Co muszą zawierać procedury AML?
Procedury AML w firmie - co musisz wiedzieć na początek
AML, czyli ang. Anti Money-Laudering, to procedury, które mają na celu tworzenie prewencyjnej ochrony wobec zjawiska prania pieniędzy. A trzeba wiedzieć, że jest to zjawisko niebezpieczne w skali globalnej i mikro. Szacuje się, że aż 5% PKB światowego jest wytworzone w wyniku czynów przestępczych. Istota zwalczania procederu prania pieniędzy pochodzących z przestępstwa polega na tym, że pieniądze „wyprane” zazwyczaj są wykorzystywane do rozwoju działalności kryminalnej, stąd ogólnoświatowa walka z tym zjawiskiem.
W Polsce przepisy regulujące omawianą tematykę zawarte są w ustawie z 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i zwalczaniu terroryzmu. W niej znajdują się zatem informacje na temat podmiotów obowiązanych (kto musi przestrzegać ustawy), definicje i obowiązki.
Kto musi wdrożyć AML w organizacji?
Poniższa lista prezentuje tylko przykładowe podmioty obowiązane, takie jak:
- wszystkie biura rachunkowe (nawet te najmniejsze, obsługujące wyłącznie księgi przychodu i rozchodu),
- adwokaci i radcowie prawni,
- notariusze,
- doradcy podatkowi,
- biura rachunkowe
- pośrednicy kredytowo-pożyczkowi,
- pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
- właściciele komisów oraz salonów samochodowych,
- pośrednicy ubezpieczeniowi - a jest ich wielu!
Pełny katalog znajdziecie w ustawie.
Jak wdrożyć AML w firmie?
Przede wszystkim należy pamiętać, że podstawowym obowiązkiem jest szkolenie zewnętrze osoby odpowiedzialnej za wdrożenie całej procedury w organizacji. Taką osobę nazywa się MLRO - czyli Money Laundering Reporting Officer - Koordynator. Do jej zadań należy:
- uzyskanie uprawnień przez odbycie odpowiedniego szkolenia,
- przygotowanie dokumentacji,
- przeszkolenie personelu,
- oraz czuwanie nad przestrzeganiem całej procedury.
Poniżej rozkładamy na czynniki pierwsze punkt drugi - przygotowanie dokumentacji.
Dokumentacja AML - co muszą wiedzieć przedsiębiorcy
Podstawowa dokumentacja AML obejmuje dokument główny oraz dwa podstawowe załączniki. Ważnym jednak jest, żeby cała procedura była w organizacji rzeczywiście stosowana, a nie odłożona ad acta, jak ma to miejsce bardzo często w przypadku chociażby procedur RODO.
Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu to podstawowy dokument, który stanowi trzon polityki AML w każdej organizacji. Składa się on z 11 punktów regulujących podstawowe zagadnienia.
- Wprowadzenie - zawiera identyfikację podmiotu obowiązanego wraz z podaniem podstawy prawnej wdrożenia Procedury AML, jak:
- ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. poz. 723 ze zm.);
- ustawa z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1600 ze zm.);
- dyrektywa PE i Rady (UE) 2015/849 z 20.06.2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.Urz. UE L 141, s. 73).
- Definicje - to katalog słów kluczowych istotnych ze względu na późniejszą interpretację Procedury. Najlepszym rozwiązaniem jest zaczerpnięcie tego fragmentu dokumentu wprost z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
- Organizacja i osoby odpowiedzialne - ten punkt normuje zasady odpowiedzialności i relacje pomiędzy zarządem organizacji a Koordynatorem AML.
- Obowiązki instytucji obowiązanej - to kluczowy fragment całej procedury, składa się on bowiem z kilku elementów:
- ogólnej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
- ogólnej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanej z klientami i transakcjami okazjonalnymi - łącznie te dwa punkty stanowią MAPĘ RYZYK, która obejmuje między innymi takie zdarzenia jak:
- nieuzasadniona niechęć przy przedstawianiu wymaganych informacji lub dokumentów przez Klienta;
- nietypowe zachowanie Klienta;
- nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach;
- zlecenie przeprowadzenia transakcji znacząco odbiegającej od profilu transakcyjnego Klienta;
- przedmiot prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej, który obejmuje przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych;
- nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa Klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
- nawiązywanie albo utrzymywanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzanie transakcji okazjonalnej bez fizycznej obecności Klienta - w przypadku gdy związane z tym wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie zostało ograniczone w inny sposób;
- zlecanie przez nieznane lub niepowiązane z klientem podmioty trzecie transakcji, których beneficjentem jest Klient;
- inne okoliczności wskazujące, że działanie Klienta może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu;
- status PEP klienta.
- środki bezpieczeństwa finansowego - muszą być adekwatne do sporządzonej wcześniej mapy ryzyk. Mogą one obejmować na przykład:
- ocenę stosunków gospodarczych i stosownie do sytuacji uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych Klienta, w tym:
- analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o Kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym Klientem,
- badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji Klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
- zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
- Identyfikacja i weryfikacja klienta oraz ocena stosunków gospodarczych.
- Bieżący monitoring stosunków gospodarczych - to punkty, które stanowią rozwinięcie opisanych powyżej środków bezpieczeństwa.
- Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP) - w tym miejscu należy opisać sposoby nawiązywania kontaktów gospodarczych i obsługi osób znajdujących się w kategorii PEP.
- Typowanie transakcji - w tym miejscu należy zdefiniować transakcje ze względu na ich rodzaj, na przykład prezenty, transakcje nadzwyczajne, transakcje nietypowe.
- Raportowanie do GIIF transakcji ponadprogowych - zdefiniować w tym miejscu należy procedurę raportów. Jest to niezwykle ważny punkt procedury.
- Wstrzymanie wykonania transakcji, blokada rachunków, zawiadamianie właściwych organów - to element Procedury, którym należy opisać działania podejmowane na wypadek podejrzenia, że doszło lub mogło dojść do procederu prania pieniędzy.
- Szczególne środki ograniczające - rozwinięcie powyższego punktu.
- Szkolenie pracowników spółki.
- Zasady przechowywania dokumentacji i ochrony informacji.
- Anonimowe zgłaszanie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - ten punkt procedury znajduje rozwinięcie w osobnym dokumencie odnoszącym się do roli i sposobów ochrony sygnalistów.
- Identyfikacja i weryfikacja klienta,
- Identyfikacja i weryfikacja klienta rzeczywistego,
- Identyfikacja PEP,
- Ocena ryzyka stosunków gospodarczych oraz transakcji okazjonalnych.
- Formularz identyfikacji Klienta,
- Formularz identyfikacji beneficjenta rzeczywistego dla Klienta,
- Oświadczenie dotyczące statusu PEP,
- Formularz oceny ryzyka.
Procedura identyfikacji tożsamości klienta
Procedura identyfikacji tożsamości klienta (KYC, ang. Know Your Customer), to osobny dokument, który jest uzupełnieniem dla Procedury AML. Należy w nim opisać proces identyfikacji z perspektywy faktycznych czynności o charakterze prawno-technicznym. Składa się on z takich punktów, jak:
Ostatni punkt jest niezwykle ważny, ponieważ składa się także z Matrycy punktacji - narzędzia służącego ocenie wraz z zasadami oceny.
Do Procedury Identyfikacji należy dołączyć załączniki, wzory formularzy i oświadczeń:
Sygnaliści w procedurze AML
Ochrona sygnalistów jest problemem nie tylko z perspektywy polskiego prawa, ale także organizacje międzynarodowe tworzące standardy w obszarze AML kładą szczególny nacisk na ochronę takich osób.
Procedura anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz podmiotu obowiązanego, rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu wprowadzana jest na podstawie artykułu 53 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wprowadza ją osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu obowiązanego. Należy pamiętać, że każdy pracownik musi podpisem potwierdzić zapoznanie się z tą procedurą.
Podsumowując wdrożenie procedur AML jest zadaniem niełatwym, lecz koniecznym dla zadbania o bezpieczeństwo własnej organizacji. Należy także pamiętać o karach jakie może nakładać w trybie administracyjnym GIIF na podmioty, które nie wywiążą się z obowiązku wdrożenia i przestrzegania omawianych procedur.
Jak możesz wdrożyć procedury u siebie w firmie?
Aby to zrobić najłatwiej zajżyj na bezpłatne szkolenie które znajdziesz pod adresem, podczas dowiesz się jak wdrożyć procedury w swojej firmie.
https://edumeo.pl/amlwebinar/
Bezpłatne spotkanie prowadzi Tomasz Gzela - prawnik, specjalista AML, praktyk skarbowości, były inspektor skarbowy
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
