również poza Polską, warto podpisać umowę z firmą działającą na rynku międzynarodowym. Uzgadniając koszty dostaw zagranicznych ważne jest, abyś zwrócił uwagę na metodę dostawy paczki – przesyłki lotnicze są szybsze, lecz o wiele droższe od przesyłek przewożonych transportem kołowym.

Procedura reklamacji

Dowiedz się, czy dana firma uznaje zgłaszane reklamacje produktów i jak taka procedura wygląda. Taką skargę możesz wnieść w przypadku, gdy Twoja paczka została uszkodzona lub niedostarczona odbiorcy na wskazany w umowie czas. Prawo do reklamacji ma zarówno nadawca, jak i odbiorca przesyłki, a procedura jej sporządzania jest uzależniona od regulaminu konkretnej firmy. Ważne jest, aby protokół ze zgłaszanej szkody sporządzony był precyzyjnie i opisywał faktyczny stan przesyłki wraz ze stanem jej opakowania. W momencie, gdy reklamacja zostanie uznana przez firmę kurierską, można liczyć na odzyskanie wartości poniesione szkody.

Jakie i ile paczek będziesz przesyłał w miesiącu?

Określ, jaką ilość paczek będziesz wysyłał miesięcznie. Jeżeli prowadzona przez Ciebie firma dokonuje dużej ilości wysyłek, możesz rozważyć opcję podjęcia stałej współpracy z jedną firmą kurierską. W zależności od skali Twojego biznesu będziesz mógł negocjować z nią ceny.

Firmom kurierskim zależy na współpracy z dużymi podmiotami, od których będą stale odbierać duże ilości paczek. Jeśli wysyłasz małe ilości przesyłek i do tego są one nieregularne, może się okazać, że firmy kurierskie nie będą nawet zainteresowane nawiązaniem współpracy bezpośrednio z Tobą lub będziesz musiał płacić opłatę ryczałtową np. za wysyłkę 20 paczek miesięcznie niezależnie od tego czy faktycznie tyle paczek wyślesz. Oczywiście jeśli wyślesz ich więcej, zapłacisz odpowiednio więcej.
W takiej sytuacji warto skorzystać w firm pośredniczących w zakresie usług kurierskich – tutaj nie będziesz miał powyższych obostrzeń. Co więcej, może okazać się, że u pośrednika (operatora logistycznego) zapłacisz za wysyłkę paczki mniej niż w firmie kurierskiej. Wynika to z faktu, że pośrednik jest traktowany przez firmę kurierską jako jeden klient i ma on wówczas o wiele większe pole negocjacyjne niż Ty. Operator logistyczny obsługuje setki, jeśli nie tysiące mniejszych firm które w sumie wysyłają dość duży wolumen przesyłek.

Różnica polega na sposobie opłacania za przesyłki. W firmie kurierskiej z reguły regulujesz opłaty za wysłane przesyłki na koniec okresu (po wykonaniu usługi) np. co dwa tygodnie lub na koniec miesiąca. Otrzymujesz fakturę przelewową z określonym terminem płatności. Przesyłając paczki za pośrednictwem operatora logistycznego opłacasz zazwyczaj przesyłkę od razu (z góry). Taka płatność odbywa się z reguły przy wykorzystaniu karty płatniczej lub innej metody płatności online. Ta różnica ma wpływ na płynność finansową firmy ponieważ niejednokrotnie musisz ponieść koszt (wysyłka paczki) zanim dotrze do ciebie zapłata za towar.

Jeśli wysyłasz tanie produkty, a cena przesyłki znacząco wpływa na decyzje zakupową klienta to musisz szukać możliwie najtańszych ofert. Warto tutaj rozważyć wysyłanie paczek za pośrednictwem Poczty Polskiej, która jest w tym segmencie konkurencyja względem firm kurierskich.

Jeśli wysyłasz mało paczek i nie są to wysyłki regularne, warto nawiązać współpracę z jedną z firm pośredniczących w zakresie usług logistycznych np.: sendit.pl, apaczka.pl itp. Są to operatorzy logistyczni, kórzy przyjmują zlecenia od klientów i przekazują je do realizacji firmom kurierskim i w ramach ich usługi możesz sobie wybrać z której firmy kurierskiej chcesz skorzystać. Współpracując z wybranym pośrednikiem logistycznym, sprzedawca może wysłać swoją paczkę taniej, a jakość takiej usługi jest taka sama jak w przypadku współpracy bezpośrenio z firmą kurierską.

Jeśli natomiast wysyłasz dużo przesyłek, warto rozmawiać bezpośrednio z firmami kurierskimi, wówczas będziesz mógł wynegocjować lepsze warunki współpracy.

Oprócz ilości istotna jest również waga i rozmiary paczek. Lekkie paczki o małej wielkości mogą kosztować taniej, niż cięższe o większych gabarytach. Musisz ustalić, w jaki sposób liczona jest waga dla paczek gabarytowych. Ograniczy jest również rozmiar paczek - często jest tak, że dopuszczalny jest np. rozmiar 300 cm, gdzie jest to suma 3 boków paczki – jeśli wymiary przekraczają ten wymiar, wówczas wiąże się to z dopłatą.

Uwaga!
Paczki o niestandardowych kształtach mogą być inaczej traktowane, niż paczki zapakowane po prostu w jakieś pudełko. Wiąże się to z tym, że nietpowe przesyłki mogą blokować się lub „rolować” na taśmie przesyłowej w sortowni i pracownicy muszą je wówczas ręcznie sortować, co podraża koszty dla firmy kurierskiej.

Oddzielnym zagadnieniem są przesyłki paletowe. Nie wszystkie firmy kurierskie realizują takie dostawy. Są również firmy, które głównie specjalizują się w takich usługach. Przesyłki paletowe charakteryzują się swoją specyfiką – muszą być odpowiednio pakowane i zabezpieczone do transportu. W tych przesyłkach główne znaczenie ma waga palety, ponieważ kurierzy dostarczający towar, dysponują jedynie prostymi wózkami do przewozu palet (tzw. paleciaki). Jeśli palety byłyby zbyt ciężkie nie można by było ich dostarczyć.

Ile punktów dostaw ma firma kurierska?

Klienci online są wymagający i w związku z tym ważne jest, aby Twoja oferta uwzględniała różne formy dostawy produktów:

  • bezpośrednie doręczenie towaru do rąk klienta
  • możliwość odbioru przesyłki w punkcie stacjonarnym
  • dostawę do automatu (paczkomatu)

Odbiór paczki z automatu może okazać się przydatny w przypadku osób, które w ciągu dnia często przebywają poza domem i nie mają możliwości bezpośredniego kontaktu z kurierem. Automaty umieszczone wewnątrz budynku zapewniają paczkom bezpieczeństwo i chronią przed wszelkiego rodzaju uszkodzeniami.

Przy wyborze firmy kurierskiej należy zwrócić rónież uwagę na to, ile punktów dostaw posiada dana firma czy są one położone w łatwo dostępnym miejscu i jakie są godziny otwarcia punktu stacjonarnego. Warto również uzyskać informacje na temat tego, czy są tam zwracane paczki, które z różnych przyczyn nie zostały dostarczone do odbiorcy.

Jak wyglądają kwestie formalne współpracy z firmą kurierską?

Warto zachować ostrożność podczas czytania i podpisywania wszelkich umów. Czasami zawarte są w nich informacje na temat ukrytych kosztów, o których nikt wcześniej nas nie poinformował.

Mogą pojawić się dodatkowe koszty za różne elementy wpływające na ostateczną cenę:

  • ubezpieczenie
  • opłata paliwowa i drogowa
  • dostawa pod wskazany adres
  • dostawa po wskazanych godzinach itp.

Ustal, jak wygląda kwestia ubezpieczenia paczki. Czy jest jakieś ubezpieczenie zawarte już w cenie oraz czy można je zwiększyć. Warto ubezpieczyć zarówno przesyłkę kurierską, jak i pocztową. Paczka, która wędruje z magazynu do odbiorcy narażona jest na upadek lub różnego rodzaju usterki. Gdy w wyniku transportu towar zostanie uszkodzony, będziesz miał możliwość odzyskania środków pieniężnych, które stanowią o wartości danego produktu. Ubezpieczenie przesyłki uwzględnia okres od momentu odbioru przesyłki od nadawcy do chwili przekazania przesyłki odbiorcy.

Kolejną ważną kwestią są zasady rozliczeń: kiedy będą wystawiane faktury za realizowane usługi oraz z jakim terminem płatności. Bardzo ważne jest także ustalenie, w jakim terminie zwracane są środki z pobrań (zazwyczaj jest to 3-10 dni, choć w różnych firmach rożnie jest to rozwiązane).

Firmy kurierskie często oferują swoim klientom dodatkowe usługi, które uwzględniają np. dostarczenie przesyłki na inny adres niż ten, który zawarty jest w umowie nawet w momencie, gdy paczka jest już w drodze. Warto by lista takich usług oraz ich ewentualnych cen znalazła się w umowie.

Warto, aby w umowie umieszczona została także informacja o tym, jak są rozpatrywane szkody (uszkodzony lub zniszczony towar) i jak wygląda procedura realizacji reklamacji.

W poniższej tabeli znajduje się porównanie usług firm kurierskich i usług Poczty Polskiej.

  Przesyłki kurierskie Przesyłki pocztowe
WYGODA W celu nadania paczki nie musisz ruszać się z domu. Kurier sam odbierze od Ciebie przesyłkę i dostarczy ją pod wskazany adres. Nie musisz zatem tracić cennego czasu na jej dostarczenie. Zamówienie kuriera jest szybkie, proste i wygodne. Jeżeli zdecydujesz się na wysyłkę pocztową będziesz zobowiązany osobiście udać się na pocztę i nadać paczkę w okienku po krótszym lub dłuższym oczekiwaniu w kolejce.
DOSTAWA Firma logistyczna dostarcza paczki w szybszym czasie, niż Poczta Polska. Kurier jest w stanie doręczyć klientowi przesyłkę już następnego dnia po jej nadaniu. Na poczcie tylko przesyłki priorytetowe są nadawane w trybie pilnym, zaś paczki ekonomiczne dostarczane są do 3 dni roboczych od dnia nadania.
BEZPIECZEŃSTWO Do firm kurierskich trafia mniej skarg i zażaleń na dostarczane przesyłki. Poczta Polska ma nieco więcej reklamacji, które w większości dotyczą zaginięć przesyłek. Jednak w ostatnim czasie jakość usług uległa widocznej poprawie.
DOSTARCZANIE PRZESYŁKI Zadaniem kuriera jest dostarczenie paczki pod wskazany w umowie adres, nawet w przypadku, gdy jest ona większych gabarytów. W momencie, gdy kurier nie zastanie nikogo w domu, jego obowiązkiem jest złożenie ponownej wizyty w miejscu, w którym powinien doręczyć paczkę odpowiedniej osobie. Poczta polska ma obowiązek dostarczać pod drzwi adresata przede wszystkim przesyłki rejestrowane np. paczki pocztowe, listy polecone, wartościowe przesyłki. W przypadku, gdy adresat jest nieobecny, listonosz ma obowiązek pozostawienia w skrzynce adresata zawiadomienia o próbie doręczenia przesyłki wraz z informacją, gdzie aktualnie się znajduje i wskazanym terminem jej odbioru w placówce oddawczej. Listonosz, który pozostawi awizo w skrzynce odbiorcy, nie ma obowiązku powtórnego doręczenia przesyłki adresatowi.
OPAKOWANIE W momencie, gdy nie posiadasz właściwego opakowania, aby należycie zabezpieczyć paczkę, możesz poprosić o pomoc kuriera, który bezpłatnie zapakuje Twoją przesyłkę. Firmy kurierskie dostarczają z reguły opakowania do małych przesyłek - koperty kartonowe na dokumenty oraz koperty foliowe. Na poczcie istnieje możliwość nabycia pudełka na przesyłki, jednakże jest to związane z dodatkowymi kosztami.
DODATKOWE USŁUGI Masz możliwość skorzystania z wielu dodatkowych i bezpłatnych usług, dzięki którym będziesz mógł: np. zamówić przesyłkę zwrotną, monitorować przesyłkę poprzez aplikacje mobilne, a także otrzymać potwierdzenie doręczenia przesyłki za pomocą SMS lub e-maila. Poczta polska wprowadziła również system monitorowania przesyłek. Nadawca może zostać poinformowany w formie wiadomości SMS o nadaniu przesyłki, podjętej próbie doręczenia lub pozostawieniu awizo w skrzynce.
KONTAKT Z FIRMĄ Firmy kurierskie umożliwiają zarówno kontakt telefoniczny, jak i e-mailowy. Często oferują również dostęp do live chata. Dzięki temu w każdej chwili możesz podjąć dialog z danym przedsiębiorstwem i uzyskać odpowiedzi na wszelkie, nurtujące Cię pytania. Poczta umożliwia kontakt z Biurem Obsługi Klienta, gdzie możesz np. zgłosić reklamację paczki lub zapoznać się z cennikiem przesyłek.
KOSZT PRZESYŁKI Firmy kurierskie oferują różne ceny za przesyłki i są one uzależnione od ich wagi i gabarytów. Duża konkurencja na rynku sprawia, że ceny są jednak niewiele wyższe niż usługi pocztowe. Na wielu stronach kurierskich istnieje również możliwość automatycznej wyceny przesyłki. Jeżeli zamierzasz wysłać rzeczy większe i cięższe lub drogie sprzęty np. AGD, lepiej uczynić to przy pomocy kuriera, zapłacisz więcej, ale będziesz mieć większą pewność, że paczka trafi we właściwe ręce. Pocztą opłaca się wysyłać w szczególności listy, dokumenty, a także mniejsze i lżejsze przesyłki do 10 kg, np. ubrania, drobne kosmetyki itp. Istnieje również możliwość nadania tzw. paczki mini o wadze nieprzekraczającej 2 kg, której koszt wynosi poniżej 10 zł. Warto również korzystać z usług, jakie oferuje poczta w momencie, gdy nie mamy podpisanej umowy z kurierem. W takim przypadku koszt przesyłki pocztowej może okazać się tańszy niż przesyłki kurierskiej.
REKLAMACJE Prawo do reklamacji przesyłki kurierskiej przysługuje zarówno jej nadawcy, jak i odbiorcy w momencie, gdy paczka została uszkodzona lub nie dotarła do adresata na czas. W tym celu należy skontaktować się z kurierem nie później, niż po upływie 48 godzin od doręczenia przesyłki lub zgłosić szkodę w formie pisemnej przed upływem 7 dni od przyjęcia paczki. Warto przy tym pamiętać, że każda z firm kurierskich interpretuje reklamacje w różny sposób i dokonuje dokładnej analizy powstania uszkodzeń. Firma kurierska ma obowiązek ustosunkować się do zgłoszonej reklamacji w ciągu 30 dni od daty zgłoszenia sprawy. Brak odpowiedzi na reklamację w wymaganym czasie traktowane jest jako jej uwzględnienie. W przypadku Poczty Polskiej reklamację możemy złożyć w dowolnej placówce w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnie. Operatorzy poczty są zobowiązani w ciągu 30 dni odpowiedzieć na otrzymaną reklamację. Gdy po upływie tego czasu nie otrzymamy kontaktu zwrotnego ze strony operatora, można przyjąć, że reklamacja została zaakceptowana. W sytuacji, gdy reklamacja nie zostanie uznana, możemy w ciągu 14 dni odwołać się od decyzji z prośbą o ponowne rozpatrzenie sprawy.
UBEZPIECZENIE Ubezpieczenie przesyłki kurierskiej jest uzależnione od wartości towaru. Gdy produkt jest drogi i wartościowy, cena ubezpieczenia wynosi 0,70-2 zł, natomiast jeśli jego koszt przekracza 50 000 zł, polisa wynosi 2% kwoty na jaką zostanie ubezpieczona paczka. Trzeba również pamiętać o tym, że firmy kurierskie zwracają koszty za rzeczywistą, a nie deklarowaną wartość paczki w momencie, gdy klient okaże im odpowiedni dokument potwierdzający cenę produktu. Jeżeli natomiast nie posiada on wymaganej faktury, ubezpieczenie wynosi tylko 70% należnej kwoty. Koszt ubezpieczenie przesyłki pocztowej wynosi ok 1 zł. Jeżeli paczka zostanie uszkodzona w wyniku wysyłki pocztowej koszt ubezpieczenia będzie taki sam, jak kwota zadeklarowanej wartości przedmiotu.
Specjaliści z Grupy ONET pomogą Twojej firmie zaistnieć na rynku

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości
Onet. Mój Biznes + bonus

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

eBook:
Jak założyć własną firmę? w 2017 roku

Wszystkie aktualne informacje o zakładaniu własnej firmy zebrane w jednym miejscu!

zobacz więcej ›

Publikacja dostępna w formacie PDF

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.