Jak zorganizować konferencję biznesową?

Ostatnia aktualizacja: 2020-03-10 | Średni czas czytania: 02:03

Artykuł reklamowy

Konferencja czy kongres to niezwykle prestiżowe wydarzenia, które wymagają doskonałego zgrania wielu czynników, w tym m.in. planowania, realizowania i koordynowania działań. W zależności od skali i charakteru meetingu, czas, który powinniśmy przeznaczyć na organizację, wynosi od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Niestety czasem bywa tak, że pomimo ogromnego wysiłku organizatorów konferencja wcale nie okazuje się sukcesem. Jak więc uniknąć wpadek i zorganizować wyjątkowe wydarzenie?

Dobra organizacja to podstawa

Dobra organizacja to umiejętność łączenia wielu elementów w jedną, harmonijną całość. Jest to dość trudna praca zespołowa, która wymaga twórczej inwencji i wyobraźni, drobiazgowego planowania, a także zdolności przewidywania - co jest niezwykle skomplikowane. Przyda się także systematyczność i ogromne pokłady cierpliwości.

Zorganizowanie konferencji powinniśmy rozpocząć od starannego i rzetelnego opracowania projektu oraz przede wszystkim - budżetu. Profesjonalna logistyka tego rodzaju wydarzeń jest związana z wyborem odpowiedniej lokalizacji, przygotowaniem agendy spotkania i sprawnym wdrożeniem systemu rejestracji uczestników. Niezwykle ważna jest także fachowa obsługa gości w zakresie m.in. zakwaterowania i cateringu. Organizując konferencję, warto zadbać także o rzetelne materiały marketingowe promujące spotkanie biznesowe, mowa tu np. o drukach reklamowych, torbach zjazdowych i teczkach.

Niestety skoordynowanie wszystkich powyższych działań nie jest proste w przypadku osób, instytucji lub firm, które przygotowują się do swojej pierwszej konferencji. Co więcej, w takiej sytuacji większość organizatorów nie zdaje sobie sprawy z tego, jakie trudności i pułapki czekają na nich w trakcie pracy. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firmy, która na co dzień zajmuje się organizacją konferencji.

Na czym polega współpraca z agencją eventową?

Aby zorganizować udaną konferencję firmową, potrzebujemy zaangażowania zarówno agencji eventowej, jak i firmy, która zleca tego typu usługę. Podczas pierwszego spotkania warto jasno określić charakter naszego wydarzenia, a także cele, jakie powinny zostać osiągnięte podczas jego przygotowania. Warto dodać, że w znacznym stopniu jest to determinowane zarówno przez miejsce, w jakim odbędzie się meeting oraz jak to kolokwialnie mówią - całą otoczkę. Dla prostego przykładu - zupełnie inny charakter będzie miała impreza integracyjna, a inny spotkanie biznesowe mające na celu pozyskanie nowych klientów. Organizacja konferencji Kraków doskonale poradzi sobie z powyższymi niewiadomymi, czyli wyborem odpowiedniej lokalizacji oraz dopięciem pozostałych szczegółów, więcej na ten temat znajdziesz na see4business.com/organizacja-eventow-konferencji.

Co może zyskać firma?

Organizując konferencje biznesowe lub wyjazdy integracyjne musimy pamiętać, że dopięcie wszystkich szczegółów wymaga sporo czasu i uwagi. W tym konkretnych przypadkach należy zadbać o rezerwację określonego miejsca, stworzenie listy uczestników i wysłanie zaproszeń. Nie możemy zapomnieć także o znalezieniu wysokiej jakości usług cateringowych i dopilnowaniu wszystkich pośrednich spraw związanych z naszym wydarzeniem. W tym wypadku na dobrą sprawę organizator powinien utworzyć osobny etat i zatrudnić nowego pracownika, który zajmowałby się wyłącznie wyżej opisanymi sprawami. Niestety niewiele firm decyduje się na takie rozwiązanie, ponieważ ciężko znaleźć osobę, która ma niezbędne kompetencje do wszystkich kompleksowych działań, na których powinna się skupić. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania agencji eventowej. Zatrudnieni tam pracownicy mają odpowiednie doświadczenie, wiedzę, a przede wszystkim rozbudowaną sieć kontaktów biznesowych, które pozwalają na szybkie i profesjonalne przygotowanie tego rodzaju wydarzeń. Warto dodać, że nie bez znaczenia pozostają także kwestie finansowe. Firma eventowa z pewnością zaproponuje swojemu zleceniodawcy o wiele korzystniejsze warunki, niż te, na które moglibyśmy liczyć, organizując wszystko samodzielnie od A do Z.

Jak widać, organizacja konferencji składa się ze znacznie większej ilości czynności, niż wydaje się początkowo. Dlatego właśnie zaufanie specjalistom w swojej dziedzinie jest w tym przypadku najlepszym rozwiązaniem. Mogą oni nie tylko pomóc na etapie przygotowań, lecz także będą wspierać organizatorów w trakcie trwania konferencji.