Jak system ERP może pomóc twojej firmie?

Ostatnia aktualizacja: 2019-05-21 | Średni czas czytania: 01:53

Artykuł reklamowy

Prowadzisz firmę? Pewnie nie raz zastanawiałeś się w jaki sposób możesz usprawnić zachodzące w niej procesy i ograniczyć czas potrzebny na powtarzalne czynności. Poznaj ERP - skrót który zmienił już wiele firm i który powoli staje się standardem nawet w mniejszych przedsiębiorstwach.

Jak system ERP może pomóc twojej firmie?

Co znaczy ERP? Te 3 literki, to skrót od enterprise resource planning - czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Mając na myśli zasoby nie definiujemy ich jedynie jako rzeczy materialnych: zasoby ludzkie, zasoby informacyjne, zasoby rzeczowe, zasoby finansowe - to wszystko część firmy, które razem tworzą całość. Podobnie samo zarządzanie, to nie jedynie proces decyzyjny. Wytłumaczmy to na przykładzie.

Wyobraźmy sobie małą firmę, która zajmuje się produkcją i sprzedażą koszulek. Jakie zasoby wchodzą w jej skład? Jest linia produkcyjna, gdzie produkowane są koszulki. Są pracownicy, odpowiedzialni zarówno za sprzedaż, jak i drukowanie gotowych modeli. Jest również katalog dostępnych wzorów, które są własnością intelektualną chronioną prawem autorskim. Jest oczywiście gotówka, ale również kontakty z klientami i kontrahentami, też stanowiące jakąś wartość. Gdybyśmy chcieli przedstawić je w formie tabelek, to każda z nich zawierałby inne informacje. Wprowadzenie zmian w jednej, nie wiązałoby się z modyfikacją innej. A teraz pomyślmy, jak wyglądałby to w systemie.

Najpierw zadajmy sobie pytanie, czego oczekiwalibyśmy od takiego systemu, a mówiąc najprościej, co miałby on robić i jakie czynności ułatwiać? Po pierwsze, chciałbym wiedzieć ile konkretnie koszulek mam w danym momencie na magazynie, widzieć ile z nich jest obecnie w produkcji, oraz jakie zamówienia, dla jakich klientów realizowane są właśnie realizowane. Oczywiście, gdybym miał to połączone z jedną dużą bazą klientów i kontrahentów od których zamawiam farby i naklejki, oraz firmami kurierskimi, to cały system byłyby jeszcze wydajniejszy. A gdyby tak, dodać do tego informacje o pracownikach, finansach, wspólny kalendarz, to okazałoby się, że wszystkie dane znajdują się i są ze sobą powiązane w jednym miejscu. Tym właśnie jest ERP, ogromną bazą danych, dotyczącą firmy.

Pozostając przy naszym przykładzie z firmą produkującą koszulki, to zastanówmy się ile różnych arkuszy kalkulacyjny (i to dostępnych i możliwych do modyfikacji dla wielu pracowników!) musielibyśmy posiadać, aby choć w minimalnym stopniu próbować zastąpić system ERP? A co jeśli dodamy do to tego, że przecież nie każdy pracownik może mieć dostęp do wszystkich zakładek (np. księgowa nie potrzebuje wglądu do projektu nowych modeli, a projektant do stanu firmowego konta)? Wtedy okazuje się, że wdrożenie takiego systemu jest najwłaściwszym rozwiązaniem.

Jest 6 etapów wdrażania systemu ERP w przedsiębiorstwie:

Diagnoza - etap określania kluczowych potrzeb na jakich zależy firmie i które powinny znaleźć się w systemie.
Analiza - powstanie Karty Projektu, to na jej podstawie budowany będzie ERP.
Projekt - rozpoczęcie zaawansowanych prac nad systemem i jego funkcjonalnościami.
Budowa - na tym etapie tworzone są interfejsy i integracje, prowadzone są też testy oprogramowania.
Uruchomienie - start systemu.
Działanie - stałe utrzymywanie funkcjonalności oraz wsparcie dla działającego systemu.

Istnieją dwa podstawowe modele wprowadzania ERP w firmach. Pierwszy to ogólnodostępne aplikacje, drugi, to budowa od podstaw własnego systemu (o różnicach możesz poczytać na stronie firmy Kotrak S.A. oferującej zaawansowane rozwiązania IT dla firm). Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, a decyzja o tym, na co się zdecydować powinna być poprzedzona gruntowną analizą.