Jak skutecznie negocjować oraz zawrzeć ugodę z dłużnikiem?
Krok 2 z 6

Jak skutecznie negocjować oraz zawrzeć ugodę z dłużnikiem?

Ostatnia aktualizacja: 2015-07-04
Negocjacje są umiejętnością prowadzenia rozmowy z kontrahentem, który nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań. Przy problemach z dłużnikiem negocjacje to o wiele szybszy sposób, niż droga sądowa, na odzyskanie zaległych pieniędzy. Negocjacje kończące się ugodą pozasądową nie przekreślają dalszej współpracy z dłużnikiem, na co nie można liczyć decydując się na spór sądowy. Dlatego też wierzyciel, jak i dłużnik prowadzący działalność gospodarczą powinni dołożyć należytej staranności, aby z powodu windykacji należności przedsiębiorstwo dłużnika nie zbankrutowało. Najlepszym windykatorem jest osoba, która w celu odzyskania długu potrafi zmotywować dłużnika, jest elastyczna i posiada zdolności psychologiczne, a nie jak powszechnie się przyjmuje osoba, która zastrasza dłużnika i uważa że to jest skuteczna windykacja. Przy prowadzeniu własnej firmy wielokrotnie można się znaleźć w sytuacji, gdzie trzeba będzie windykować należność.

Jak prowadzić negocjacje z dłużnikiem?

Jedna z zasad negocjacji o ściągnięcie wierzytelności mówi, że musisz traktować dłużnika przede wszystkim jak partnera. Nie możesz go postrzegać jak swojego wroga. Najwłaściwszą metodą prowadzenia negocjacji przy problemach z dłużnikiem jest strategia rozwiązania problemu. Nie warto kumulować gniewu i skupiać go na osobie dłużnika. Stosując taką praktykę powinieneś stanowczo trzymać się swoich argumentów co do nieodzyskanego długu, aczkolwiek musisz okazać szacunek dłużnikowi w trakcie rozmowy. Negocjator musi spokojnie postępować z dłużnikiem, ale powinien również zdecydowanie zmierzać do ściągnięcia należności. Najważniejsze w tej sytuacji jest partnerstwo, nie występuje podział na zwycięzcę i pokonanego. Ta metoda ułatwia osiągnąć cel, do którego zmierza negocjacja z dłużnikiem, podpisanie ugody bez sądowego zaangażowania w sprawę oraz spłatę zadłużenia przy jednoczesnym utrzymaniu relacji biznesowych z kontrahentem.

5 zasady dobrych kontaktów z dłużnikiem

5 zasady dobrych kontaktów z dłużnikiem
  1. Skontaktuj się z odpowiednią osobą, która jest upoważniona do podejmowania decyzji o płatnościach w firmie dłużnika. Np. Prezes, księgowa, właściciel prowadzonej firmy.
  2. Używaj jasnych i zrozumiałych słów w rozmowie z dłużnikiem. Musisz być dokładny i szczegółowo określić, w jakim konkretnie terminie i miejscu dłużnik powinien uregulować swoje zobowiązania.
  3. Zadawaj pytania i słuchaj odpowiedzi. Zarzut kłamstwa skierowany do dłużnika zaostrzy konflikt. Powinieneś dopytywać, aby wyjaśnić niejasną sytuację. Zapisuj to o czym mówi dłużnik, aby móc w późniejszym czasie dostrzec nieścisłości i sprzeczności.
  4. Gdy zadajesz trudne pytanie, wyjaśnij od razu swoje intencje. Dłużnik zostanie pozbawiony wszelkich wątpliwości, że może się uchylić od zapłaty. Powinieneś spokojnie rozmawiać z dłużnikiem, przy jednoczesnym stanowczym argumentowaniu swojego stanowiska.
  5. Bądź konsekwentny w tym co mówisz. Jeśli zagrozisz konkretnym zachowaniem, musisz być gotowy wprowadzić je w życie. Kara powinna być dotkliwa i odpowiednia dla konkretnego dłużnika. Powinna dotyczyć czegoś, czego dłużnik najbardziej się obawia.

Formy manipulacji ze strony dłużnika

  • Kłamstwo dłużnika jest najczęstszą formą manipulacji. Opiera się ona na przekazywaniu wierzycielowi fałszywych informacji i wpływaniu w ten sposób na jego decyzje. Jedynym celem takiego zachowania jest odstąpienie windykacji należności przez wierzyciela. Nie powinieneś jednak wtykać dłużnikowi kłamstwa, ponieważ doprowadzi to do pogłębienia konfliktu.
  • Dłużnik udaje dobrą wolę - ta strategia opiera na zasadzie wzajemności. Dłużnik przedstawia swoje zaangażowanie w rozwiązanie problematycznej sytuacji, obiecuje zaangażować się w rozwiązanie problemu, gdyż oczekuje, iż wierzyciel będzie bardziej skłonny do ustępstw i zakończenia dalszych działań windykacyjnych. Konsekwentnie dążyć powinieneś do ściągnięcia długu, bez względu na zagrania dłużnika.
  • Dłużnik prosi o odrobinę cierpliwości - jeżeli dłużnik namówił wierzyciela, aby ten zatwierdził wydłużenie terminu płatności, pracownik odpowiedzialny za windykację długu musi przestrzegać zasady, że jeżeli zawieramy porozumienie z dłużnikiem, to dotyczy ono tylko jednej sprawy i nie rozszerza się na inne. W przypadku, gdy zaproponowany przez dłużnika termin spłaty jest względnie długi, warto podzielić ściąganą należność na kilka krótszych terminów, w których odzyskiwane zostaną konkretne części długu.
  • Gdy dłużnik oczekuje współczucia i przedstawia swoją sytuację jako tragiczną oraz stara się w nią zaangażować wierzyciela - wierzyciel może okazać swoje współczucie, ale jego działania muszą być skupione wyłącznie na odzyskaniu kwoty długu.
  • Czasami dochodzi do sytuacji gdy dłużnik okazuje swoją siłę i stanowczo traktuje wierzyciela chcąc podważyć jego samoocenę, co znacznie zmniejsza jego siłę negocjacyjną. Organizacja i odpowiedni podział pracy musi dokładnie pokazywać jakie obowiązki wykonują poszczególni pracownicy i na jakich szczeblach hierarchii się znajdują. Jest to idealna ochrona przed tą formą manipulacji.

Rozpoznanie intencji dłużnika i kontrolowanie swoich emocji

Aby manipulacja ze strony dłużnika nie była skuteczna, powinieneś rozpoznawać intencje dłużnika, a także kontrolować swoje emocje. To sprawi, że przeprowadzana przez Ciebie windykacja będzie skuteczna.

Windykacja długów

Osobisty stosunek do sprawy

Takie zachowanie bardzo rzadko jest pomocne w trakcie trwania negocjacji z dłużnikiem. Gdy ściągając swoją wierzytelność, nie potrafisz zachować dystansu do sprawy, przestajesz zachowywać się racjonalnie i odpowiednio do sytuacji. Skupiasz się wtedy na swoich emocjach i fakcie, że zostałeś oszukany. W tym przypadku przestaje się liczyć główny cel negocjacji jakim jest odzyskanie długu, a Ty zaczynasz walczyć o godność osobistą. To nie jest droga do rozwiązania problemów z dłużnikiem. Jeśli w stanie zdenerwowania przestaniesz słuchać, do głowy mogą przyjść Ci złe pomysły, a nawet myśli o wycofaniu się ze sporu, a tym sposobem nie odzyskasz długu.

Uległość wobec dłużnika

Jest to emocjonalna pułapka, w którą możesz wpaść podczas rozmów z dłużnikiem. Związana jest z naiwnością, poczciwą wiarą i przekonaniem, że wszyscy są uczciwi i mówią prawdę. Tymczasem ludzie, którzy są zdeterminowani, potrafią w bardzo przekonywujący sposób wygadywać niesamowite rzeczy. Brak konkretnych i stanowczych argumentów, dokładności, używanie zdrobnień, nie sprawdzanie wyjaśnień dłużnika wysyłają sygnały o Twoim lęku i uległości.

Negocjacje online z dłużnikiem

Negocjacje online z dłużnikiem

Wykorzystując system Vindicat.pl z łatwością możesz prowadzić z dłużnikiem negocjacje związane z warunkami odzyskania długu. Przy pomocy tego modułu, możesz przedstawić dłużnikowi swoje warunki ugodowego zakończenia sprawy w odniesieniu do konkretnej wierzytelności i zaprosić go do uczestniczenia w negocjacjach. Zaproszony dłużnik ustosunkowuje się do złożonej propozycji i albo składa swoją albo akceptuje przedstawiony model spłat windykowanego długu. O każdym zdarzeniu strony są informowane drogą mailową. Wyklucza to bezpośredni kontakt z dłużnikiem i zmniejsza ryzyko negatywnych prób wpływania na wierzyciela. Pozasądowa ugoda pozwala partnerom biznesowym kontynuować wspólne interesy.

3 dodatkowe zasady negocjacji

  • Musisz pamiętać, iż negocjacje kończą się wraz z momentem osiągnięcia porozumienia, a także jeśli po upłynięciu określonego terminu dla negocjacji dłużnik nie zareaguje lub gdy nie uda się osiągnąć konsensusu.
  • Negocjacje mogą trwać najdłużej 21 dni, a rozpoczynają sie w momencie wysłania wiadomości do dłużnika z propozycją ugody. Wiadomość jest wysyłana poprzez e-mail, sms oraz pismo, które należy wysłać dłużnikowi listem poleconym.
  • Negocjacje nie są przeszkodą dla innych realizowanych czynności prawnych (pozwy, wezwania itp.). Wszystkie te czynności mogą odbywać się równocześnie. Jeśli negocjacje zakończą się sukcesem i podpisaniem ugody wszelkie inne czynności, takie jak np. rozpoczęty proces, zostają automatycznie zakończone.

Jak zawrzeć ugodę z dłużnikiem?

Do zawarcia ugody pozasądowej wymagana jest dobra wola wierzyciela i dłużnika. Za pomocą ugody strony dochodzą do kompromisu idąc na wzajemne ustępstwa odnoszące się do wiążącej ich sprawy, bez konieczności występowania na drogę sądową. Ugoda jest rodzajem umowy, w której strony ustalają dobrowolnie zasady rozwiązania łączącego ich sporu. Jest to najbardziej ekonomiczna forma rozwiązania sporu między przedsiębiorcami.

Z czego powinna się składać ugoda z dłużnikiem?

  • miejsce i data zawarcia ugody;
  • wskazanie stron umowy i ewentualnie ich reprezentantów;
  • wskazanie z jakiego stosunku prawnego wynikają zawarte w niej wierzytelności;
  • szczegółowe określenie ściąganej wierzytelności, która jest jej przedmiotem oraz wskazanie dokumentów, które ja potwierdzają;
  • wskazanie sposobu wykonania zobowiązania oraz innych ustępstw wierzyciela, np.:
    • wydłużenie terminu płatności długu (ugoda musi zawierać harmonogram spłat konkretnych rat, mając na uwadze ich wysokość i terminy spłat);
    • o pomniejszenie kwoty długu (wielkość pomniejszenia zależy tylko i wyłącznie od ustaleń stron);
    • podzielenie płatności długu na raty;
    • umorzenie części lub całości odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie;
    • wycofanie ewentualnie złożonego pozwu z sądu.

W procesie negocjacji ustępstwa wierzyciela mają charakter warunkowy, są zależne od spełnienia przez dłużnika jego zobowiązań wyrażonych w ugodzie. Z treści ugody powinno wynikać również, iż zrzekasz się dochodzenia wszelkich innych roszczeń związanych z przedmiotem ugody w przyszłości. W ugodzie konieczne jest szczegółowe określenie wierzytelności, która jest jej przedmiotem.

  • zabezpieczenie wykonania ugody przez dłużnika – nie jest to niezbędny warunek ugody, ale może być przydatny i zwiększyć skuteczność windykacji, gdyby dłużnik nie wykonywał warunków ugody. Zabezpieczenie wykonania umowy może wystąpić jako:
    • ustanowienie na rzecz wierzyciela hipoteki albo zastawu rejestrowego do wysokości kwoty objętej ugodą;
    • zawarcie z dłużnikiem umowy przewłaszczenie na zabezpieczenie określonej rzeczy lub weksla In blanco;
  • przepisy końcowe, np. wybór prawa właściwego, wybór sądu, sposób zmiany umowy, liczba egzemplarzy oraz ewentualnie sposób informowania wierzyciela o wykonywaniu ugody przez dłużnika.

W treści ugody możesz wpisać klauzulę informującą o zrzeczeniu się przez wierzyciela zarzutów w stosunku do dłużnika, jak również oświadczenie dłużnika, iż towar lub usługa, która została mu dostarczona, były zgodne z umową. Oświadczenie potwierdzające wyczerpanie wszystkich roszczeń wierzyciela wypływających z konkretnego stosunku prawnego jest klauzulą ochronną dla dłużnika.

Ugoda z dłużnikiem w systemie windykacji online

systemie samodzielnej windykacji online

Po pozytywnie zakończonych negocjacjach online w systemie Vindicat.pl, stromy mogą zawrzeć umowę ugody.
Ugoda, która zostanie zawarta w tej formie, spełnia wymagania zawarte w art. 917 Kodeksu cywilnego, ponieważ nie zawiera on szczegółowych uregulowań odnoszących się do formy ugody, chyba że ustawa wymaga w danym przypadku szczególnej formy dla stosunku prawnego stanowiącego podstawę ugody.

Strony mogą skorzystać z możliwości wydrukowania wygenerowanej w systemie Vindicat.pl umowy ugody i podpisania jej. Tak zawarta ugoda jest podstawą do wystąpienia przeciwko dłużnikowi do sądu z pozwem w postępowaniu nakazowym, w wypadku nie realizowania przez niego postanowień ugody. Zaznaczyć trzeba, że również przed sądem można dojść do konsensusu i podpisać ugodę sądową.

Ten rodzaj postępowania stawia wierzyciela w pozycji uprzywilejowanej z uwagi na obniżenie wymaganej opłaty sądowej (1/4 wysokości opłaty liczonej według przepisów ogólnych), jak również wprowadza wobec dłużnika wymóg wniesienia pozostałej części opłaty (3/4 opłaty sądowej liczonej według zasad ogólnych) w przypadku chęci odwołania się przez niego od wydanego nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Istotne z punktu widzenia wierzyciela jest również to, że zawarcie umowy ugody przerywa bieg przedawnienia oraz potwierdza uznanie długu przez dłużnika.

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›
Skuteczna windykacja długów

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.