Przeprowadzka firmy - jak się do niej przygotować?

Ostatnia aktualizacja: 2017-04-25 | Średni czas czytania: 02:12

Artykuł reklamowy

Kiedy zakładamy firmę, wybieramy dla niej odpowiednią siedzibę. Z biegiem czasu może się jednak okazać, że jest ona zbyt mała lub nie odpowiada wymogom pracowników i klientów, dlatego konieczne może okazać się poszukanie nowego miejsca. Przeciągająca się i problematyczna przeprowadzka to koszmar każdego menadżera firmy. Jak uniknąć problemów? O czym należy pamiętać i jak się przygotować żeby wszystko przebiegło płynnie i bez nerwów? Piszemy o tym w artykule.

Przeprowadzka firmy - jak się do niej przygotować?

Zmieniam siedzibę firmy. Czy muszę to gdzieś zgłosić?

Zakładając firmę przedsiębiorca wypełnia wniosek CEIDEG-1, w którym podaje się także miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli dane te ulegają zmianie, przedsiębiorca ma obowiązek wskazania nowej siedziby firmy w terminie 7 dni od momentu zmiany adresu. Ważne jest też to, żeby sprawdzić, czy po zmianie miejsca wykonywania działalności gospodarczej, nie ulegną zmianom organy, do których należy odprowadzać podatki, np. dla podatku VAT jest to Urząd Skarbowy właściwy dla miejscowości, w której prowadzi się działalność, a dla podatku dochodowego Urząd Skarbowy właściwy dla miejsca zamieszkania podatnika. Adres korespondencji należy zgłosić również u dostawców usług takich jak, np. operator sieci komórkowej.

Bardzo ważnym elementem, o którym często zapominają przedsiębiorcy jest zmiana danych teleadresowych na stronie internetowej przedsiębiorstwa. Eksperci z agencji online marketingowej Toro Performance Group również dostrzegają ten problem: "Często zdarza się, że firma zapomni lub nie wie jak zmienić adres firmy na stronie internetowej, jednak jeszcze częściej przedsiębiorcy zapominają o zmianie adresu w kanałach social media (np. na Facebook'u) lub w wizytówce Google My Business, która wyświetla się w wynikach wyszukiwania Google. To duży błąd, który niestety często kończy się utratą klienta, który pojedzie pod stary adres i firmy tam nie zastanie. Dobrą praktyką jest wsparcie zmiany adresu dodatkową informacją w kanałach social media lub w niektórych przypadkach również za pomocą reklamy AdWords. Wszystko zależy oczywiście od profilu działalności firmy."

W jaki sposób przygotować firmę do przeprowadzki? Jaką firmę przeprowadzkową wybrać?

Przeprowadzka firmy to duże wyzwanie. Źle zaplanowana i przygotowana przeprowadzka może być źródłem wielu problemów. Chodzi nie tylko o potencjalne uszkodzenia mienia, ale również problemy z przedłużającą się niezdolnością firmy do pracy lub zagubieniem lub "wyciekiem" ważnych dokumentów. W jaki sposób przygotować się do niej?

Podstawą udanej przeprowadzki jest planowanie. Należy rozpisać sobie wszystkie meble, dokumenty i przedmioty, które zostaną przewiezione do nowej lokalizacji. To dobry moment na porządki - być może część rzeczy lepiej wyrzucić niż przewozić do nowego biura. Inwentaryzacja mienia wraz informacją o miejscu/pokoju pierwotnym i docelowym to duże ułatwienie zarówno dla pracowników biura jak i firmy przeprowadzkowej. Odpowiednie oznaczenie i posegregowanie kartonów to kolejny krok. Ważne dokumenty oraz przedmioty, które będą potrzebne od razu po przeprowadzce lepiej mieć zawsze na wierzchu oraz wyraźnie podpisane - tak aby możliwie szybko wrócić do pracy.

Przeprowadzka wiąże się też z ryzykiem uszkodzenia mienia, dlatego wszystkie przedmioty, począwszy od mebli, na dokumentach skończywszy, należy odpowiednio zabezpieczyć. Jak wskazuje właścicielka firmy 123 Przeprowadzki, każda profesjonalna firma przeprowadzkowa powinna dysponować materiałami do pakowania i zabezpieczania przedmiotów powierzanych jej na czas przeprowadzki. Na szczególną uwagę zasługują plastikowe pojemniki pakowe, do których można włożyć bardziej wartościowe przedmioty oraz etykiety samoprzylepne, które pozwalają na odpowiednie posegregowanie oraz oznaczenie przewożonych przedmiotów. W dużych firmach przeprowadzkowych można również liczyć na wsparcie osobistego doradcy, który w każdej chwili doradzi i odpowie na pytania klienta.

Na to co oferuje firma przeprowadzkowa w ramach dodatkowych usług warto zwrócić szczególną uwagę. Doświadczona firma tego rodzaju powinna przede wszystkim dysponować odpowiednią flotą, a także oferować montaż i demontaż mebli biurowych. Warto też sprawdzić, czy firma oferuje przenoszenie przedmiotów o niestandardowych gabarytach lub większej wadze. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy zachodzi konieczność przenoszenia np. sejfów czy mebli robionych pod wymiar.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto również sprawdzić referencje od poprzednich klientów firmy przeprowadzkowej. Jest to bardzo dobry wyznacznik jakości oferowanych usług.