Jak przebiega elektroniczny obieg dokumentów i jakie korzyści przynosi?
Elektroniczny obieg dokumentów, w skrócie EOD, pozwala zniwelować liczbę dokumentów w wersji papierowej. Ponadto znacząco skraca się komunikacja wewnętrzna, ale czy to jedyne zalety takiego rozwiązania? Kto najczęściej z tego korzysta?
Nowoczesna alternatywa dla tradycyjnego obiegu dokumentów
Wymiana dokumentacji w ramach elektronicznego obiegu dokumentów może dotyczyć zarówno wewnętrznej komunikacji, jak i wymiany plików z kontrahentami albo pracownikami. W ten sposób wymienia się faktury, zamówienia, wnioski urlopowe, czy dokumenty niezbędne do rozliczania delegacji. Podobnie jak w tradycyjnym obiegu dokumentów można tutaj dokumenty edytować, czy generować zadania. Autor dokumentów może przeglądać terminy i udostępniać pliki innym podmiotom. Aby jednak taki system w firmie wdrożyć, trzeba dobrze poznać organizację i przeanalizować jej potrzeby. Najlepiej powierzyć to specjalistom. Takie wdrożenie nie nastąpi z dnia na dzień, a jest procesem, który musi być przemyślany i który wymaga czasu.
Największe korzyści elektronicznego obiegu dokumentów
To, że na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów decyduje się wiele przedsiębiorstw, jest najlepszym dowodem na to, że rozwiązanie to sprawdza się doskonale. Jakie są tego największe zalety? Z pewnością znacząco zmniejszą się koszty związane z codziennymi działaniami administracyjnymi. Proces wymiany informacji między stronami jest prostszy, wygodniejszy i znacznie szybszy. Do tego dochodzi oszczędność pieniędzy, jakie trzeba byłoby wydać na papier, segregatory, regały. Idąc dalej tym tropem, żaden z dokumentów się nie zniszczy i nie zgubi. Wszystko zawsze jest na swoim miejscu. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa, co jest szczególnie istotne, kiedy w grę wchodzą dane poufne. Poza tym mniejsze zużycie papieru to większa troska o ekologię. Jak widać, korzyści jest sporo. Pozostaje wybrać odpowiednie oprogramowanie.
Elektroniczny obieg dokumentów – kto z niego korzysta?
Ta technologia może sprawdzić się w wielu miejscach, ale nie zawsze przedsiębiorcy decydują się już na początku działalności. Często decyzję podejmują na skutek pewnych czynników, bodźców, negatywnych doświadczeń z tradycyjnym obiegiem dokumentacji. Przykładowo czas reakcji kontrahentów jest zbyt długi, brak płynnego przepływu dokumentacji między działami odbija się na jakości pracy i utrudnia utrzymanie terminów bądź archiwizacja staje się zbyt kosztowna. Z EOD korzystają m.in. zakłady opieki zdrowotnej, biura rachunkowe, administracja publiczna, spółki. Jednak ponieważ przejrzysty przepływ informacji jest ważny w każdej organizacji, elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się też w małych i średnich firmach.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
