Koszt utrzymania biura - 5 wydatków poza stawką najmu

Ostatnia aktualizacja: 2023-10-27 | Średni czas czytania: 01:46

Artykuł reklamowy

Utrzymanie biura wiąże się z wieloma różnymi wydatkami. Największym z nich jest bez wątpienia koszt wynajmu, jednak i inne opłaty mogą zająć sporo miejsca w firmowym budżecie. Zebraliśmy 5 istotnych wydatków, na które każdy przedsiębiorca powinien się odpowiednio przygotować.

Koszt utrzymania biura - 5 wydatków poza stawką najmu

1. Sprzątanie biura

Biuro to nie tylko miejsce pracy, ale też wizytówka firmy. Zadbanie o jego czystość i estetykę nie tylko może mieć kluczowe znaczenie w odbiorze Twojego przedsiębiorstwa przez klientów, ale również wpłynie na komfort pracowników. Dlatego też warto do kosztów utrzymania biura wliczyć usługi oferowane przez profesjonalne firmy sprzątające.

Regularne sprzątanie biura będzie obejmowało między innymi:

odkurzanie i mycie podłóg,
wycieranie kurzu z biurek i mebli,
opróżnianie koszy na śmieci,
utrzymanie czystości pomieszczeń socjalnych i kuchni.

Do usług firm sprzątających wlicza się też mycie okien, głębokie czyszczenie dywanów czy dezynfekcja. Ceny zależą między innymi od miasta. Pamiętaj, że mycie okien w Warszawie może być droższe niż w mniejszej miejscowości. Ostateczna kwota może też zależeć od tego, czy zadbałeś o zaopatrzenie biura w odpowiednie środki czystości, czy ekipa sprzątająca będzie musiała zapewnić własne.

2. Opłaty eksploatacyjne

Współczesne biura, zwłaszcza te położone w nowoczesnych budynkach, obciążone są licznymi kosztami, które wykraczają poza standardową stawkę najmu. Chociaż ceny za wynajem często zawierają pewne usługi, wiele dodatkowych wydatków jest często pomijanych w pierwotnych kalkulacjach.

Firmy muszą często ponosić koszty związane z zatrudnieniem profesjonalnych firm ochroniarskich. Obejmuje to zarówno stałą ochronę fizyczną obiektu, jak i systemy zabezpieczeń, takie jak alarmy, kamery oraz kontrolę dostępu.

Utrzymanie powierzchni wspólnych to kolejny ważny aspekt funkcjonowania biura. Czyste i zadbane korytarze, lobby, windy czy tereny zielone wokół budynku kreują pozytywny wizerunek firmy. Jednakże regularne sprzątanie, konserwacja i renowacje tych przestrzeni generują dodatkowe koszty.

3. Opłaty za parking

Przy utrzymaniu biura nie można też zapominać o parkingu. W wielu dużych miastach koszty parkowania są często wysokie. Dla firm, które oferują swoim pracownikom miejsca parkingowe, jest to dodatkowy miesięczny wydatek. Często opłaty za parking są naliczane do stawki najmu, a ich wartość zależy od lokalizacji biurowca i dostępności miejsc parkingowych w danym rejonie.

4. Wyposażenie i meble

Planując budżet biura, warto uwzględnić bieżące wydatki związane z konserwacją oraz naprawą mebli. W końcu wyposażenie może z czasem się zużyć lub ulec zniszczeniu. Niekiedy naprawa może skutecznie rozwiązać problem, jednak czasem konieczne jest zakupienie nowych biurek, foteli czy różnych sprzętów. Istotna może być też wymiana co jakiś czas laptopów, komputerów, monitorów i akcesoriów komputerowych - myszek, klawiatur czy drukarek.

5. Oprogramowanie

Nowoczesne technologie oraz specjalistyczne oprogramowanie to elementy, które pozwalają na skuteczną komunikację oraz sprawną realizację zadań. Udogodnienia te również należy uwzględnić w swoim budżecie.

Warto wymienić tutaj przede wszystkim dostęp do Internetu oraz licencje na oprogramowanie. W zależności od branży te ostatnie mogą być dość drogie. Niekiedy też jednorazowa licencja nie wystarczy i trzeba wnosić opłaty np. co roku. Do tego sporym kosztem może być także pomoc techniczna, związana z serwisowaniem sprzętu, implementacją zabezpieczeń oraz regularnym tworzeniem kopii zapasowych.