6 kroków udanego wdrożenia systemu do urlopów
1. Rozpisanie stanu obecnego i potrzeb
Przed wprowadzeniem nowego systemu kluczowe jest zrozumienie obecnego stanu i zdefiniowanie problemów do rozwiązania oraz zmapowanie flow procesów, by można było przenieść je do systemu lub poprawić i dopiero potem wdrożyć.
Audyt obecnych procesów urlopowych
Rozpocznij od szczegółowej analizy aktualnego sposobu zarządzania urlopami. Przeprowadź wywiad z pracownikami HR, menedżerami i pracownikami, aby zrozumieć ich doświadczenia z obecnym systemem. Zbierz informacje o:
- Średnim czasie przetwarzania wniosków urlopowych
- Częstotliwości błędów w obliczaniu sald urlopów
- Ilości czasu poświęcanego przez HR na administrację urlopów
- Problemach z nadmierną absencją w określonych okresach
Ten etap czasem przeprowadza się jeszcze przed wyborem konkretnego systemu by móc poprawnie wybrać właściwe narzędzie.
Zrozumienie potrzeb organizacji jest kluczowe do tego, by właściwie wybrać system HR. Naszych klientów zachęcamy do zrobienia list „must have” i „good to have”. Jeśli np. zatrudniasz pracowników nie tylko na umowę o prace, to Twój system musi pozwalać na to, by przechowywać informacje o typie współpracy i uzależniać od niej typ wniosku czy przepływ danych – wyjaśnia Mirosław Nowoszewski, CEO tomHRM, modułowego systemu HR, który między innymi rozlicza wnioski urlopowe i delegacje pracowników.
Po wyborze warto jednak ponownie przeprowadzić audyt, tym razem już konkretnie rozpisując każdy proces urlopowy w kontekście systemu – np. ustalić, ile odrębnych ścieżek akceptacji będzie potrzebnych.
Mapowanie przepływu dokumentów
Stwórz schematy obecnego procesu od złożenia wniosku do jego realizacji. Zidentyfikuj wszystkie punkty, w których dochodzi do opóźnień, duplikacji czynności lub możliwych błędów. Rozpisz wszystkie typy wniosków jakich będziesz potrzebować, wraz z ich kodami czy kolorami, jakimi mają być oznaczone w systemie.
2. Ustalenie celów wdrożenia
Powszechne cele obejmują poprawę dokładności, redukcję obciążenia administracyjnego i zapewnienie lepszej zgodności z przepisami prawa pracy.
Cele strategiczne
Określ konkretne, mierzalne cele biznesowe:
- Redukcja czasu administracyjnego: np. zmniejszenie o 70% czasu poświęcanego przez HR na obsługę wniosków urlopowych.
- Poprawa dokładności: eliminacja błędów w obliczaniu sald urlopów i płac.
- Zwiększenie satysfakcji pracowników: skrócenie czasu oczekiwania na zatwierdzenie wniosku do maksymalnie 48 godzin.
- Lepsze planowanie zasobów: dostęp do informacji o planowanych urlopach z wyprzedzeniem 30 dni.
Cele operacyjne
- Automatyzacja obliczania naliczania urlopów według różnych zasad (staż pracy, rodzaj umowy).
- Integracja z systemem płacowym dla automatycznego rozliczania urlopów.
- Stworzenie samoobsługowego portalu dla pracowników.
- Implementacja przepływów zatwierdzania dostosowanych do struktury organizacyjnej.
3. Pilotaż
Pilotaż to kontrolowane wdrożenie w małej skali, które pozwala na identyfikację potencjalnych problemów przed pełnym wdrożeniem w organizacji.
Wybór grupy pilotażowej
Wybierz grupę pilotażową składającą się z pracowników i menedżerów, którzy wniosą cenne spostrzeżenia i opinie użytkowników. Kryteria wyboru:
- Reprezentatywność: choć metodologicznie najlepiej byłoby wybrać pracowników z różnych działów, poziomów stanowisk i form zatrudnienia to w praktyce efektywnie wdraża si e system na jednym wybranym dziale lub oddziale.
- Zaangażowanie: osoby otwarte na zmiany i skłonne do przekazywania szczegółowych opinii. To pozwoli na szybszą identyfikacje problemów.
- Wielkość grupy: 10-15% załogi - wystarczająco duża, by przetestować różne scenariusze, ale na tyle mała, by można było zarządzać procesem w wygodny sposób.
Przygotowanie scenariuszy testowych
Przykładowe scenariusze:
- Składanie różnych typów wniosków urlopowych (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy).
- Anulowanie i modyfikacja wniosków.
- Zatwierdzanie wniosków przez menedżerów.
- Przeglądanie limitów urlopów przez pracowników.
- Generowanie raportów przez HR.
Ustal kryteria oceny powodzenia scenariuszy testowych. Np.: brak błędów w obliczeniach, pozytywna ocena użyteczności itd.
4. Wdrożenie właściwe
Po zakończeniu pilotażu i wprowadzeniu niezbędnych poprawek, nadchodzi czas na wdrożenie systemu w całej organizacji.
Składa się on z:
- Przygotowania danych,
- Rozpisania harmonogramu
- Przygotowania komunikacji do zespołu
Zbierz wszystkie niezbędne dane pracowników dla nowego systemu, włączając obecne salda urlopów, uprawnienia i historię urlopów. Kluczowe elementy:
- Konfiguracja systemu: ustaw typy urlopów, przepływy zatwierdzania, struktury raportowania zgodnie z polityką firmy.
- Migracja danych: przenieś historyczne dane urlopowe, zachowując integralność informacji.
- Integracje: połącz system z istniejącymi narzędziami HR i płacowymi.
- Kopie zapasowe: zabezpiecz dane przed rozpoczęciem migracji.
5. Szkolenia
Przygotuj plan szkoleń wdrażających pracowników. Wiele systemów udostępni Ci dodatkowe materiały szkoleniowe. Nie wahaj się prosić swojego dostawcę o pomoc w tym zakresie!
Osobno musisz zaplanować szkolenia dla:
- Administratorów systemu.
- Menedżerów działów i przełożonych, którzy będą akceptować wnioski.
- Pracowników szeregowych.
Przygotuj materiały wspierające:
- Szczegółowe instrukcje krok po kroku z zrzutami ekranu.
- FAQ z najczęstszymi problemami.
- Krótkie filmy instruktażowe (2-5 minut) dla typowych operacji.
- Kontakt do super -użytkownika lub administratora w każdym dziale.
W pierwszych tygodniach użytkowania warto być gotowym na zwiększoną liczbę zapytań od zespołu.
Rozważ:
- Szybkie sesje szkoleniowe „przypominające”, dla grup, które mają problemy.
- Dokumentowanie najczęstszych problemów i tworzenie dodatkowych materiałów.
6. KPI – wskaźniki udanego wdrożenia
Przy pomiarze skuteczności wdrożenia warto wziąć pod uwagę wskaźniki operacyjne, satysfakcji użytkowników oraz korzyści biznesowych.
Wskaźniki operacyjne:
- Czas procesowania wniosku urlopowego (od złożenia do zatwierdzenia) → Czy się skrócił? O ile? Warto pamiętać, że nie zależy to jedynie od samego systemu, ale również od kultury organizacji. Przy zbyt długich czasach akceptacji warto rozważyć dodatkowe szkolenie dla managerów.
- Liczba błędów w rozliczeniach urlopowych → Czy się pojawiają? Na jakim tle? Przy poprawnym wdrożeniu nie powinno ich być wcale.
- Stopień adopcji systemu → % pracowników korzystających z systemu bezobsługowo w stosunku do tych, którzy zgłaszają problemy z systemem.
Wskaźniki satysfakcji:
- Wyniki ankiety satysfakcji użytkowników (HR, menedżerowie, pracownicy) → warto ją przeprowadzić już po jakimś okresie korzystania z systemu – np. po pół roku od wdrożenia.
- Liczba zgłoszeń problemów do HR (a od strony HR liczba zgłoszeń problemów do help desk systemu).
- Czas rozwiązywania problemów użytkowników → liczony osobno dla działu HR rozwiązującego problemy użytkowników i osobno dla działu customer support wdrożonego systemu.
Wskaźniki biznesowe:
- Oszczędności czasowe w dziale HR → szacowana lub rzeczywista liczba godzin zaoszczędzonych miesięcznie.
- Redukcja kosztów administracyjnych związanych z zarządzaniem urlopami → przeliczenie zaoszczędzonego czasu na pieniądze.
- Poprawa wskaźników employee experience związanych z procesami HR → mierzona przy okazji badań satysfakcji pracowników.
- ROI z inwestycji w system → porównanie kosztów wdrożenia z oszczędnościami.
Poprawne wdrożenie systemu do urlopów nie musi być skomplikowane, jeśli wdrażasz dobry system, który dysponuje doświadczeniem oraz profesjonalnym zespołem Customer Support. Wybierz dobrze!
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
