Czynny podatnik VAT, czyli z czym wiąże się bycie vatowcem?

Ostatnia aktualizacja: 2020-01-03  |  Średni czas czytania: 06:53
Wielu początkujących przedsiębiorców pyta się: „czy warto być vatowcem?”, „czy opłaca się być vatowcem?”, „czy warto być podatnikiem VAT?”. Istnieje wiele nieporozumień dotyczących tego podatku. W tym artykule dowiesz się, co znaczy być vatowcem, jakie obowiązki oraz jakie korzyści wiążą się z byciem czynnym płatnikiem VAT.
Czynny podatnik VAT, czyli z czym wiąże się bycie vatowcem?

Wiele osób na początku swojej przygody z zakładaniem działalności gospodarczej zastanawia się czy zostać czynnym podatnikiem VAT, czy też skorzystać z prawa do jego niepłacenia. Początkujący przedsiębiorcy mogą rozumieć i traktować podatek VAT jako dodatkowe obciążenie, jednak jest to niesłuszne podejście. Najczęściej bycie vatowcem po prostu się opłaca.

Prawo zwolnienia z niepłacenia podatku VAT przysługuje przedsiębiorcom, których przychody za poprzedni rok nie przekroczą 40 000 euro (około 200 000 zł). Jeżeli Twoje przychody przekraczają tą kwotę to musisz zostać czynnym płatnikiem podatku VAT poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Dlaczego tak właściwie warto zostać vatowcem i zrezygnować z prawa do niepłacenia podatku? Dowiesz się tego w dalszej części artykułu.

Mechanizm podatku VAT

Wielu osobom samo pojęcie podatek kojarzy się z wysokimi kosztami i czymś, czego należy unikać. Dlatego, żeby zrozumieć co to jest podatek vat i dlaczego w większości przypadków warto zostać vatowcem, trzeba najpierw zrozumieć mechanizm podatku VAT, ponieważ wiele wątpliwości pojawia się na tle niezrozumienia tego podatku.

Podatek VAT inaczej podatek od towarów i usług formalnie jest płacony przez przedsiębiorców. To na nich ciąży obowiązek obliczenia oraz wpłacenia podatku do urzędu skarbowego. Jednak faktycznie VAT płaci końcowy odbiorca danego towaru lub usługi, czyli najczęściej konsument. Dlaczego się tak dzieje? Każdy przedsiębiorca, dolicza podatek VAT do ceny sprzedawanego przez siebie produktu, dzięki czemu wprawdzie odliczy i odprowadzi go do urzędu skarbowego, jednak jego ekonomiczny ciężar realnie poniesie końcowy nabywca jego produktu. Przedsiębiorca jest niejako pośrednikiem w przekazywaniu podatku pobranego od swojego klienta do fiskusa. Niczego nie musi więc wykładać z własnej kieszeni, nie ma tu żadnych dodatkowych kosztów.

Odliczanie podatku VAT

Zastanawiając się nad tym czy opłaca się być vatowcem trzeba wziąć pod uwagę jeszcze jedną bardzo korzystną dla przedsiębiorców kwestię związaną z byciem czynnym podatnikiem VAT. Tą kwestią jest odliczanie VATu. Mechanizm ten został wprowadzony po to, żeby uniknąć kilkukrotnego opodatkowania tego samego produktu w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami.

Podatek VAT należny - to podatek który przedsiębiorca dolicza do ceny sprzedawanych przez siebie produktów lub usług.
Podatek VAT naliczony - to podatek zapłacony przez przedsiębiorcę przy zakupach towarów i usług, które wykorzystuje w swojej działalności.
Do urzędu skarbowego wpłaca się różnicę między podatkiem należnym i naliczonym.

W skrócie:
Jeśli VAT należny < VAT naliczony = zwrot podatku z US.
Jeśli VAT należny > VAT naliczony = różnicę między nimi zapłacisz do US.

Przykład:
Kupujesz do swojej firmy maszynę za 100 000 zł. W cenę, którą płacisz już został wliczony podatek VAT, który wynosi 23%, czyli 18 699,19 zł. Jeżeli jesteś vatowcem, to będziesz mógł odliczyć VAT. Oznacza to, że tak naprawdę za zakupioną maszynę płacisz tylko cenę netto, czyli 81 300,81 zł - zapłacony VAT możesz odliczyć od podatku VAT który musiałbyś zapłacić od Towich faktur sprzedaży.
W przypadku gdy zrezygnowałbyś z bycia czynnym podatnikiem VAT nie będziesz mógł odliczyć tych 23% podatku, a zakupiona maszyna będzie kosztować Cię 100 000 zł. Czyli to na Ciebie zostanie przerzucony ciężar zapłacenia tego podatku. Z tej perspektywy, jeżeli planujesz regularnie inwestować w rozwój firmy przez zakup różnych maszyn czy urządzeń, odpowiedź na pytanie, czy warto być vatowcem powinna być twierdząca.

Kiedy opłaca się być vatowcem?

Istnieje pewien rozpowszechniony pogląd, że vatowcem opłaca się być, gdy ma się duże koszty, czyli gdy robi się duże zakupy od innych przedsiębiorców. Oczywiście, jeżeli ktoś kupuje dużo sprzętu czy materiałów służących jego działalności to będzie odliczał dużo podatku VAT. W przypadku małych przedsiębiorstw ten odliczany podatek będzie mniejszy. Nie znaczy to, że skoro jest mniejszy, to nie warto go odliczać. Jak mówi polskie przysłowie: grosz do grosza a będzie kokosza. Oszczędność nawet 40 zł. miesięcznie dzięki odliczaniu VATu daje w skali roku 480 zł.

Jakie obowiązki ma czynny podatnik VAT?

Bycie vatowcem pociąga za sobą szereg obowiązków związanych z dokumentacją księgową. Do tych obowiązków należy, po pierwsze, dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego. Dokonuje się ono przez złożenie formularza VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców z wyjątkiem tych, którzy nie przekroczyli kwoty obrotu 40 000 euro za poprzedni rok podatkowy (chyba, że chcą zrezygnować z przysługującego im prawa do zwolnienia z podatku VAT). Dokonanie zgłoszenia jest konieczne przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej. Od 2017 r. po dokonaniu zgłoszenia należy spodziewać się kontroli z Urzędu Skarbowego, która przyjdzie do Twojego miejsca prowadzenia działalności, żeby sprawdzić, czy nie chcesz założyć i zarejestrować tzw. "firmy na słupa". Urząd Skarbowy ma czas do 2 miesięcy na dokonanie takiej kontroli, następnie dane z kontroli musi wprowadzić do systemu, na co możesz poczekać kolejny miesiąc. Taka kontrola nie musi być zapowiedziana, także po złożeniu wniosku możesz spodziewać się kontroli w każdej chwili. Niestety, takie zmiany w prawie negatywnie wpływają na proces rozpoczęcia własnej działalności, który wydłuża się o okres czekania na kontrolę ze strony skarbówki i wpisu do rejestru płatników VAT.

Kolejnym obowiązkiem jest składanie deklaracji podatkowych. Trzeba tego dokonywać albo raz w miesiącu, albo raz na kwartał - prawo do kwartalnego rozliczenia podatku VAT nie przysługuje wszystkim przedsiębiorcom: mogą je wybrać tylko ci, których wartość sprzedaży nie przekroczyła 1,2 mln euro w poprzednim roku podatkowym jeżeli prowadzą swoją firmę co najmniej rok. Ponadto rozliczenia kwartalnego nie mogą wybrać przedsiębiorcy, którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonali dostawy towarów z odwrotnym obciążeniem, chyba że łączna wartość tych dostaw nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł.

Okres rozliczeniowy ustala się na początku każdego roku rozliczeniowego. Termin składania deklaracji to 25 dzień każdego miesiąca lub 25 dzień w miesiącu następującym po danym kwartale (25 kwietnia – za pierwszy kwartał, 25 lipca – za drugi kwartał, 25 października – za trzeci kwartał, 25 stycznia – za czwarty kwartał). Gdy ostatni dzień terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy np. sobotę bądź święto termin do złożenia deklaracji podatkowej przesuwa się na pierwszy, kolejny dzień roboczy następujący po tym dniu wolnym. Kolejnym obowiązkiem jest składanie deklaracji podatkowych. Trzeba tego dokonywać albo raz w miesiącu, albo raz na kwartał.

Czynny podatnik VAT jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT za sprzedawane produkty/usługi. Fakturę VAT wystawia się, co do zasady, nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Oprócz wystawiania faktur jesteś zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Każdy vatowiec jest zobowiązany do prowadzenia rejestru VAT, wydawania faktur i składania dodatkowych deklaracji. Wszelkie te obowiązki możesz realizować samodzielnie, ale możesz też skorzystać z usług biur rachunkowych, zlecając im wszelkie formalności związane z tym podatkiem.

Czy vatowcy są mniej konkurencyjni przez wyższe ceny?

Vatowcy do ceny netto doliczają podatek VAT, przez co cena sprzedawanych przez nich produktów lub oferowanych usług wzrasta. Czy jednak to oznacza, że przez wyższą cenę staną się mniej konkurencyjni? Jeżeli sprzedajesz towary i usługi w sferze biznesu, czyli dla innych przedsiębiorców, to nie stanowi to problemu, ponieważ inni przedsiębiorcy zapewne też są vatowcami, czyli mogą sobie podatek od zakupionych od Ciebie produktów odliczyć. Niejednokrotnie firmy nie chcą współpracować z przedsiębiorcami nie będącymi czynnymi płatnikami VAT ponieważ od faktury wystawionej przez takiego przedsiębiorcę nie mogą odliczyć podatku, a cała kwota brutto jest księgowana do kosztów.

Nawet jeśli przedsiębiorca nie jest płatnikiem VATu to i tak pośrednio wlicza ten podatek do ceny produjtu końcowego, ponieważ wszystkie koszty prowadzenia działalności np. prąd, telefon, materiały biurowe, półprodukty itd. kupuje w cenie brutto (z vatem). Te wydatki wchodzą w 100% do kosztów - łącznie z zawartym w ich cenie podatkie VAT. Przedsiębiorca kalkulując cenę końcową swojego produktu musi uwzględnić wszystkie koszty plus swoją marżę. Daletego klient końcowy tak czy inaczej będzie finansował podatek VAT.

Wady bycia vatowcem

Poważną wadą związaną z opłacaniem VAT stanowią przepisy prawne dotyczące tego podatku. Przepisy są skomplikowane i stosunkowo często się zmieniają. Vatowiec musi wiedzieć kiedy powstaje obowiązek podatkowy, w jakiej wysokości naliczyć VAT (są różne stawki dla różnych rodzajów produktów, np., dla mleka kupowanego bezpośrednio od rolników stawka VAT wynosi 23%, natomiast dla mleka przetworzonego jest to 5%), trzeba wiedzieć od jakich zakupów dla firmy można odliczyć VAT a dla jakich nie, musi pamiętać o formalnościach.

W przypadku kiedy Twój VAT należny (ten który masz obowiązek odprowadzić do Urzędu Skarbowego - doliczasz go do każdej Twojej faktury, którą wystawiasz) jest mniejszy niż podatek VAT naliczony (podatek VAT który został zapłacony przy zakupach do Twojej firmy różnych produktów i usług), to należy Ci się zwrot podatku. W związku, z licznymi próbami wyłudzania zwrotu podatku VAT, każdy taki zwrot jest weryfikowany przez Urząd i w przypadku wątpliwości w Twojej firmie zostanie przeprowadzona kotrola. US musi wnikliwie sprawdzić, czy te pieniądze Tobie się należą do zwrotu. Taka kontrola, mimo Twojej krystalicznej uczciwości, nie należy do najprzyjemniejszych rzeczy.

Kto może być zwolniony z VATu?

Prawo do niebycia czynnym płatnikiem VAT przysługuje przedsiębiorcom, których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 40 000 euro. Kwotę tą należy przeliczyć po średnim kursie NBP z dnia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej, co daje około 200 000 zł. Do tej wartości wlicza się jedynie sprzedaż produktów lub usług, które normalnie są opodatkowane VATem. Przykładowo jeśli sprzedajesz usługi zwolnione z VATu np. usułgi edukacyjne lub medyczne to nie będą się one wliczać do tego limitu 200 000 zł. Limit ten jest kwotą roczną, więc jeśli zaczniesz działalność gospodarczą później niż 1 stycznia, trzeba przeliczyć kwotę 200 000 zł. w proporcji do okresu prowadzonej działalności.

Przykładowo, jeżeli zaczniesz działalność z dniem 20 maja 2020 r., to Twój limit na rok 2020 zmniejszy się i będzie wynosił około 123 285,50 zł. (limit przeliczony na jeden dzień: 200 000:365 = 547,94 zł; 225 dni * 547,94 zł =123 285,50 zł).

Istnieją jednak pewne kategorie towarów i usług, przez których sprzedaż stajemy się vatowcami z automatu, bez względu na wielkość sprzedaży. Należą do nich: sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, sprzedaż towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej i wyrobów tytoniowych, nowych środków transportu oraz sprzedaż terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę.

Istniej pawna grupa usług i towarów, które są zawsze zwolnione z VAT, niezależnie od tego, kto i w jakich okolicznościach je wykonuje są to m.in.:

  • usługi świadczone przez pocztę państwową,
  • usługi w zakresie edukacji,
  • usługi w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej, z wyłączeniem usług weterynaryjnych (PKWiU 85.2),
  • usługi w zakresie administracji publicznej, obrony narodowej obowiązkowych ubezpieczeń społecznych – wyłącznie usługi w zakresie obowiązkowych ubezpieczeń społecznych;
  • usługi publicznego radia i telewizji,
  • usługi związane z kulturą rekreacją i sportem – z różnymi wyłączeniami,
  • usługi pośrednictwa finansowego - z różnymi wyłączeniami,
  • usługi w zakresie wynajmowania lub dzierżawienia nieruchomości o charakterze mieszkalnym na własny rachunek, z wyłączeniem wynajmu lokali w budynkach mieszkalnych na cele inne niż mieszkaniowe,
  • dostawa produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej, dokonywana przez rolnika ryczałtowego oraz świadczenie usług rolniczych przez rolnika ryczałtowego,
  • dostawa za cenę równą wartości nominalnej znaczków pocztowych, znaków skarbowych i innych znaków tego typu;
  • dostawa ludzkich organów, mleka kobiecego, dostawa krwi, osocza w pełnym składzie, komórek krwi lub preparatów krwiopochodnych pochodzenia ludzkiego, niebędących lekami;
  • świadczenie usług przez techników dentystycznych w ramach wykonywania ich zawodu, jak również dostawę protez dentystycznych lub sztucznych zębów przez dentystów oraz techników dentystycznych;
  • dostawa, łącznie z pośrednictwem, dotycząca walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy, z wyłączeniem przedmiotów kolekcjonerskich, za które uważa się monety ze złota, srebra lub innego metalu oraz banknoty, które nie są zwykle używane jako prawny środek płatniczy lub które mają wartość numizmatyczną;
  • dostawa złota dla Narodowego Banku Polskiego;
  • dostawa obiektów budownictwa mieszkaniowego lub ich części, z wyjątkiem obiektów i ich części, które mają być zasiedlone lub zamieszkane po raz pierwszy; zwolnienie nie dotyczy części budynków przeznaczonych na cele inne niż mieszkaniowe;
  • usługi zarządzania funduszami inwestycyjnymi, ubezpieczeniowymi funduszami kapitałowymi, pracowniczymi programami emerytalnymi itp.

VAT unijny

Kiedy masz zamiar prowadzić swój biznes na większą skalę, handlując z państwami z obszaru Unii Europejskiej, będziesz zobowiązany stać się podatnikiem VAT UE.

Jesteś zobowiązany do zgłoszenia rejestracyjnego VAT-UE przed dokonaniem pierwszej transakcji związanej z:

  • nabyciem towarów od kontrahenta unijnego (firmy, a nie osoby fizycznej),
  • nabyciem usług, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy (co oznacza, że to nabywca ma obowiązek rozliczyć VAT z tytułu nabycia danej usługi, np. jeżeli kupujesz usługę od kontrahenta z Niemiec i usługa będzie wykonana w Twojej siedzibie),
  • sprzedażą towarów przez czynnych podatników VAT, którzy dostarczają towary kontrahentom z Unii; niezwykle ważną kwestią jest, aby zarejestrowany był zarówno sprzedawca, jak i nabywca, a także posiadanie potwierdzeń wywozu towarów;
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów wiąże się ze sprzedażą opodatkowaną stawką 0%,
  • świadczeniem usług dla zagranicznych kontrahentów z UE, gdzie miejsce świadczenia usług ustalone jest w miejscu prowadzenia działalności/zamieszkania przez nabywcę.

Jeżeli chcesz się zarejestrować jako podatnik VAT UE musisz złożyć formularz VAT-R z wypełnioną częścią C3 do naczelnika Urzędu Skarbowego. Naczelnik ma obowiązek zarejestrować podmiot i potwierdzić jego zarejestrowanie jako podatnika VAT UE na druku VAT-5UE. Czas oczekiwania to standardowo 30 dni. Nie są wymagane opłaty. Podobnie jak w przypadku polskiego VATu – musisz miesięcznie lub kwartalnie rozliczyć się z urzędem skarbowym z płacenia tego podatku.

Przy dokonywaniu transakcji w UE podatnicy VAT UE zobowiązani są do posługiwania się numerem NIP poprzedzonym kodem PL.

Trzeba również pamiętać o tym, że nie obowiązuje żadne zwolnienie z rejestracji jako podatnik VAT-UE dla transakcji zakupu towarów i sprzedaży usług w ramach Unii Europejskiej oraz w wypadku importu usług. Oznacza to, że w takich przypadkach, mimo że nie jesteś vatowcem w Polsce, to będziesz musiał zarejestrować się jako podatnik unijny oraz wypełnić deklarację VAT-8 (kiedy kupisz towary od kontrahentów z UE) lub VAT-9M (kiedy zakupisz usługi od zagranicznych kontrahentów spoza UE).

Oceń ten artykuł:


Zobacz także artykuły podobne:

Przydatne linki: