Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Kasa fiskalna w firmie

Ostatnia aktualizacja: 2017-09-11  |  Średni czas czytania: 06:13
Zakup kasy fiskalnej jest jedną z wielu decyzji jaką musisz podjąć na samym początku gdy rozpoczynasz własna działalność gospodarczą. W większości przypadków posiadanie kasy fiskalnej jest koniecznością - każdego roku zmniejszane jest grono podatników, którzy są zwolnieni z obowiązku jej posiadania. Kiedy potrzebujesz kasy fiskalnej w swoim przedsiębiorstwie, jakie modele są dostępne na rynku oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze urządzenia, dowiesz się w poniższym artykule.


Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna?

Co roku obowiązek posiadania kas fiskalnych obejmuje nowe grupy zawodowe, dlatego jeżeli rozpoczynasz działalność gospodarczą musisz sprawdzić, czy jesteś zobowiązany do zakupienia kasy fiskalnej.

Kto musi posiadać kasę fiskalną?

Do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej nie są zobowiązani przedsiębiorcy, których przychód nie przekroczył 20 000 zł netto w roku podatkowym.

Do ewidencji za pomocą kas fiskalnych zobowiązani są wszyscy podatnicy, którzy oferują świadczenie usług takich jak:

  • przewóz pasażerski w komunikacji samochodowej (także taksówkami)
  • naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów
  • wymiana opon lub kół w pojazdach silnikowych i motorowerach
  • badania i przeglądy techniczne pojazdów
  • opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów
  • usługi prawnicze (w wyłączeniem usług notarialnych)
  • doradztwo podatkowe
  • usługi świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym sezonowo oraz catering
  • usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne

Brak kasy fiskalnej oznacza, że nie można wykonywać usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Dodatkowo niezastosowanie się do obowiązku może skutkować utraceniem prawa do ulgi i kary finansowej na podstawie Kodeksu Karnego Skarbowego.

Zakup kasy fiskalnej

Posiadanie kasy fiskalnej jest dosyć powszechnym obowiązkiem wśród przedsiębiorców, dlatego zanim udasz się na zakup kasy fiskalnej, warto zapoznać się z zagadnieniem parametrów kas i ich rodzajami.

Rodzaje urządzeń fiskalnych

Zasadniczo urządzenia fiskalne można podzielić na kasy fiskalne i drukarki fiskalne.

Wśród kas fiskalnych wyróżniamy:

kasy jednostanowiskowe - są najliczniejszą grupą kas dostępną na rynku. Mają one możliwość współpracy z innymi urządzeniami, takimi jak waga, czytnik kodów kreskowych, komputer, ale są dostępne również w wersji bez tych udogodnień. Przeznaczone są do małych sklepów, kiosków, drogerii, piekarni, punktów usługowych

kasy przenośne - dla przedsiębiorców prowadzących działalność niestacjonarną zdecydowaną zaletą tego typu kas będzie ich mobilność. Wyposażone są w akumulator, stabilizację rolek papieru, dzięki czemu rolki nie przemieszczają się przy przenoszeniu. Są one odporne na warunki atmosferyczne - wysokie lub niskie temperatury i dużą wilgotność powietrza. Wykorzystywane są najczęściej w mobilnej sprzedaży towarów i usług, warsztatach samochodowych, drobnym handlu, zakładach kosmetycznych

kasy systemowe - szczególnie przydatne w dużych placówkach handlowych. Mogą one pracować w sieci z komputerem i szeregiem innych kas oraz mają możliwość przyłączenia wagi i czytnika kodów kreskowych. Wyposażone są w system umożliwiający zdalną komunikację z programem magazynowym i systemem monitoringu

kasy komputerowe - połączenie komputera z kasą. Można do nich podłączyć różne urządzenia zewnętrzne

Drukarki fiskalne są urządzeniami przyłączanymi do komputera z odpowiednio zainstalowanym programem magazynowym. Najczęściej są wykorzystywane w firmach, w których wystawiane są faktury VAT. Drukarki fiskalne w sposób samodzielny nie mogą drukować paragonów.

Decydując się na drukarkę z papierowym zapisem kopii paragonu, istotny również będzie mechanizm drukujący. Do wyboru są dwa:

  • mechanizm igłowy - są najtańszym środkiem eksploatacji kas, ale do ich funkcjonowania potrzebne są taśmy barwiące
  • mechanizm termiczny - pracują cicho i szybko, ale są droższe w utrzymaniu, ponieważ konieczny jest do nich papier termiczny, który jest droższy, a zadrukowane rolki należy przechowywać w odpowiednich warunkach, bo mogą one wyblaknąć. Ma to znaczenie z tego względu, że kopie paragonów należy przechowywać przez okres 5 lat.

W każdej kasie fiskalnej sprzedaż odbywa się na podstawie zaprogramowanych kodów. Kody mogą być ogólne, które wyznaczają daną grupę towarów pod konkretną nazwą, do której przypisana jest odpowiednia stawka podatku VAT, a także kody szczegółowe określające precyzyjnie nazwę każdego towaru z ceną sprzedaży i podatkiem VAT. Sprzedaż za pomocą kodów szczegółowych odbywa się na podstawie podaniu kasie numeru kodu przez jego ręczne wpisanie lub czytnik kodów.

Specjaliści z Grupy ONET pomogą Twojej firmie zaistnieć na rynku

Ile kosztuje kasa fiskalna?

Ceny najtańszych kas fiskalnych zaczynają się nawet od 300-400 zł. Jednak takie najczęściej posiadają kiepskie parametry, niewielką bazę towarów albo niewydajny akumulator. Mogą też być mało wytrzymałe. Lepiej od razu zdecydować się na dobrą kasę, może nie od razu z tych najdroższych, ale przynajmniej o dobrych parametrach i w atrakcyjnej dla Ciebie cenę.

Ceny dobrych kas fiskalnych zaczynają się od 900 zł i nawet w tej cenie jest już wiele dostępnych modeli do wyboru. Gdy jest to Twoja pierwsza kasa to masz szansę na ulgę.

Ulga na zakup kasy fiskalnej, czyli zwrot za kasę fiskalną

Ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej powoduje, że przedsiębiorcy będą mogli kwotę przeznaczoną na zakup kasy odliczyć od podatku VAT. Kwota podlega odliczeniu w 90% ceny zakupu netto, ale nie może ona przekroczyć 700 zł.

Z ulgi mogą skorzystać tylko przedsiębiorcy, których kasy fiskalne spełniają warunki techniczne określone przez Ministra Finansów i dzięki temu mają one certyfikat homologacji nadawany przez Główny Urząd Miar.

Naliczenie ulgi możliwe jest jednak dopiero wtedy, jeżeli uiścisz jednorazowo całą kwotę za zakup kasy i będziesz miał fakturę potwierdzająca zakup urządzenia. Ulga dotyczy też przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT i w ich przypadku zwrot poniesionego wydatku jest zwracany na konto bankowe.

Fiskalizacja kasy

Kupno kasy nie oznacza jeszcze, że od razu jest to kasa fiskalna. Żeby pełniła takie funkcje należy poddać ją fiskalizacji. Jest to proces, który polega na zapisie numeru NIP oraz innych danych o prowadzonym przedsiębiorstwie (na przykład nazwa sklepu) do pamięci fiskalnej. Dokonuje tego serwisant, a wprowadzane dane potwierdza właściciel. Raz zapisany numer NIP nie może być poprawiony, natomiast pozostałe dane zmieniać można.

Przed fiskalizacją należy powiadomić o tym Urząd Skarbowy na 7 dni przed dokonaniem tej czynności. Również po fiskalizacji zawiadomić o tym Urząd, tak samo w terminie 7 dni. Zawiadomienie Urzędu jest istotne ze względu na ulgę na zakup kasy fiskalnej.

Warto nabyć kasę fiskalną na przynajmniej miesiąc przed fiskalizacją. Dzięki temu będziesz miał czas na nauczenie się jej obsługi, zapoznania się z funkcjami oraz oswojeniem się jeszcze przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży. Kasa w trybie niefiskalnym nie zapisuje do pamięci obrotów, więc popełnienie błędu nie ma żadnych konsekwencji.

Jak wybrać kasę fiskalną?

Wybór kasy fiskalnej to odpowiedzialne zadanie, które dobrze wykonane uchroni Cię przed wyrzuceniem pieniędzy w błoto. Zanim udasz się na zakup kasy fiskalnej, warto zastanowić się jakie potrzeby ma Twoja branża, firma, lokal.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze kasy fiskalnej?

Aby zakupić kasę fiskalną odpowiednią do Twoich oczekiwań i potrzeb, musisz wiedzieć na co zwrócić uwagę aby wybrać odpowiedni model. Naturalne jest to, że przy wyborze kasy fiskalnej będziesz zwracał uwagę na cenę, ale pamiętaj, że cena to nie wszystko, jeżeli chcesz aby kasa służyła Ci przez długi czas.

rodzaj prowadzonej działalności - wybór modelu kasy fiskalnej powinien zależeć przede wszystkim od tego, jaką prowadzisz działalność - mobilną czy stacjonarną. Kasa fiskalna powinna być dopasowana do specyfiki Twojej branży. Jeżeli Twoja działalność polega na stacjonarnej sprzedaży towarów, kasa fiskalna może zostać podłączona do gniazdka z prądem. Jeżeli jednak oferujesz jakieś usługi, które będą konieczne do wykonania u klienta, wtedy warto pomyśleć o kasie mobilnej i w tym przypadku nie ma przeszkód, aby pełniła ona funkcję również kasy stacjonarnej.

kasa fiskalna a drukarka fiskalna - zarówno kasa fiskalna, jak i drukarka fiskalna służą do ewidencji sprzedaży. Różnica polega na tym, że mają one trochę inne funkcje. Kasa sprawdzi się tam, gdzie masz drobną działalność polegającą na usługach, natomiast drukarka dysponuje większą ilością funkcji i sprawdzi się tam, gdzie oprócz usług oferujesz towary i dzięki niej będziesz mógł tworzyć różne bilanse i raporty.

sposób zapisywania kopii paragonów - są dwa sposoby zapisu kopii paragonu: elektroniczna i papierowa. Tradycyjne kasy posiadają dwie rolki papieru, na których z jednej drukowany jest paragon dla klienta, a na drugiej dla Urzędu Skarbowego. Już nowsze kasy mają zapis kopii elektronicznie na karcie pamięci SD. Przechowywanie kopii paragonu jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy przez okres 5 lat podatkowych i w razie kontroli Urzędu Skarbowego będziesz zobowiązany do ich pokazania. Dlatego od Twojej wygody zależy wybór formy zapisu kopii paragonu.

baza towarów i usług - są to tzw. kody PLU. Wybierając model kasy, powinieneś wybrać taki, który będzie mógł mieć bazę towarową o 50% większą od tej, którą chcesz zaprogramować. Nigdy nie wiesz, czy z biegiem czasu do Twojej działalności nie wejdą nowe towary czy usługi. Na wielu kasach mobilnych można zaprogramować o wiele więcej kodów niż na kasach stacjonarnych, dlatego jeżeli oferujesz dużo produktów, warto wybrać kasę o większych możliwościach

liczba znaków w nazwie towaru lub usługi na paragonie - jeżeli wydaje Ci się, że to jak produkt został opisany na paragonie nie ma znaczenia, to niestety jesteś w błędzie. Jest to ważne, ponieważ nawet tak błaha sprawa jest określona prawem i dlatego, aby sprzedaż była z nim całkowicie zgodna, opisane produkty muszą być nazwane precyzyjnie i jednoznacznie, co może zostać sprawdzone podczas kontroli. Klient nie może mieć żadnych wątpliwości za jaki produkt lub usługę zapłacił

wydajność akumulatora - według rozporządzenia Ministra Finansów, kasy fiskalne muszą mieć wbudowany akumulator, który umożliwi wydruk około 200 paragonów bez konieczności podłączania do zasilania. Kasy mobilne będą miały baterie bardziej wydajne, nawet do 4 000 paragonów. Dlatego wybierając kasę fiskalną, należy wziąć pod uwagę gdzie będziesz ją użytkował. Wydajność akumulatora może okazać się cenną funkcją w przypadku gdy nastąpi przerwa w dostawie prądu, dzięki czemu nie będziesz musiał zamykać interesu podczas braku prądu

waga i wielkość urządzenia - jest to ważny parametr z punktu widzenia miejsca prowadzenia sprzedaży. Przeciętna stacjonarna kasa fiskalna waży około 4 kg, natomiast najlżejsza dostępna waga mobilna waży około 40g.

współpraca z innymi urządzeniami - możliwość połączenia kasy fiskalnej z innymi urządzeniami, takimi jak komputer, czy czytnik kodów kreskowych w momencie zakupu kasy fiskalnej może okazać się istotne, ponieważ nie mając takich funkcji, w przyszłości rozbudowując swój biznes nie będziesz mógł wzbogacić urządzenia o dodatkowe funkcje. Kody można wpisywać ręcznie lub za pomocą czytnika kodów, więc wybór kasy z dodatkowymi funkcjami zależy od Ciebie i jak bardzo chcesz ułatwić sobie życie

cena - wbrew pozorom nie jest to najważniejszy czynnik przy wyborze odpowiedniej kasy fiskalnej. Jak pisano wyżej, można kupić kasę w dobrym standardzie za niewielkie pieniądze i do tego jest jeszcze szansa zwrotu części kwoty.

rodzaj klawiatury - w porównaniu do pozostałych czynników wpływających na wybór kasy fiskalnej, rodzaj klawiatury jest już szczegółem. W kasach fiskalnych dostępne są następujące rodzaje klawiatur:

  • membranowa - szczelna i odporna na kurz i zanieczyszczenia dzięki specjalnej folii pokrywającej przyciski
  • modułowa - zestaw klawiszy, które są opisane sitodrukiem lub pokryte nakładkami, pod którymi znajdują się wymienialne opisy klawisza
  • dotykowe - z wykorzystaną technologią tabletów, która daje dużą elastyczność organizacji klawiatury

serwis - kupując kasę fiskalną koniecznie zapytaj w jakim czasie dotrze do Ciebie serwis, w razie gdy kasa ulegnie awarii

Posiadanie kasy fiskalnej jest obowiązkiem, a jej wybór nie jest wcale prostym zadaniem i zanim zdecydujesz się na konkretny model musisz wziąć pod uwagę specyfikę branży, w której działasz oraz cenę i parametry wybranego urządzenia. Odpowiednio dobrany model będzie sprawdzał się przez długi czas, dlatego przed zakupem kasy fiskalnej warto przemyśleć wszystkie detale, które będą miały wpływ na obsługę urządzenia.

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości
Onet. Mój Biznes + bonus

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

eBook:
Jak założyć własną firmę? w 2017 roku

Wszystkie aktualne informacje o zakładaniu własnej firmy zebrane w jednym miejscu!

zobacz więcej ›

Publikacja dostępna w formacie PDF

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.