Ewidencja czasu pracy zdalnej a koronawirus – regulacje, rozwiązania, porady

Ostatnia aktualizacja: 2020-07-02 | Średni czas czytania: 02:33

Artykuł reklamowy

Obecna sytuacja zmusiła wielu pracodawców do znalezienia praktycznych i skutecznych rozwiązań związanych z zarządzaniem organizacją pracy swoich pracowników. Wiele przedsiębiorstw, o ile było to możliwe, zdecydowało się zlecić swoim pracownikom pracę zdalną. Takie rozwiązanie ma na celu zminimalizowanie zagrożenia zachorowania na COVID-19. Jakie wymagania do spełnienia stawia to właścicielom firm?

Ewidencja czasu pracy zdalnej a koronawirus – regulacje, rozwiązania, porady

Praca zdalna, czyli jaka

W związku z zaistniałą sytuacją, jaka panuje w kraju, pojawiły się nowe możliwości realizacji zadań związanych ze stosunkiem pracy w danej firmie. Wraz z wejściem w życie ustawy z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU poz. 374 ze zm.) w wielu przypadkach możliwa stała się praca w trybie tzw. ""home office"", czyli pracy zdalnej. Ten tryb wykonywania obowiązków określonych w umowie o pracę definiuje się jako pracę poza miejscem jej stałego wykonywania przez oznaczony czas na polecenie pracodawcy. Jak wynika z definicji, zmienia się wyłącznie miejsce wykonywania pracy, a nie jej rodzaj czy godziny pracy. Przeniesienie pracownika na tryb pracy zdalnej nie wymaga wprowadzenia żadnej szczególnej formy, nowych zarządzeń czy regulaminów. Można to zrobić zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej.

Ewidencjonowanie pracy zdalnej

Zmiana trybu pracy nie wpływa na zmianę godzin, w jakich pracownik ma wykonywać swoje obowiązki określone w umowie o pracę. Pracownik nie może sam decydować o tym, w jakim przedziale czasowym będzie pracować. Ponadto nie zmienia się także sposób ewidencjonowania pracy w trybie "home office". Nadal należy rejestrować liczbę przepracowanych godzin, godzinę rozpoczęcia i godzinę zakończenia pracy poszczególnych pracowników w określonych dniach. Dodatkowo należy pamiętać, że pracodawca nie może zmieniać godzin pracy wynikających z grafiku. Wyjątkiem są pracownicy, których grafik nie obowiązuje, a więc ci, którzy są zatrudnieni w zadaniowym systemie czasu pracy.

Koronawirus szansą na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań - rejestracja czasu pracy zdalnej

Pandemia nie wpłynęła na sposób ewidencjonowania czasu pracy poszczególnych pracowników, jednak znacząco skomplikowała sam proces rejestrowania przepracowanych godzin. Dotychczas w wielu przedsiębiorstwach nadal stosowało się tradycyjne listy, które pracownicy podpisywali po przyjściu do siedziby firmy. W sytuacji, w której pracownicy pracują zdalnie z domu, nakłada to na nich dodatkowe obowiązki, chociażby wysyłania list obecności, a na dział księgowy konieczność zbierania i kontrolowania, czy wszystkie listy trafiły w ich ręce. Nie da się ukryć, że stare rozwiązania w nowej sytuacji mogą znacząco opóźnić wykonywanie podstawowych obowiązków księgowych.

Wyjściem naprzeciw potrzebom w zaistniałej sytuacji może być rejestracja czasu pracy zdalnej w formie nowoczesnego systemu planowania, rejestracji i rozliczania przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników na home office. System ten pozwala w sposób automatyczny kontrolować czas rozpoczęcia pracy, jego zakończenia i łączną ilość przepracowanych godzin. Dla każdej ze stron to szereg zalet, które przechylają szalę na korzyść nowoczesnych rozwiązań. Pracownik w prosty sposób podaje, w jakich godzinach pracował, nie musi przesyłać podpisanych list obecności. Dział kadrowy automatycznie jest informowany o wypracowanych godzinach każdego z pracowników i może znacznie szybciej wykonywać swoje obowiązki bez żmudnego przepisywania danych z tradycyjnych, papierowych list obecności. Pracodawca ma pewność, że ewidencja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy.

System UNIS RCP proponowany przez firmę AutoID dla każdej ze stron, czy to dla pracowników, czy to dla działu kadrowego, jest intuicyjny. Jego wdrożenie i szkolenie z obsługi jest możliwe bez wychodzenia z domu, w formie zdalnej.

Rozwiązanie nie tylko na czas pandemii

UNIS RCP to system, który sprawdzi się nie tylko w dobie trwania koronawirusa. To cały szereg korzyści dla firmy także w normalnych warunkach. Mechanizm pozwala na monitorowanie i rozliczanie wszystkich skomplikowanych systemów organizacji pracy, a więc pracy zmianowej, weekendowej, delegacji, nadgodzin czy równoważnego systemu czasu pracy. Ponadto daje możliwość automatycznego generowania raportów czy tworzenia wygodnych grafików i harmonogramów pracy. To przede wszystkim eliminacja papierowych list obecności, a także wygodna możliwość składania wniosków urlopowych. System UNIS RCP można zintegrować z dowolnym programem kadrowym (m.in. SAP, InfoMedica, Impuls, Simple, TETA, Macrologic, CDN Optima, R2Płatnik czy Polski System Kadrowo-Płacowy). Obsługuje się go za pomocą przeglądarki systemowej, a więc jest dostępny z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Aplikacja dostępna jest w polskiej i angielskiej wersji językowej.

Wprowadź to rozwiązanie do swojej firmy już teraz, w trakcie pandemii rejestruj czas pracy zdalnej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a kiedy wszystko wróci do normy, nadal będziesz mógł czerpać korzyści z nowoczesnego, wygodnego i zautomatyzowanego systemu.