Krok 3 z 6

Jak przygotować się do spotkania z klientem?

Ostatnia aktualizacja: 2016-04-09 | Średni czas czytania: 05:24

Skontaktowałeś się z klientem i umówiłeś na spotkanie handlowe, czas więc przejść do kolejnego kroku - przygotowania się do spotkania z klientem. Jeśli chcesz skutecznie sprzedawać, to musisz podchodzić do tego "z głową", dlatego nie możesz iść do klienta nieprzygotowanym. Dowiedz się co powinieneś zrobić przed spotkaniem, aby zwiększyć szansę zawarcia kontraktu.

W artykule znajdziesz:

Zbierz informacje o kliencie
Przygotuj się do spotkania
Co powinna zawierać oferta handlowa?

Zbierz informacje o kliencie

Kiedy przeprowadziłeś już wstępną rozmowę z kandydatem, czas odpowiednio przygotować sie do spotkania. Rozmawiając przez telefon z klientem zdobyłeś pewne informacje na jego temat. Teraz czas je uszczegółowić, doprecyzować, w celu lepszego przygotowania się do rozmowy. Określasz w ten sposób profil swojego klienta docelowego. Przygotuj podstawowe informacje o kliencie, tzn. czym się interesuje, czym zajmuje się jego firma, czego potrzebuje, czy przychodzi na spotkanie z zamiarem kupna, czy tylko w celach informacyjnych. Możesz "poszperać" w internecie, sprawdzić stronę danej firmy, bądź osoby fizycznej – sprawdź, czy osoba z którą się umówiłeś na spotkanie jest osobą decyzyjną. Jeżeli nie, to poproś aby na spotkaniu pojawiła się osoba która decyduje o ewentualnych zakupach. Czy osoba, z którą się umówiłeś figuruje na stronie firmy jako właściciel, sprawdź czy na pewno jest tą osobą, za która się podaje. Sprawdź, czy dana firma figuruje w rejestrze KRS, czy jest wypłacalna, czy nie figuruje w krajowym rejestrze dłużników. Sprawdź opinie byłych pracowników na temat tej firmy, wejdź na fora internetowe, gdzie z reguły pracownicy dzielą się komentarzami na temat firmy, szefów, pracy itp. Jeżeli nie znajdziesz żadnych informacji na temat badanej firmy, to nawet lepiej ponieważ z reguły ludzie piszą o złych rzeczach, także brak negatywnych wpisów może oznaczać, że w firmie wszystko jest w porządku.

Zanim jeszcze przystapisz do przygotowania oferty/prezentacji zidentyfikuj specyfikę branży, w której się obracasz. Czym się ona charakteryzuje? Jak przebiega proces płatności, zamówienia, kupna czy innych transakcji. Często bywa tak, że np. w branży spożywczej dany supermarket/dyskont z dużym opóźnieniem płaci za zamówiony towar. Jeśli obracasz się w tej branży, nie możesz wymagać od takiego klienta, że zaraz po dokonaniu zakupu opłaci zamówiony towar. W takiej sytuacji może pójść od razu do konkurencji, gdzie będzie miał o wiele dłuższy okres czasu na zapłatę.

Przygotuj się do spotkania

Najważniejsza część samej prezentacji to oferta. W zależności od tego, z jakim klientem masz do czynienia musisz, nie tylko przygotować odpowiednią prezentację/ofertę, lecz także zastanowić się, co powiedzieć w trakcie owej prezentacji.

Przygotuj tabelkę z obawami klienta i sposobami rozwiania tych obaw (patrz Krok 1: Poznaj produkt i określ grupę docelową) aby aby klient Cię nie zaskoczył.
Nawet jeśli zdarzy się sytuacja, że klient będzie miał rację z jakąkolwiek negatywną uwagą, staraj się zamienić wadę na zaletę, np. jeżeli klient powie, że dany produkt/usługa jest za droga odpowiedz, że cena usługi/produktu świadczy o jego najwyższym prestiżu i jakości tego, co oferujesz.
Staraj się wyróżnić wśród konkurencji. Przekonaj klientów, że Twoja firma jest lepsza od konkurencji, zbadaj konkurencję pod wzgledem oferowanych usług na wypadek sytuacji, gdy klient zarzuci "Ale u konkurencji jest taniej!". Musisz być przygotowany na to, że Twoi klienci są doskonale przygotowani i przeanalizowali konkurencję udając się z Tobą na spotkanie. Posiadając tę samą wiedzę, co on będziesz w stanie odpowiedzieć np. "Owszem, może i konkurencja jest tańsza, ale za to nie spełnia całego pakietu usług, jakie My proponujemy, co więcej, jakoś jaką zapewniamy jest znacznie wyższa od większośći podobnych oferowanych przez konkurencję"
W ofercie przedstaw dokładnie wszystkie szczegóły. W jakiej cenie dostępny jest dany produkt/usługa, co zawiera, jak można go wykorzystać. Poinformuj o wszystkich dostępnych opcjach, o możliwych sposobach transakcji, płatności, o warunkach gwarancji zwrotów itp. Wszystkie te informacje musisz mieć przygotowane jeszcze przed spotkaniem z klientem, aby klient na spotkaniu nie był w stanie Cię zaskoczyć.
Zadbaj o to, aby ta rozmowa była naprawdę rozmową a nie monologiem z Twojej strony bo wtedy szybko znudzisz klienta.
Ważne jest też to, jak wyglądasz i przezentujesz się. Unikaj rozpraszaczy, takich jak zbyt mocne perfumy, zbyt wyzywający ubiór/makijaż. Staraj się nie wykonywać drażniących ruchów, tzn. pstrykanie długopisem, lub uderzanie długopisem o biurko. Klient ma się skupić tylko i wyłącznie na ofercie, którą mu przedstawiasz, a nie na rozpraszaczach. Możesz go tym tylko zdenerwować i w efekcie będzie chciał zakończyć jak najszybciej spotkanie. Należy być na takim spotkaniu ubranym schludnie, elegancko ale nie do przesady, by klient nie pomyślał, że jesteś formalistą. Ubiór, w dużej mierze zależy też od tego, z jaką grupą klientów się spotykasz, oraz jakiego typu produkt chcesz sprzedać. Np. spotykając się z grupą osób w wieku do 25 lat, sprzedając robot kuchenny, możesz pozwolić sobie na większą swobodę jeśli chodzi o ubiór. Oczywiście pod warunkiem, że nadal będziesz się trzymać podstawowych zasad odpowiedniego wyglądu. Jeśli spotykasz się z osobami 40+ i sprzedajesz np. usługi mendżerskie czy profesjonalne pakiety szkoleń, bądź inne tego typu produkty/usługi dla ludzi biznesu, powinieneś założyć elegancki, formalny strój tak, abyś był odbierany przez swoich potencjalnych klientów jako poważna i rzetelna osoba, która poważnie traktuje swoich klientów. Nie możesz przeprowadzić takiego spotkania w kolorowym dresie, bo wtedy zostanie to potraktowane przez klientów jako obraza i brak szacunku. Może to też skutkować rozpowszechnieniem negatywnych informacji/opinii w środowisku i nikt więcej na spotkanie prowadzone przez Ciebie nie przyjdzie. Pamiętajmy więc o zasadzie: "jak nas widzą tak nas piszą".
Idąc na spotkanie z kontrehentem, musisz mieć przede wszystkim jasno sprecyzowany cel. Czy chcesz sprzedać dany produkt czy chcesz, aby klienci jedynie go wypróbowali. Jeśli Twoim celem jest sprzedaż, to odpowiedz sobie na następujące pytanie: Co chcesz sprzedać, za ile, w jakiej ilości?
Spotkanie musi przebiegać według planu. Na sam początek określ cel i zastanów się jak go osiągnąć. Oszacuj, ile czasu może Ci zająć rozmowa. Jeżeli założysz, że spotkanie będzie trwało maksymalnie godzinę i poinformujesz o tym swoich klientów, to niedopuszczalne jest, aby spotkanie trwało 2 godziny. Stracisz wtedy wiarygodność w oczach swojego klienta i przestanie Ci ufać, czego każdy biznesmen chce uniknąć. W takim planie spotkania warto jest ująć też etapy spotkania, tzn. na początku spotkania określ co powiesz w celu przedstawienia firmy i tego, czym się zajmujesz. Ten etap nie powinien trwać zbyt długo, żeby nie zanudzić klienta. Następnie zastanów się, o co chcesz zapytać klientów. Ważne, aby nie były to trudne pytania, aby klienci byli w stanie na nie odpowiedzieć, jednocześnie niech każde pytanie ma sens, to znaczy niech odpowiedź będzie dla Ciebie w jakiś sposób przydatna. Kiedy uzyskasz istotne dla Ciebie informacje, w przystępny sposób zaprezentuj ofertę i sfinalizuj transakcję.

Reasumując, tworząc plan spotkania określ główne jego punkty, uszereguj w odpowiedniej kolejności i sprecyzuj o czym chciałbyś mówić i czego się dowiedzieć na poszczególnym etapie.

Co powinna zawierać oferta handlowa?

Idąc na spotkanie musisz przyjść do potencjalnego klienta z konkretem. Nie ma nic gorszego niż marnowanie czasu Twojego klienta na bezwartościowe "pogaduchy" z których i tak nic nie wynika. Koniecznie przygotuj ofertę handlową lub przynajmniej materiały, które pomogą Ci przedstawić klientowi to czym się zajmujesz.

Każda, dobrze przygotowana oferta handlowa powinna zawierać następujące elementy:

tytuł dokumentu oraz nazwa firmy, do której jest kierowana (np. „oferta handlowa dla firmy xyz sp. z o.o.). Na pierwszym slajdzie/stronie możemy zawrzeć także dane, z kim powinien kontaktować się odbiorca dokumentu w przypadku dodatkowych pytań, datę sporządzenia oraz ważności oferty, oraz w stopce dokumentu informacje o głównej siedzibie, NIP, KRS, kapitale zakładowym.
Spis treści - jeżeli prezentacja/dokument ma kilka części, w innym razie, gdy całość nie przekracza kilku stron, można spis pominąć.
Krótko o oferencie – kim jesteśmy, ile lat działamy na rynku, w czym się specjalizujemy, ilu mamy pracowników, jakie posiadają oni kompetencje (ważne szczególnie w przypadku świadczenia usług), itd. Bardziej chodzi tu o wypunktowanie pewnych faktów, niż tworzenie rozległych opisów.
Misja, wartości, cele firmy (o ile celem nie jest jedynie zwiększanie sprzedaży i zysków).
Portfolio klientów (logotypy), z którymi współpracowaliśmy oraz pisemne referencje z ich strony (lub ich fragmenty).
Jeżeli przedmiotem oferty są bardziej skomplikowane produkty lub usługi, warto zawrzeć w ofercie studia przypadków opisujące doświadczenia innych firm z zakupu/ wdrożenia naszych rozwiązań.
Opis pełnego zakresu usług. Nawet jeśli proponujemy tylko jeden produkt, warto także przedstawić całą ofertę pod kątem przyszłego cross-sellingu lub up-sellingu.
Główne korzyści. Co klient zyska nawiązując współpracę z Tobą, a nie z konkurentami.
Gdy oferta jest odpowiedzią na otrzymane zapytanie, wtedy ustosunkowujesz się do każdego wymagania i każdego pytania.
Cennik, wstępna wycena lub zakres cen dla poszczególnych produktów.
Informacje o sposobie realizacji zamówień, harmonogram, sposoby płatności.
Zastrzeżenia prawne (np. własności intelektualne, prawa autorskie, odsprzedaż, itp.), gwarancje.
Specyfikacje techniczne, zdjęcia, szczegółowe opisy produktów, itp.

O czym warto pamiętać tworząc ofertę handlową

Zachęcaj klientów, a nie zniechęcaj.
Im krócej przedstawiasz ofertę, tym lepiej.
Ważniejszy jest ogólny projekt/design, niż pojedyncze ozdoby.
Zachowaj czujność, kiedy pracujesz na jednym szablonie – częstym błędem jest tworzenie oferty z danymi innej firmy, do której była wcześniej ona wysyłana.
Rozwijaj i cały czas modyfikuj kształt oferty, na podstawie informacji zwrotnych od klientów. Testuj różne rozwiązania i układy.
Jeśli już musisz wysłać pliki większy niż 10 MB, to potwierdź otrzymanie takiego emaila.
Dodaj do oferty takie informacje, które zachęcają do kontaktu i zadawania pytań.

Podstawą optymalizacji sprzedaży jest zdobycie kompletnej wiedzy na temat produktu. Nie możesz pozwolić na sytuacje, w której nie jesteś w stanie odpowiedzieć na jakieś pytanie klienta dotyczące produktu. Jeśli jednak zdarzy się taka sytuacja, to zapewnij klienta że sprawdzisz potrzebne informacje i jak najszybciej dasz odpowiedź. Przygotuj też materiały potrzebne do prezentacji. Dopasuj odpowiednie miejsce spotkania, aby bez problemu dało się tam dojechać. Nie spóźniaj się, ale nie pojawiaj się tez przed czasem.