Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Czynny podatnik vat, czyli z czym wiąże się bycie vatowcem?

Ostatnia aktualizacja: 2016-05-04
Wielu początkujących przedsiębiorców pyta się: „czy warto być vatowcem?”, „czy opłaca się być vatowcem?”, „czy warto być podatnikiem VAT?”. Istnieje wiele nieporozumień dotyczących tego podatku. W tym artykule dowiesz się, co znaczy być vatowcem, jakie obowiązki oraz jakie korzyści wiążą się z byciem czynnym płatnikiem VAT.

Wiele osób na początku swojej przygody z zakładaniem działalności gospodarczej zastanawia się czy zostać czynnym podatnikiem VAT, czy też skorzystać z prawa do jego niepłacenia. Początkujący przedsiębiorcy mogą rozumieć i traktować podatek VAT jako dodatkowe obciążenie, jednak jest to niesłuszne podejście. Najczęściej bycie vatowcem po prostu się opłaca.

Kto musi być vatowcem?

Prawo zwolnienia z niepłacenia podatku VAT przysługuje przedsiębiorcom, których przychody za poprzedni rok nie przekroczą 150 000 zł. Jeżeli Twoje przychody przekaczają tą kwotę to musisz zostać czynnym płatnikiem podatku VAT poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Dlaczego tak właściwie warto zostać vatowcem i zrezygnować z prawa do niepłacenia podatku? Dowiesz się tego w dalszej części artykułu.

Mechanizm VAT

Wielu osobom samo pojęcie podatek kojarzy się z wysokimi kosztami i czymś, czego należy unikać. Dlatego, żeby zrozumieć co to jest podatek vat i dlaczego w większości przypadków warto zostać vatowcem, trzeba najpierw zrozumieć mechanizm podatku VAT, ponieważ wiele wątpliwości pojawia się na tle niezrozumienia tego podatku.

Podatek VAT inaczej podatek od towarów i usług formalnie jest płacony przez przedsiębiorców. To na nich ciąży obowiązek obliczenia oraz wpłacenia podatku do urzędu skarbowego. Jednak faktycznie VAT płaci finalny odbiorca danego towaru lub usługi, czyli najczęściej konsument. Dlaczego się tak dzieje? Każdy przedsiębiorca, będzie doliczał podatek VAT do ceny sprzedawanego przez siebie produktu, dzięki czemu wprawdzie odliczy i odprowadzi go do urzędu skarbowego, jednak jego ekonomiczny ciężar poniesie realnie nabywca jego produktu. Przedsiębiorca jest niejako pośrednikiem w przekazywaniu podatku pobranego od swojego klienta do fiskusa. Niczego nie musi więc wykładać z własnej kieszeni, nie ma tu żadnych dodatkowych kosztów.

Dowiedz się więcej na temat: Co to jest podatek VAT i jaki jest jego mechanizm naliczania.




Odliczanie VAT

Zastanawiając się nad tym czy opłaca się być vatowcem trzeba wziąć pod uwagę jeszcze jedną bardzo korzystną dla przedsiębiorców kwestię związaną z byciem czynnym podatnikiem VAT. Tą kwestią jest odliczanie VATu. Mechanizm ten został wprowadzony po to, żeby uniknąć kilkukrotnego opodatkowania tego samego produktu w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami. Podatek zapłacony przez przedsiębiorcę przy zakupach towarów i usług, które wykorzystuje w swojej działalności to VAT naliczony. Natomiast podatek, który przedsiębiorca dolicza do ceny sprzedawanych przez siebie produktów to VAT należny. Do urzędu skarbowego wpłaca się różnicę między podatkiem należnym i naliczonym.

Jeśli VAT naliczony jest wyższy od należnego, nie ma kwoty do zapłaty, a co więcej można niekiedy dostać zwrot tej nadwyżki z urzędu skarbowego. Bycie vatowcem więc pociąga za sobą możliwość odliczania VATu przy zakupach służących przedsiębiorstwu.

Przykładowo, kupujesz do swojej firmy maszynę za 100 000 zł. W cenę, którą płacisz już został wliczony podatek VAT, który wynosi 23%, czyli 18 699,19 zł. Jeżeli jesteś vatowcem, to będziesz mógł odliczyć VAT. Oznacza to, że tak naprawdę za zakupioną maszynę płacisz tylko cenę netto, czyli 81 300,81 zł - zapłacony vat możesz odliczyć od podatku VAT który musiałbyś zapłacić od Towich faktur sprzedaży. W przypadku gdy zrezygnowałbyś z bycia czynnym podatnikiem VAT nie będziesz mógł sobie odliczyć tych 23%, a zakupiona maszyna będzie kosztować Cię 100 000 zł. Czyli to na Ciebie zostanie przerzucony ciężar zapłacenia tego podatku. Z tej perspektywy, jeżeli planujesz regularnie inwestować w rozwój firmy przez zakup różnych maszyn czy urządzeń, odpowiedź na pytanie, czy warto być vatowcem powinna być twierdząca.

Kiedy opłaca się być vatowcem?

Istnieje pewien rozpowszechniony pogląd, że vatowcem opłaca się być, gdy ma się duże koszty, czyli gdy robi się duże zakupy od innych przedsiębiorców. Oczywiście, jeżeli ktoś kupuje dużo sprzętu czy materiałów służących jego działalności to będzie odliczał dużo podatku VAT. W przypadku małych przedsiębiorstw ten odliczany podatek będzie mniejszy. Nie znaczy to, że skoro jest mniejszy, to nie warto go odliczać. Jak mówi polskie przysłowie: grosz do grosza a będzie kokosza. Oszczędność nawet 40 zł. miesięcznie dzięki odliczaniu VATu daje w skali roku 480 zł.

Niewątpliwą korzyść z bycia vatowcem można odczuć w przypadku, gdy sprzedaje się wyroby lub usługi obciążone niższą stawką VAT, a tworzy się je przy użyciu materiałów opodatkowanych wyższą stawką. Może się to dziać w przypadku branży budowlanej, gdzie materiały budowlane obciążone są stawką 23%, natomiast sprzedaż np. usług remontowo-budowlanych dla szpitali stawką 8%. W takim przypadku VAT naliczony będzie wyższy niż VAT należny i przysługiwać będzie zwrot podatku.

Jakie obowiązki na czynny podatnik VAT?

Bycie vatowcem pociąga za sobą szereg obowiązków związanych z dokumentacją księgową. Do tych obowiązków należy, po pierwsze, dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego. Dokonuje się ono przez złożenie formularza VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego. Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców z wyjątkiem tych, którzy nie przekroczyli kwoty obrotu 150 000 zł za poprzedni rok podatkowy (chyba, że chcą zrezygnować z przysługującego im prawa do zwolnienia z podatku VAT). Dokonanie zgłoszenia jest konieczne przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej.

Kolejnym obowiązkiem jest składanie deklaracji podatkowych. Trzeba tego dokonywać albo raz w miesiącu, albo raz na kwartał. Okres rozliczeniowy ustala się na początku każdego roku rozliczeniowego. Termin składania deklaracji to 25 dzień każdego miesiąca lub 25 dzień w miesiącu następującym po danym kwartale (25 kwietnia – za pierwszy kwartał, 25 lipca – za drugi kwartał, 25 października – za trzeci kwartał, 25 stycznia – za czwarty kwartał). Gdy ostatni dzień terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy np. sobotę bądź święto termin do złożenia deklaracji podatkowej przesuwa się na pierwszy, kolejny dzień roboczy następujący po tym dniu wolnym.

Czynny podatnik VAT jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT. Fakturę wystawia się, co do zasady, nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Oprócz wystawiania faktur jesteś zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Każdy vatowiec jest zobowiązany do prowadzenia rejestru VAT, wydawania faktur i składania dodatkowych deklaracji. Wszelkie te obowiązki możesz realizować samodzielnie, ale możesz też skorzystać z usług biur rachunkowych, zlecając im wszelkie formalności związane z tym podatkiem.

Czy vatowcy są mniej konkurencyjni przez wyższe ceny?

Jak już była mowa, vatowcy do ceny netto doliczają podatek VAT, przez co cena sprzedawanych przez nich produktów lub oferowanych usług wzrasta. Czy jednak to oznacza, że przez wyższą cenę staną się mniej konkurencyjni? Jeżeli sprzedajesz towary i usługi w sferze biznesu, czyli dla innych przedsiębiorców, to nie stanowi to problemu, ponieważ oni też zapewne są vatowcami, czyli mogą sobie podatek od zakupionych od Ciebie produktów odliczyć. Niejednokrotnie firmy nie chcą współpracować z przedsiębiorcami nie będącymi czynnymi płatnikami vat.

Nawet jeśli przedsiębiorca nie jest płatnikiem vatu to i tak pośrednio wlicza ten podatek do ceny produjtu końcowego, ponieważ wszystkie koszty prowadzenia działalności np. prąd, telefon, materiały biurowe, półprodukty itd. kupuje w cenie brutto (z vatem). Te wydatki wchodzą w 100% do kosztów - łącznie z zawartym w ich cenie podatkie VAT. Przedsiębiorca kalkulując cenę końcową swojego produktu musi uwzględnić wszystkie koszty plus swoją marżę. Daletego klient końcowy tak czy inaczej będzie finansował podatek VAT.

Wady bycia vatowcem

Poważną wadą związaną z opłacaniem VAT stanowią przepisy prawne dotyczące tego podatku. Przepisy są skomplikowane i stosunkowo często się zmieniają. Vatowiec musi wiedzieć kiedy powstaje obowiązek podatkowy, w jakiej wysokości naliczyć VAT (są różne stawki dla różnych rodzajów produktów, np., dla mleka kupowanego bezpośrednio od rolników stawka VAT wynosi 23%, natomiast dla mleka przetworzonego jest to 5%), trzeba wiedzieć od jakich zakupów dla firmy można odliczyć VAT a dla jakich nie, musi pamiętać o formalnościach. Ogólnie rzecz ujmując – trzeba mieć sporą wiedzę w tym zakresie. Kolejną wadą mogą byś kontrole z Urzędu Skarbowego. W przypadku kiedy Twój VAT należny jest większy niż naliczony, należy Ci się zwrot podatku. Możesz mieć wtedy prawie 100% pewność, że odwiedzi Cię kontrola podatkowa, ponieważ nie tak łatwo jest dla fiskusa oddawać pieniądze podatnikowi, najpierw musi wnikliwie sprawdzić, czy te pieniądze Tobie się należą do zwrotu. Kontrola taka, mimo Twojej krystalicznej uczciwości, nie należy do najprzyjemniejszych rzeczy, które mogą Cię spotkać.

Kto może być zwolniony z VATu?

Prawo do niebycia czynnym płatnikiem VAT przysługuje przedsiębiorcom, których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 150 tys. zł. Do tej wartości wlicza się jedynie sprzedaż produktów lub usług, które normalnie są opodatkowane VATem. Przykładowo, z VATu zwolnione jest nauczanie języków obcych, więc jeśli sprzedajesz tego typu usługi to nie będą się wliczać do tego limitu 150 tys. zł. Limit ten jest kwotą roczną, więc jeśli zaczniesz działalność później niż 1 stycznia, trzeba przeliczyć kwotę 150 tys. zł. W proporcji do okresu prowadzonej działalności.

Przykładowo, jeżeli zaczniesz działalność z dniem 20 maja 2016 r., to Twój limit na rok 2016 zmniejszy się i będzie wynosił około 92 466 zł. (limit przeliczony na jeden dzień: 150 000:365 = 410, 96; 225 dni * 410, 96 = 92 466)

Istnieją jednak pewne kategorie towarów i usług, przez których sprzedaż stajemy się vatowcami z automatu, bez względu na wielkość sprzedaży. Należą do nich: sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, sprzedaż towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej i wyrobów tytoniowych, nowych środków transportu oraz sprzedaż terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę.

VAT unijny

Kiedy masz zamiar prowadzić swój biznes na większą skalę, handlując z państwami z obszaru Unii Europejskiej, będziesz zobowiązany stać się podatnikiem VAT UE.

Jesteś zobowiązany do zgłoszenia rejestracyjnego VAT-UE przed dokonaniem pierwszej transakcji związanej z:
  • nabyciem towarów od kontrahenta unijnego (firmy, a nie osoby fizycznej),
  • nabyciem usług, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy (co oznacza, że to nabywca ma obowiązek rozliczyć VAT z tytułu nabycia danej usługi, np. jeżeli kupujesz usługę od kontrahenta z Niemiec, i usługa będzie wykonana w Twojej siedzibie),
  • sprzedażą towarów przez czynnych podatników VAT, którzy dostarczają towary kontrahentom z Unii; niezwykle ważną kwestią jest, aby zarejestrowany był zarówno sprzedawca, jak i nabywca, a także posiadanie potwierdzeń wywozu towarów;
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów wiąże się ze sprzedażą opodatkowaną stawką 0%,
  • świadczeniem usług dla zagranicznych kontrahentów z UE, gdzie miejsce świadczenia usług ustalone jest w miejscu prowadzenia działalności/zamieszkania przez nabywcę.

Jeżeli chcesz się zarejestrować jako podatnik VAT UE musisz złożyć formularz VAT-R z wypełnioną częścią C3 do naczelnika Urzędu Skarbowego. Naczelnik ma obowiązek zarejestrować podmiot i potwierdzić jego zarejestrowanie jako podatnika VAT UE na druku VAT-5UE. Czas oczekiwania to standardowo 30 dni. Nie są wymagane opłaty. Podobnie jak w przypadku polskiego VATu – musisz miesięcznie lub kwartalnie rozliczyć się z urzędem skarbowym z płacenia tego podatku.

Przy dokonywaniu transakcji w UE podatnicy VAT UE zobowiązani są do posługiwania się numerem NIP poprzedzonym kodem PL.

Trzeba również pamiętać o tym, że nie obowiązuje żadne zwolnienie z rejestracji jako podatnik VAT-UE dla transakcji zakupu towarów i sprzedaży usług w ramach Unii Europejskiej oraz w wypadku importu usług. Oznacza to, że w takich przypadkach, mimo że nie jesteś vatowcem w Polsce, to będziesz musiał zarejestrować się jako podatnik unijny oraz wypełnić deklarację VAT-8 (kiedy kupisz towary od kontrahentów z UE) lub VAT-9M (kiedy zakupisz usługi od zagranicznych kontrahentów spoza UE).

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.