Jak zarządzać ryzykiem w firmie?

Zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie

Zagraniczne koncerny już w latach 90-tych zajęły się problemem zarządzania ryzykiem. Dzięki nim zostały wypracowane standardy, które mniejsze podmioty gospodarcze mogą bez przeszkód adaptować do swoich potrzeb i przede wszystkim warunków. W Polsce coraz więcej przedsiębiorstw traktuje to pojęcie jako kolejny przedmiot zarządzania, tak jak np.: finanse czy kapitał ludzki.

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, że odpowiednio dobrany system zarządzania ryzykiem w firmie może być skutecznym i rzetelnym narzędziem w zarządzaniu. Nie jest to bez znaczenia, ponieważ pomaga on w identyfikacji zagrożeń zawczasu, co za tym idzie - szybkim podejmowaniu trafnych decyzji, które zazwyczaj mają wpływ na sukces biznesu.

W zakresie zarządzaniem ryzykiem w przedsiębiorstwie należy rozróżnić dwie koncepcje, które zakładają, że ryzyko to:

• operacja, która się nie uda - mówi się wtedy, kiedy jest to zagrożenie, możliwość straty lub niezrealizowanego celu; ogólnie jest to koncepcja negatywna,
• możliwość, której wynik jest nieznany - koncepcja neutralna, gdzie ryzyko może być traktowane jako zagrożenie, ale też szansa; tutaj nie znamy wyniku - może być lepszy lub gorszy od wcześniej zakładanego planu.

Niestety nie ma możliwości na całkowitą eliminację ryzyka w przedsiębiorstwie. Jednak możemy tak prowadzić proces zarządzania ryzykiem, że potencjalne zagrożenia zostaną zminimalizowane, co skutkuje mniejszym wpływem na efekt projektu, który będzie w pełni zadowalający.

Zarządzanie ryzykiem - proces czy audyt?

Ważnym aspektem, o którym nie sposób nie wspomnieć, jest wymiar czasowy zarządzania ryzykiem. Generalnie, można podejść do tego w dwojaki sposób:

• zarządzanie ryzykiem jako usługa - audyt wykonywana okresowo, która opiera się na przeglądzie wszystkich aspektów ryzyka, a następnie wystawieniu rekomendacji. Takie rozwiązanie wydaje się pozornie tańsze dla firmy, bo eliminuje potrzebę tworzenia systemów zarządczych, jednak co z ryzykiem, które pojawi się między poszczególnymi badaniami?
• zarządzanie jako proces - to rozwiązanie jest lepszym sposobem; tu z kolei muszą powstać odpowiednie struktury identyfikujące i monitorujące ryzyko, a w razie potrzeby podejmujące szybkie działania naprawcze; żeby skutecznie prowadzić proces zarządzania, niezbędny jest ciągły i systematyczny nadzór, który zapewnia profesjonalne działanie.

Elementy procesu zarządzania ryzykiem

Cały proces jest centralnym elementem zarządzania strategicznego. Tworzona organizacja rozwiązuje problemy na każdej płaszczyźnie, dzięki czemu biznes jest w stanie przynosić trwałe korzyści. Za sprawą takiej analizy, firma nie tylko poznaje wewnętrzne i zewnętrzne zagrożenia i szanse, ale jest też w stanie szybko je wychwycić i odpowiednio zminimalizować lub wykorzystać.

Proces zarządzania ryzykiem dzieli się na cztery etapy:

• identyfikacja ryzyka
• analiza ryzyka
• planowanie reakcji na ryzyko
• monitorowanie i kontrola ryzyka

Identyfikacja ryzyka

Żeby przeanalizować i ocenić ryzyko, musisz je przede wszystkim zidentyfikować. Celem tego etapu jest wykrycie stopnia niepewności, na jaką firma jest narażona.

Na tym etapie tworzy się listę, która zawiera 20% głównych czynników, które mogą wpłynąć pozytywnie lub negatywnie na 80% założonych celów strategii rozwoju firmy. Można zastosować kilka technik identyfikacji ryzyka, które powinno być odpowiednio dopasowane do charakteru przedsiębiorstwa. Firma musi znać specyfikę rynku, na którym działa, tło społeczne i kulturowe, indywidualny charakter swojej struktury - więc pozostaje pytanie, kto najlepiej zna przedsiębiorstwo i jego działanie? Odpowiedzi nie trzeba szukać daleko - są to pracownicy wewnętrzni. Powinno się to potraktować jako cenną informację zwrotną i użyć:

• popularnych burzy mózgów
• wywiadów
• ankiet
• warsztatów
• badań wypadków
• audytów i kontroli

Pracownicy mogą mieć tendencję do skupiania się na aspektach negatywnych, jednak powinni zwrócić uwagę na szanse, które często są w zasięgu ręki. Należy wziąć również pod uwagę czynniki, na które organizacja nie ma wpływu.

Wiedza na temat ryzyka, znajduje się naturalnie wewnątrz przedsiębiorstwa, jednakże często ta wiedza jest ukryta, bo pracownicy nie posiadają świadomości ich istnienia. Dlatego też dobrym rozwiązaniem, w niektórych przypadkach, jest skorzystanie z pomocy doradców i ekspertów w dziedzinie zarządzania, jest to tzw. metoda delficka.

Ryzyka firmy:

Skutkiem identyfikacji jest stworzenie rejestru ryzyka. Jest to dokument podsumowujący, gdzie zapisujemy wszystkie informacje dotyczące odnotowanych zagrożeń. Zasadniczym punktem jest regularna aktualizacja rejestru ryzyka - przynajmniej raz w roku, jest to niezwykle pomocne przy porównywaniu obecnego stanu z poprzednim.

Opis ryzyka nie może być krótki i hasłowy, należy unikać skrótowych zdań. Trzeba precyzyjnie wskazać najbardziej prawdopodobne przyczyny wpływające na sytuację. Można również wskazać od razu bezpośrednie efekty zagrożeń. Pomocne jest również przyznawanie identyfikatora do każdego z ryzyka, może się składać z liter lub cyfr.

W tym celu warto posłużyć się prostą tabelą, która daje nam czytelny ogląd ryzyka:

Prosty przykład rejestru ryzyka. Opracowanie własne.

Proste, ale jakże ważne narzędzie w procesie identyfikacji ryzyka. Podczas wstępnej analizy ryzyka pokaże prawdopodobieństwo wystąpienia i następstwa każdego z zagrożeń. Możemy ustalić priorytety poszczególnych ryzyk, a potem poddać je bardziej szczegółowej analizie.

Analiza ryzyka

Rozróżnia się analizę ryzyka:

• jakościową - do rejestru ryzyk dodaje się wartość prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego potencjalnych konsekwencji; przystępnym narzędziem jest prosta macierz ułatwiająca ocenę możliwości i ich skutków.

  Ocena poziomu ryzyka (opracowanie własne):

  	Zagrożenie 1	-||- 2	-||- 3	Szansa 1	-||- 2	-||- 3
  Prawdopodobieństwo wystąpienia Małe (1) Średnie (2) Duże (3)	1	2	3	3	8	1
  Wpływ na przedsiębiorstwo	2	4	6	6	4	2
  (Suma) Ryzyko	3	6	9	9	6	3
  	Skutek zagrożenia			Skutek szansy

• ilościową - ten sposób służy do określenia korzyści mierzalnych wartości wielkości prawdopodobieństwa; taki pomiar pozwala ustalić w wielkościach wymiernych szansę na osiągnięcie celu.

Trzeba pamiętać, że jeden rodzaj ryzyka może wpływać na kilka różnych celów biznesu - finansowe, techniczne, kwestie prawne czy społeczne (w tym pracownicze). W analizie ryzyka należy również wziąć pod uwagę czynności kontrolne i ich skuteczność, ponieważ mogą eliminować słabości organizacyjne.

Planowanie reakcji na ryzyko

Przedostatnim, ale istotnym etapem jest planowanie reakcji na ryzyko - jest to etap analityczny. Celem jest znalezienie równowagi między kosztami redukcji ryzyka a jego skutkami. Etap polega na określeniu metody działań, które zminimalizują wpływy zagrożeń, ale także możliwie wykorzystają nadarzające się szanse.

Rozróżnia się cztery podstawowe strategie reakcji na ryzyko:

• unikanie

  Jak można się domyślić, strategia polega na modyfikacji planu przedsięwzięcia tak, żeby wyeliminować konkretne ryzyko albo starać się uchronić projekt przed skutkami zagrożenia. Jednak trzeba zweryfikować rodzaj ryzyka, ponieważ ten sposób nie pasuje do każdego z typów. Czasami ryzyka wymagają jedynie ułatwienia komunikacji czy doprecyzowania wymagań.

• przeniesienie

  Strategia reakcji nie eliminuje ryzyka, ponieważ jej celem jest przeniesienie odpowiedzialności na inny podmiot. Jest to jednak dobre rozwiązanie, które może się sprawdzić w przypadku ryzyka finansowego, np.: w branży ubezpieczeniowej.

• łagodzenie

  To rozwiązanie opiera się na zminimalizowaniu do akceptowalnego poziomu prawdopodobieństwa i konsekwencji wystąpienia ryzyka. Najważniejszym krokiem jest wcześniejsze podjęcie działań tak, żeby nie naprawiać szkód już po stracie. Strategia przydaje się, gdy nie da się w pełni przewidzieć ryzyka.

• akceptacja

  Jest to metoda, którą stosuje się, gdy nie udało się znaleźć sposobu na zmniejszenie lub eliminację ryzyka. Polega na utworzeniu swoistego "planu B", np.: w postaci rezerw finansowych czy materialnych, które mogą być wykorzystane w przyszłości w razie wystąpienia nieprzewidzianego zdarzenia.

Zgubną reakcją jest niepodejmowanie żadnych działań, aż do wystąpienia ryzyka, którym będzie musiał na bieżąco zająć się cały zespół.

Monitorowanie i kontrola ryzyka

Skoro już wiesz, że zarządzanie ryzykiem jest procesem, po całej, solidnie wykonanej analizie ryzyka nie pozostaje nic innego jak regularne monitorowanie i kontrola ryzyka. Przebieg tego etapu polega na obserwacji zarejestrowanych ryzyk, wprowadzaniu planów reakcji na ryzyko, a także poddawanie ocenie ich skuteczności, żeby sprawdzić czy przynoszą oczekiwane rezultaty. Oprócz tego, monitorowanie służy do zbadania, czy nie pojawiły się inne ryzyka dotąd nierozpoznane.

Tak więc monitoring i kontrola ryzyka uwzględnia:

• sporządzenie przeglądu, aby stwierdzić czy ryzyko się zmieniło,
• weryfikację, czy analiza ryzyka nadal jest odpowiednia,
• zagwarantowanie efektywności przyjętych mechanizmów kontrolnych.

Kluczowym punktem jest systematyczna dokumentacja w postaci raportów. Każda firma powinna prowadzić dokumentację z częstotliwością, która jest najbardziej odpowiednia dla specyfiki przedsiębiorstwa. Zaznacza się tutaj, że im wyższe ryzyko niosą działania, tym raporty powinny być sporządzane częściej.

Powyższy proces ma charakter regularny, co oznacza, że powinien trwać przez cały czas działania przedsiębiorstwa. Istnieje konieczność reagowania na zmieniające się czynniki rynkowe,

polityczne, społeczne itd., które powodują, że różne grupy ryzyka mogą się przekształcać i zmieniać wartość ryzyka.

Podsumowując, zarządzanie ryzykiem jest złożonym systemem działań, który musi być prowadzony rzetelnie i systematycznie. Przedsiębiorca, który zdaje sobie sprawę z tego, jak ważny jest proces zarządzania ryzykiem, uniknie chaosu w firmie, a tym samym nie dopuści do porażki.

Gotowe biznesplany

Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!

Cena już od: 29 zł

Zobacz listę biznesplanów  ›

lub

Zleć napisanie wniosku do  Urzędu Pracy  ›

Zobacz także artykuły podobne:

Obsługa posprzedażowa

Jak zarządzać ryzykiem w firmie?

Kupno samochodu firmowego, czyli wszystko o zakupie samochodu na firmę

Bezpieczna nazwa, czyli jak ochronić nazwę firmy?