Jak działa e-faktura? Biznesowe udogodnienie

Ostatnia aktualizacja: 2023-10-02 | Średni czas czytania: 02:25

Artykuł reklamowy

W świecie, który coraz większy nacisk kładzie na sferę cyfrową i w coraz większym stopniu przenosi się do internetu, prowadzenie biznesu również musi uwzględniać ten wirtualny aspekt. Najprostszym sposobem wyrażenia takiej tendencji staje się e-faktura, czyli elektroniczna forma faktury, stanowiąca odpowiedź na wymagania i potrzeby przedsiębiorców, klientów i dostawców. Poznaj więcej szczegółów na temat e-faktury, korzyści, z jakimi wiąże się wystawianie faktur w elektronicznej formie, zasad działania takiego dokumentu.

Jak działa e-faktura? Biznesowe udogodnienie

1. Czym jest e-faktura? Główne zalety wystawiania faktur elektronicznych

2. Jak działa wystawianie faktur elektronicznych?

3. Co musisz wiedzieć na temat faktur ustrukturyzowanych?

4. Jak korzystać z KSeF?

Wdrożona w procedury przedsiębiorstwa e-faktura jest w stanie uprościć wiele procedur, jeśli zaś firma korzysta z faktur wystawionych przez intuicyjny program do faktur, całość nie zajmie zbyt wiele czasu.

Czym jest e-faktura? Główne zalety wystawiania faktur elektronicznych

E-faktura jest po prostu elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnej faktury papierowej. Dokument wystawia się i przechowuje w formie elektronicznej, który jest transmitowany między firmami za pomocą różnych technologii internetowych. Wystawianie i otrzymywanie faktur elektronicznych odbywa się w sposób automatyczny. W przeciwieństwie do faktur papierowych, proces generowania, wysyłania i odbierania e-faktur jest w pełni zintegrowany z systemami informatycznymi firm.

Główne zalety, jakie mają elektroniczne faktury, to:

szybkość i Skuteczność - e-faktury są dostarczane w czasie rzeczywistym, eliminując czas potrzebny na dostarczenie tradycyjnej faktury pocztą,
oszczędności - związane przede wszystkim z redukcją kosztów drukowania, opakowania i wysyłki faktur papierowych,
eliminacja pomyłek - faktury elektroniczne eliminują ryzyko ludzkich błędów, co prowadzi do większej precyzji i dokładności danych,
wpisanie się w nurt eko - eliminacja papieru przyczynia się do ochrony środowiska, zmniejszając emisję dwutlenku węgla.
łatwiejsze płatności - e-faktury, dzięki integracji z systemami płatności online, ułatwiają dokonywanie płatności dotyczących poszczególnych faktur.

Korzyści te obejmują także faktury korygujące.

Jak działa wystawianie faktur elektronicznych?

Proces fakturowania z wykorzystaniem stworzonego w tym celu oprogramowania jest bardzo intuicyjny. Po wejściu w odpowiednią opcję wystarczy wprowadzić potrzebne dane, a więc:

datę wystawienia faktury,
numer faktury, dzięki któremu można ją jednoznacznie zidentyfikować,
dane podatnika i nabywcy towarów lub usług,
numer NIP,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli jest inna niż data wystawienia faktury,
nazwę i rodzaj towaru lub usług, a także ich liczbę lub miarę,
cenę jednostkową towaru lub usług netto,
kwoty rabatów, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
wartość sprzedaży netto,
stawkę podatku,
sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sprzedaży netto,
kwotę należności ogółem.

Dzięki programowi do wystawiania faktur na podstawie podanych danych dokument generuje się w zasadzie automatycznie.

Co musisz wiedzieć na temat faktur ustrukturyzowanych?

Bardzo ważną informacją dla wszystkich przedsiębiorców jest fakt, że od 2024 roku obowiązkowe będzie korzystanie z KSeF. Co to jest KSeF? Krajowy System e-Faktur - bo o nim właśnie mowa - umożliwia wystawianie drogą elektroniczną faktur, w tym faktur ustrukturyzowanych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? To po prostu faktura elektroniczna, która ma ściśle ustalony format XML, zamiast dość popularnego formatu PDF. Jest ona wystawiana i otrzymywana poprzez program komputerowy zintegrowany z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Po zakończeniu sprzedaży podatnik łączy się z systemem, rejestrując dokument i nadając jej numer. Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF) możliwe jest logowanie do niej, pobranie i korzystanie.

Na chwilę obecną można korzystać z faktur ustrukturyzowanych jako jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. W 2024 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT.

Jak korzystać z KSeF?

Dla kogo KSeF jest przeznaczony? W pierwszej kolejności ten obowiązek będzie spoczywał na podatnikach VAT mających swoją siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terenie Polski. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT będą musieli korzystać KSeF nieco później, bo od 1 stycznia 2025 r.

Po udanej autoryzacji i uwierzytelnieniu, użytkownik ma możliwość zalogowania się do systemu KSeF. Po zalogowaniu, każda osoba ma dostęp do funkcji systemu zgodnie z jej przyznanymi uprawnieniami. Oznacza to, że użytkownik może przeglądać, tworzyć oraz odbierać faktury ustrukturyzowane w zależności od swoich pełnomocnictw.