Księgowanie płatnych subskrypcji
Na czym polega subskrypcja?
Subskrypcja polega na tym, że jako konsument wykupujesz określoną usługę na pewien jasno określony okres czasu i za ten czas płacisz ustaloną kwotę. W zamian za to, usługodawca zobowiązuje się do dostarczania i świadczenia swoich usług. Po upływie okresu, na jaki wykupiłeś usługę, subskrypcję możesz przedłużyć na dalszy okres bądź możesz z niej zrezygnować. Można powiedzieć, że subskrypcja działa na zasadzie umowy - Ty płacisz za udostępnianą technologię i możliwość skorzystania z usług, a usługodawca zapewnia Ci odpowiednie narzędzia i ciągły dostęp do jego usług.
Dzięki subskrypcji masz możliwość korzystania z najnowszych aktualizacji oprogramowania czy skorzystania z możliwości zainstalowania nowszej wersji pakietu biurowego bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
Czy subskrypcje mogą być zaliczone do kosztów firmowych?
Będąc przedsiębiorcą korzystającym z płatnego dostępu do usług online - tzw. subskrypcji, możesz poniesione na ten cel wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jest to możliwe nawet wówczas, gdy dostawcą takich usług jest firma zagraniczna. Mimo wszystko, w każdym przypadku aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów firmowych, musisz pamiętać o dwóch podstawowych elementach:
Po pierwsze: Poniesiony wydatek musi mieć związek z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą - wydatek na subskrypcję usług online można uznać za koszt firmowy pod warunkiem, że służy ona prowadzeniu przez Ciebie działalności gospodarczej. Co więcej, musisz być w stanie taki związek udowodnić. Najprościej udowodnić jest korzystanie w firmie ze specjalistycznego oprogramowania. Jednak w przypadku płatnych subskrypcji, takich jak Spotify, czy dostęp do serwisu VOD wykazanie takiego związku może okazać się dość trudne.
Przykładowo, freelancer będzie mógł rozliczać jako koszt opłaty pobierane przez serwisy do szukania zleceń takie jak elance.com czy freelancer.com, a grafik może rozliczać na przykład Adobe Creative Cloud. Natomiast praktycznie każda firma może uznać za koszt opłaty za Google Apps.
Za koszt firmowy nie możesz uznać zakupu usługi online, z której korzystasz w celach prywatnych. Przykładowo kosztem prywatnym nie będzie koszt hostingu, na którym prowadzisz prywatnego bloga.
Po drugie: poniesiony koszt na subskrypcję musisz mieć udokumentowany fakturą - do zaliczenia do kosztów firmowych jakiegokolwiek wydatku, potrzebny jest dokument, który dokumentuje sprzedaż. Najlepiej, żeby dokumentem potwierdzającym transakcję była faktura zawierająca:
- nazwy, adresy i numery NIP kupującego i sprzedającego,
- nazwę usługi,
- cenę netto,
- datę wystawienia faktury.
Jeśli usługę online kupujesz od firmy zagranicznej, to jako kupujący, masz obowiązek rozliczenia podatku VAT. Faktura od firmy zagranicznej zazwyczaj będzie wystawiona na kwotę netto. W przypadku, gdy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT musi on doliczyć do wartości z faktury stawkę podatku w wysokości 23% i wykazać ją w rejestrze zakupów i sprzedaży. Jeśli jesteś przedsiębiorcą zwolnionym z podatku VAT to Twoim obowiązkiem jest rozliczenie podatku i wykazanie go na formularzu VAT-9M.
W przypadku nabywania usług od firmy, która ma siedzibę na terenie Unii Europejskiej, warto wyrobić sobie europejski numer NIP. Dzięki takiemu rozwiązaniu, zagraniczna firma wystawi Ci fakturę bez konieczności doliczania do niej podatku VAT (pomimo to podatek VAT z takiej faktury jest rozliczany w specjalnej procedurze księgowej). Inaczej możesz zostać uznany za osobę prywatną, przez co do zakupu zostanie Ci doliczony podatek VAT, którego w późniejszym czasie nie będziesz miał możliwości odliczyć.
Jak zaksięgować subskrypcje?
Gdy posiadasz już fakturę potwierdzającą sprzedaż, możesz przystąpić do rozliczenia subskrypcji. Jak zaksięgować taki wydatek?
Opłata za usługi subskrypcji
Wydatek poniesiony na opłacenie subskrypcji usługi internetowej rozlicza się w Księdze przychodów i rozchodów w terminie wystawienia faktury. Zazwyczaj to właśnie ta data widnieje na dokumencie. Jeśli faktura wystawiona jest na kwotę w walucie obcej, należy przeliczyć ją na złotówki na podstawie kursu, który obowiązywał w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień poniesienia kosztu.
Podatek VAT
Podatek VAT należy rozliczyć albo według terminu wykonania usługi, albo według terminu zapłaty jeśli nastąpiła ona przed wykonaniem usługi. Termin wystawienia faktury nie będzie miał znaczenia w przypadku usług importowanych oferowanych przez zagranicznego sprzedawcę.
Jeśli korzystasz z usług internetowego biura rachunkowego nie musisz znać wskazanych zasad. Wystarczy, że daną fakturę prześlesz do biura rachunkowego, które zajmie się Twoją księgowością w sposób kompleksowy i rozliczy Twoją fakturę. Prowadzenie księgowości firmowej z pomocą internetowego biura rachunkowego może być dla Ciebie znacznym ułatwieniem, w szczególności jeśli miesięcznie masz sporą ilość faktur do rozliczenia.
Oceń ten artykuł:
