Jak rozliczyć podróż służbową w firmie?
Co to jest podróż służbowa i kogo można do niej delegować?
Podróż służbowa to związany z charakterem wykonywanej pracy wyjazd do miejscowości innej niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub zakład pracy. Będzie to na przykład wyjazd do innego miasta na konferencję tematycznie związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą. Związek podróży z czynnościami wykonywanymi w firmie jest podstawowym warunkiem do tego, aby mogła być ona rozliczona.
Zgodnie z Kodeksem pracy, podróż służbowa jest wykonywana przez pracownika na polecenie pracodawcy w miejscu innym niż to, w którym znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Tak więc pojęcie podróży służbowej ma znaczenie normatywne.
W podróż służbową możesz delegować każdą osobę zatrudnioną w Twojej firmie na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o dzieło. Możesz również delegować członka stowarzyszenia i wolontariusza. Zasady zatrudnienia mają wpływ na formalności, które trzeba spełnić:
- w przypadku osób zatrudnionych na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, w umowie należy zawrzeć zapisy o ponoszeniu kosztów podróży przez zatrudniającego;
- osoby zatrudnione na zasadzie umowy współpracy powinny zawrzeć z pracodawcą dodatkową umowę, która przewiduje rozliczenie tego typu wydatków;
- w przypadku wolontariusza i członka stowarzyszenia dla celów rozliczania podróży służbowych warto zawrzeć z taką osobą umowę wolontariacką, która umożliwi rozliczanie na zasadach dotyczących pracowników.
Jak ustalić zasady zwrotu kosztów podróży służbowej?
Każda firma ma prawo ustalać swoje zasady zwrotu kosztów podróży służbowej pracownikom. Większość przedsiębiorstw stosuje jednak wytyczne przewidziane dla sfery państwowej i samorządowej. Robią to na podstawie poniższych zapisów:
- Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju;
- Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Jeśli zdecydujesz się na ustalenie innych zasad, musisz je określić w:
- polityce rachunkowości,
- regulaminie wynagradzania,
- umowie o pracę,
- innych dokumentach wewnętrznych przedsiębiorstwa.
Musisz pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze, diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej we wskazanych powyżej rozporządzeniach. Po drugie, jeśli ustalona zostanie wyższa kwota zwrotu kosztów podroży niż określona w przepisach to nadwyżka powinna być objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkami na ubezpieczenie społeczne.
Dokumentacja potrzebna do rozliczenia podróży służbowej
Dokumentem koniecznym do rozliczenia podróży służbowej jest „organizacja - delegowany”. Załącznik do tego dokumentu stanowią dowody, które potwierdzają wysokość poszczególnych kosztów. Przykładowo mogą to być bilety, faktury czy rachunki. W kosztach należy ująć kwotę brutto. W niektórych przypadkach daje Ci to możliwość odliczenia podatku VAT - na przykład przy usługach hotelowych.
Bilety za przejazdy
Bilety mają dokumentować rzeczywiście odbytą podróż. Zgodnie z przepisami, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży środkiem lokomocji ustalony z pracodawcą. Rozporządzenia nie przewidują jednak limitów budżetu na transport. Warto wspomnieć, że za zakupione bilety nie trzeba przedstawiać rachunku lub faktury. Sam bilet określa odbycie przejazdu.
Podróż samochodem służbowym
Podróż samochodem służbowym rozlicza się na podstawie faktur za paliwo. Natomiast całość kosztów utrzymania auta jest ujmowana w ewidencji przejazdów samochodu.
Obliczenie kosztów podróży nie jest trudne. Wystarczy pomnożyć ilość przejechanych kilometrów przez przewidziane w tym celu maksymalne stawki za użytkowanie samochodu. Obecnie wynoszą one:
- dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł/km,
- dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł/km,
- dla motocyklu - 0,2302 zł/km,
- dla motoroweru - 0,1382 zł/km.
Obliczanie kosztów podróży na podstawie odczytów licznika wynikają z rozporządzeń dotyczących kosztów podróży służbowych. Jako pracodawca możesz przyjąć inne sposoby rozliczenia. Możesz to zrobić na przykład na podstawie kosztów paliwa, ceny przejazdu komunikacją publiczną albo przyjąć inną stawkę za kilometr.
Podróż prywatnym samochodem
Podróż służbową można odbyć również samochodem prywatnym. Rozliczenie takiej podróży odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Kwota zwrotu kosztów jest wyliczana na podstawie tzw. kilometrówki lub innych zasad przyjętych u pracodawcy.
Noclegi
Koszty noclegów zwracane są na podstawie faktur z hoteli (w uzasadnionych przypadkach rachunku) albo za pomocą ryczałtu. Jego kwotę określają w rozporządzenia lub regulamin ustalony przez pracodawcę. Za nocleg w kraju zwracana jest kwota 34,50 zł czyli 150% diety dziennej. W przypadku noclegów zagranicznych, limity zależą od kraju, do którego odbyła się podróż.
Posiłki
Za posiłki w czasie podróży nie bierzemy faktur, chyba że zapraszamy na nie kontrahenta. Zasadniczo wydatki na ten cel ma pokrywać z góry ustalona dieta:
- gdy podróż trwa mniej niż 8 godzin - diety nie rozliczasz,
- gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin - możesz rozliczyć 50% diety,
- gdy podróż trwa powyżej 12 godzin - dieta należy się w całości.
Dieta wynosi 30 zł dziennie podczas podróży krajowej. W trakcie podróży zagranicznych, wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż.
Co można zaliczyć do kosztów podróży służbowej?
Do kosztów podróży służbowej można zaliczyć przede wszystkim:
- koszty przejazdów,
- koszty noclegów,
- koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- diety (wyżywienia w czasie podróży),
- inne wydatki, które zostały udokumentowane i były określone przez pracodawcę - na przykład opłaty za wstęp na konferencję.
Warto zwrócić uwagę na to, że to na pracowniku spoczywa obowiązek zbierania wszystkich biletów i rachunków. Jest on też zobowiązany do wypełnienia stosownego druku do rozliczenia podróży służbowej. Jako pracodawca, musisz przygotować ten druk samodzielnie. Powinny znajdować się w nim następujące informacje:
- kto odbywa podróż i jakie zajmuje stanowisko w firmie,
- data podróży z uwzględnieniem godziny wyjazdu i przyjazdu,
- cel podróży,
- miejsce docelowe,
- świadczenia, które były zapewnione, np. obiad, nocleg w przypadku szkoleń czy konferencji,
- wysokość wypłaconej zaliczki,
- podpis osoby delegowanej i osoby delegującej.
Termin na rozliczenie delegacji
Termin rozliczenia delegacji wynosi 14 dni od dnia jej zakończenia. Jest to zasada wskazana w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jako przedsiębiorca masz prawo ustalić w swojej firmie inny termin na rozliczenie kosztów. Musisz jednak pamiętać, że ustalony przez Ciebie termin nie może być mniej korzystny dla pracownika, niż w rozporządzeniu.
Jak zaksięgować podróże służbowe?
Rozliczenia możesz dokonać za pośrednictwem druku rozliczenia delegacji, który jest podsumowaniem poniesionych wydatków.
Koszty podróży służbowej są kosztami uzyskania przychodów. W Księdze przychodów i rozchodów ujmowane są w następujący sposób:
- diety - zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodu wewnętrznego;
- koszty przejazdów rozliczane są na podstawie faktur i rachunków,
- noclegi rozlicza się ryczałtem lub na podstawie faktur i rachunków w kwocie brutto.
Podróż służbową możesz rozliczyć samodzielnie albo zlecić to księgowej lub do biura rachunkowego. Rozwiązaniem coraz częściej stosowanym przez przedsiębiorców jest zlecanie prowadzenia księgowości internetowym biurom rachunkowym. Prowadzą one księgi przychodów i rozchodów, samodzielnie księgują ponoszone przez Ciebie wydatki i uzyskiwane dochody. Dodatkowo proponuje ono współpracę z indywidualnym księgowym, który doradzi Twojej firmie w sprawach finansowych. Warto również wspomnieć, że współpraca z biurem rachunkowym za pośrednictwem Internetu jest często korzystniejsza pod względem ceny. To sprawia, że przedsiębiorcy często decydują się na nowoczesne rozwiązania dostępne w sieci.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
