Jak sfinansować sprzęt komputerowy do firmy?

Ostatnia aktualizacja: 2022-12-22 | Średni czas czytania: 02:42

Artykuł reklamowy

Trudno dziś sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez komputera. Jak wynika z danych GUS, w 2019 roku komputery w swojej firmie wykorzystywało aż 96% polskich przedsiębiorców. Często jest to pierwsza inwestycja po założeniu biznesu.

Jak sfinansować sprzęt komputerowy do firmy?

Dowiedz się, jaką funkcję pełnią komputery w firmie, w jakich przykładowych branżach są niezbędne i jakie procesy usprawniają. Sprawdź, w jaki sprzęt IT warto wyposażyć swoją firmę i jakie są sposoby jego finansowania.

Znaczenie komputerów w biznesie

Komputery usprawniają w firmie wiele procesów biznesowych. Można wykorzystać je m.in. do:

przygotowywania ofert handlowych,
zarządzania produkcją i magazynem,
marketingu,
rekrutacji,
księgowości,
zarządzania kadrami,
usprawnienia komunikacji i przepływu dokumentów w firmie,
analizy sprzedaży,
przeprowadzania operacji finansowych,
nawiązywania kontaktu z klientami i kontrahentami,
gromadzenia, przetwarzania oraz zabezpieczania danych,
przygotowywania prezentacji i raportów,
tworzenia oraz edycji dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych czy baz danych.

Aby efektywnie korzystać z najnowszych rozwiązań technologicznych, konieczna jest systematyczna wymiana komputerów, najlepiej minimum co kilka lat. Nie można również zapominać o aktualizacji oprogramowania.

Sprzęt IT jest niezbędny w większości branż, w tym:

e-commerce,
finansowej,
ubezpieczeniowej,
edukacyjnej,
farmaceutycznej i medycznej,
księgowej,
architektonicznej,
logistycznej i transportowej,
produkcyjnej,
dziennikarskiej.

W jaki sprzęt IT powinna być wyposażona firma?

Komputer stacjonarny lub mobilny (laptop) to nie jedyny sprzęt IT, jaki może przydać się w firmie. W wielu branżach niezbędne są także różnego typu urządzenia peryferyjne, m.in. drukarka, skaner, kopiarka (lub urządzenie wielofunkcyjne), projektor, kasa fiskalna czy sprzęt sieciowy. Konieczne może okazać się również zainwestowanie w płatne oprogramowanie, które zwykle obsługuje znacznie więcej zaawansowanych funkcji w porównaniu do bezpłatnych programów.

Jak sfinansować sprzęt IT do swojej firmy?

Komputer, peryferyjny sprzęt IT i oprogramowanie można sfinansować gotówką lub korzystając z zewnętrznych źródeł. Zaliczają się do nich: leasing, kredyt, pożyczka leasingowa, dotacja czy finansowanie społecznościowe.

Gotówka

Zakup komputera z własnych środków pozwala od razu stać się jego właścicielem, bez skomplikowanych i czasochłonnych formalności. Wystarczy złożyć zamówienie, opłacić je, a następnie odebrać sprzęt od sprzedawcy. Koszty finansowania nie zostaną powiększone o żadne odsetki, opłaty manipulacyjne ani prowizje. Będzie można korzystać z komputera w dowolny sposób, unowocześniać go czy wymieniać podzespoły.

Rozwiązanie to ma jednak sporo istotnych dla przedsiębiorcy wad. Wiąże się z koniecznością zamrażania kapitału, który mógłby zostać przeznaczony na inne potrzebne inwestycje. Trzeba się także liczyć z szybką utratą wartości sprzętu i ryzykiem dodatkowych kosztów związanych z jego naprawą.

Kredyt

Jednym ze sposobów, żeby uniknąć zamrażania kapitału, jest skorzystanie z kredytu. Przedsiębiorca staje się właścicielem sprzętu i może z niego korzystać w dowolny sposób. Musi się jednak liczyć z koniecznością opłacania rat. Składają się one nie tylko z części kapitałowej, lecz także odsetek, opłat manipulacyjnych i prowizji. W związku z tym łączne koszty będą znacznie wyższe niż w przypadku zakupu z własnych środków.

Główną wadą finansowania kredytem są czasochłonne i trudne do spełnienia formalności. Kredytobiorca musi wykazać się pozytywną historią kredytową, dlatego jest to finansowanie przeznaczone głównie dla firm z długim stażem. Banki zwykle wymagają wpłaty wysokiego wkładu własnego oraz dodatkowego zabezpieczania umowy, np. w formie poręczenia czy blokady środków na lokacie. Kredyt obniża zdolność kredytową przedsiębiorcy, co utrudnia mu sfinansowanie tym sposobem innych inwestycji.

Leasing

Wielu wad kredytu pozwala uniknąć leasing komputerów. Za jego pomocą można sfinansować zarówno sprzęt IT, jak i oprogramowanie. Do momentu uregulowania ostatniej raty przedmiot umowy pozostaje własnością firmy leasingowej. Następnie istnieje możliwość przejęcia sprzętu na własność – pozwala na to prawo do korzystnego wykupu. Przedsiębiorca może również po zakończeniu umowy zwrócić komputer i wymienić go na nowy.

Do zalet leasingu można zaliczyć jego łatwą dostępność, również dla firm z niedługim stażem. Uproszczona procedura weryfikacyjna pozwala otrzymać sprzęt IT w dniu złożenia wniosku – bez czasochłonnych i skomplikowanych formalności. Firmy leasingowe finansują sprzęt o różnej wartości – zwykle od 1 tys. zł do nawet 500 tys. zł. Możliwe jest uzyskanie finansowania do 100% wartości sprzętu lub przy niedużej wpłacie własnej.

Umowa leasingu komputerów jest elastyczna – można dostosowywać jej warunki do potrzeb przedsiębiorcy m.in. pod kątem długości trwania, wysokości rat, harmonogramu spłaty czy kwoty wykupu. Leasing w żadnym stopniu nie obniża zdolności kredytowej przedsiębiorcy.

Pożyczka leasingowa

Jest to pośrednie rozwiązanie pomiędzy leasingiem a kredytem. Takiej pożyczki udzielają firmy leasingowe, dzięki czemu procedury weryfikacyjne są równie proste oraz szybkie jak w przypadku leasingu. Przedsiębiorca od razu po zawarciu umowy i zakupie sprzętu IT uzyskuje prawo własności. Może więc korzystać z niego w dowolny sposób. Główna wada tego źródła finansowania wiąże się z negatywnym wpływem na zdolność kredytową.

Dotacje

Zakup komputera i innego sprzętu IT można sfinansować ze środków w ramach bezzwrotnej dotacji z urzędu pracy lub programów Unii Europejskiej. Zwykle konieczne będzie w tym celu przygotowanie biznesplanu i zabezpieczenie środków na wypadek niedotrzymania warunków umowy.