Poradnik 6krokow.pl:

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Urlopy pracownicze, czyli co pracodawca powinien o nich widzieć

Ostatnia aktualizacja: 2016-01-20
Urlopy pracownicze, rodzaje i warunki ich udzielania
Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników to prędzej czy później będą oni chcieli odpocząć i poproszą Cię o udzielenie urlopu. Musisz wiedzieć, jakie prawa przysługują pracownikowi, jakie są typy urlopów, o które może wnioskować pracownik oraz ile dniu urlopu przysługuje pracownikowi zgodnie z obecnymi przepisami kodeksu pracy.

Na początek warto powiedzieć o tym, czym jest urlop. Urlop - jest to czas wolny pracownika od świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Kwestie urlopowe są regulowane przepisami kodeksu pracy. Pracownik może wnioskować o udzielenie mu urlopy jednak nie oznacza to, że pracodawca zawsze ma obowiązek go udzielić. Urlop przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowę o pracę. Jeśli zatrudniasz pracowników na podstawie umów cywilno-prawnych np. umowa o dzieło czy umowa zlecenie to ze względu na specyfikę tych umów nie może być mowy o urlopie. Oczywiście, jeśli chcesz zapłacić pracownikowi za dzień wolny to możesz, ale nie jest to regulowane przepisami prawa a jedynie waszymi dwustronnymi ustaleniami.

1. Urlop wypoczynkowy

Tego rodzaju urlop przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. W założeniu celem takiego urlopu jest "regeneracja sił i odpoczynek pracownika" – to czy pracownik rzeczywiście odpoczywa pracodawcę zupełnie nie interesuje, bo często urlop sprowadza się do remontu mieszkania czy dwutygodniowej balangi na działce po której nasz „wypoczęty” pracownik powraca do pracy pełen nowych sił i zapału do kolejnych wyzwań zawodowych :).

Zacznijmy od policzenia ile dni wolnych od pracy przysługuje pracownikowi w ramach urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisy kodeksu pracy:
  • pracownik którego staż pracy wynosi mniej niż 10 lat ma prawo do 20 dni urlopu
  • pracownik którego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat ma prawo do 26 dni urlopu

Uwaga: za dni urlopu wypoczynkowego uznaje się dni robocze, a więc nie wlicza się tutaj dni wolnych typu sobota, niedziela oraz świąt. Jeżeli pracownik był na urlopie przez 14 dni kalendarzowych to realnie wykorzystał 10 dni urlopu.

Ważne jest, że do okresu zatrudnienia (stażu pracy) wlicza się okres pracy u innego pracodawcy (umowa o pracę), jak też okres nauki w przypadku uczniów i studentów:
  • zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej - 3 lata
  • średniej szkole zawodowej - 5 lat
  • średniej szkole zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat
  • średniej szkole ogólnokształcącej - 4 lata
  • szkole policealnej - 6 lat
  • szkole wyższej - 8 lat

Okresy nauki nie sumują się. W przypadku gdy ukończono szkołę średnią trwająca 3 lata i studia które trwały 5 lat, za okres pracy uznaje się okres studiów ponieważ jest on dłuższy niż okres szkoły średniej.

W praktyce, jeżeli zatrudniłeś świeżo upieczonego absolwenta studiów to w pierwszych 2 latach pracy od momentu ukończenia studiów przysługuje mu 20 dni urlopu wypoczynkowego, a następnie nabywa on prawo do 26 dni urlopu.

W momencie, gdy nasz świeżo zatrudniony pracownik dopiero zaczyna swoja pracę, to prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje mu stopniowo z każdym przepracowanym miesiącem.

Przykładowo nasz nowy pracownik, absolwent studiów wyższych, przepracował jeden miesiąc, należy się mu 1/12 rocznego urlopu, czyli 20 dni podzielone przez 12, co daje 1,66 dnia miesięcznie.

Z każdym kolejnym przepracowanym rokiem kalendarzowym pracownik nabywa prawo do kolejnych urlopów wypoczynkowych za cały nadchodzący rok z góry w dniu 1 stycznia nowego roku kalendarzowego.

Musisz pamiętać, że zgodnie z przepisami kodeksu pracy jedna część urlopu powinna wynosić nie krócej niż 14 dni kalendarzowych ciągiem. Pozostały urlop pracownik może wykorzystywać w krótszych okresach w terminach, w jakich sam uzna za stosowne. Pracownik sam decyduje jak podzielić przysługujące mu dni urlopu Ty jednak, jako pracodawca, musisz wyrazić na to zgodę. Ważne by urlopy wypoczynkowe pracowników były dostosowane do charakteru pracy i powinny współgrać ze sobą. Dlatego też, jeżeli w firmie pracuje więcej osób to na początku roku warto przygotowywać tak zwany plan urlopowy, w których pracownicy określają, kiedy chcieliby wziąć urlop. Ty, jako pracodawca musisz to mieć pod kontrolą, ponieważ nie powinieneś dopuścić do sytuacji, w której cała firma stanie z realizacją zleceń czy zamówień tylko dlatego, że cała załoga postanowiła wziąć urlop akurat w pierwszej połowie lipca.

W czasie urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenia takiej, jakie otrzymywałby gdyby w tym samym czasie normalnie pracował. W przypadku zakończenia współpracy (rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy na czas określony) za niewykorzystany urlop pracownikowi musi zostać wypłacony ekwiwalent.

Do zapłaty wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy zobowiązany jest pracodawca!

2. Urlop bezpłatny

Nie ma na celu regeneracji sił pracownika. Urlop bezpłatny jest to przerwa w wykonywaniu pracy przez pracownika, na jego pisemny wniosek. Pracodawca nie może zmusić pracownika do złożenia takiego wniosku. Pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za urlop bezpłatny jednocześnie w trakcie jego trwania pracownik nie może zostać zwolniony.

Nie ma ograniczenia co do długości takiego urlopu. Pracownik może wziąć dzień, kilka dni, miesiąc, kilka miesięcy lub nawet rok urlopu bezpłatnego – jednakże w przypadku trwania dłużej niż 3 miesiące takiego urlopu, pracodawca lub pracownik mogą wystąpić o możliwość wcześniejszego odwołania z takiego urlopu. Pracownik może wystąpić o urlop bezpłatny na rzecz pracy u innego pracodawcy. Może to zrobić za pisemną zgodą pracodawcy.

W praktyce Twój pracownik postanowił zwiedzić południową Europę podróżując z plecakiem przez 4 miesiące lub chce wyjechać do pracy przy zbiorach szparagów u niemieckiego rolnika Helmuta - to składa wówczas wniosek o urlop bezpłatny, a po jego wykorzystaniu wraca ponownie do pracy.

Wykorzystanie urlopu bezpłatnego automatycznie zmniejsza proporcjonalnie przysługujące prawo do urlopu płatnego.

3. Urlop macierzyński

Urlop macierzyński przysługuje kobietom pracującym, które w trakcie swojego zatrudnienia urodziły dziecko. Celem urlopu jest zapewnienie kobiecie odpoczynku po porodzie oraz umożliwienie jej opieki nad nowo narodzonym dzieckiem. Urlop ten jest w pełni płatny, tzn. pracownica przebywająca na takim urlopie otrzymuje pełne wynagrodzenie. Długość tego urlopu zależy od tego, ile dzieci urodziła kobieta podczas jednego porodu (20 dni lub od 31 do 37 tygodni). W przypadku urodzenia jednego dziecka, w czasie jednego porodu podstawowy urlop macierzyński wynosi 20 tygodni. W przypadku urodzenia dwójki lub większej liczby dzieci, w czasie jednego porodu okres urlopu macierzyńskiego (podstawowego) wynosić może od 31 do 37 tygodni. Po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego matka lub ojciec mogą wykorzystać urlop rodzicielski trwający do 32 tygodni w przypadku jednego dziecka oraz do 34 tygodni w przypadku większej liczby dzieci urodzonych w czasie jednego porodu. Łączny wymiar urlopu w przypadku urodzenia jednego dziecka może wynosić nawet do 52 tygodni. Po wykorzystaniu przez matkę co najmniej 14 tygodni tego urlopu, matka może przekazać pozostałą jego część na rzecz ojca dziecka – tzw. urlop tacierzyński. Urlop macierzyński można wykorzystać również przed planowaną datą porodu, jednak nie może to być wcześniej niż 6 tygodni przed planowaną datą porodu. Po ustaniu urlopu macierzyńskiego pracodawca ma obowiązek przywrócić pracownice na zajmowane przed urlopem stanowisko pracy.

Do zapłaty wynagrodzenia za urlop macierzyński zobowiązany jest ZUS.

4. Urlop tacierzyński

W przypadku gdy matka dziecka nie chce, bądź nie może wykorzystać w pełni przysługującego jej urlopu macierzyńskiego, może pozostałą jego część przekazać ojcu dziecka – tzw. urlop tacierzyński. Aby ojciec mógł przejąć część urlopu przysługującego matce, musi na niego przejść bezpośrednio po tym jak zrezygnuje z niego matka nie wcześniej niż po upływie 14 tygodni urlopu. Pozostałe 6 tygodni urlopu rodzice mogą podzielić między siebie. Urlop tacierzyński, podobnie jak macierzyński zapewnia 100% wynagrodzenia. Nie wykorzystany w odpowiednim momencie – przepada. Po ustaniu urlopu tacierzyńskiego pracodawca – podobnie jak w przypadku urlopu macierzyńskiego – ma obowiązek przywrócić pracownika na zajmowane przed urlopem stanowisko pracy a jeżeli nie jest to mozliwe, na stanowisko równorzędne.

Do zapłaty wynagrodzenia za urlop tacierzyński zobowiązany jest ZUS.

5. Urlop ojcowski

Urlop ojcowski może wykorzystać pracownik, którego dziecko nie ukończyło 24. miesiąca życia. Jeżeli chodzi o ojca adopcyjnego, w przypadku przysposobienia dziecka pracownik będzie mógł skorzystać z urlopu ojcowskiego do momentu upływu 24 miesięcy od chwili uprawomocnienia się decyzji o przysposobieniu. Aby uzyskać urlop ojcowski należy złożyć wniosek do pracodawcy co najmniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Do takiego wniosku pracownik powinien dodać skróconyodpis aktu urodzenia dziecka lub prawomocnego postanowienia sądu, oraz zaświadczenie, że taki urlop nie został wykorzystany wcześniej. Urlop ojcowski trwa 14 dni kalendarzowych. Jest pełnopłatny. Może być podzielony na dwie części po 7 dni. Nie muszą one następować od razu, jedna po drugiej.

Do zapłaty wynagrodzenia za urlop ojcowski zobowiązany jest ZUS.

6. Urlop rodzicielski

Przysługuje bezpośrednio po wykorzystaniu całego okresu urlopu macierzyńskiego (podstawowego). Może go wykorzystać zarówno matka jak i ojciec dziecka. Łączny wymiar urlopu rodzicielskiego wynosi do 32 tygodni w przypadku jednego dziecka oraz do 34 tygodni w przypadku większej liczby dzieci urodzonych w czasie jednego porodu. Z tego urlopu można skorzystać w pelnym lub niepełnym wymiarze. Jednorazowo lub maksymalnie w czterech częściach, przy czym każda z nich nie może być krótsza niż 8 tygodni. Ogólnie przyjętę jest, że części powinny następować bezpośrednio jedna po drugiej, jednak istnieje możliwość wydzielenia 16 tygodni urlopu. Wydzielone 16 tygodni wykorzystać można w późniejszym czasie, maksymalnie do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6. rok życia. Zaznaczyć trzeba, że skorzystanie z tej opcji pomniejszy ilość możliwych do wykorzystania części w urlopie wychowawczym z 5 na 4.

Istnieje możliwość wydłużenia czasu urlopu rodzicielskiego w sytuacji, gdy rodzic łączy urlop rodzicielski z pracą (maksymalnie 1/2 etatu). Wydłużenie okresu urlopu jest proporcjonalne do wymiaru czasu pracy wykonanej w czasie łączenia pracy i urlopu rodzicielskiego maksymalnie do 64 tygodni w przypadku jednego dziecka lub 68 tygodni w przypadku większej liczby dzieci urodzonychw czasie jednego porodu.

Ilość dodatkowych tygodni urlopu = (x tygodni urlopu łączonego z pracą) / 2

Do zapłaty wynagrodzenia za urlop rodzicielski zobowiązany jest ZUS.

7. Urlop wychowawczy

Kiedy zatrudniasz pracownika co najmniej od 6 miesięcy ma on prawo wystąpić o urlop wychowawczy. Czyli bezpłatny urlop mający na celu sprawowanie osobistej opieki pracownika nad dzieckiem. Urlop może trwać nawet do 3 lat. Może być wykorzystany co najwyżej w pięciu częściach. Taki urlop nie powinien jednak trwać dłużej niż do ukończenia 6 roku życia przez dziecko. Na każde dziecko przysługuje osobno urlop wychowawczy. Nie możesz zwolnić pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym. Wyjątek stanowi sytuacja w której firma ogłasza upadłość, bądź kiedy pracownik naruszył swoje obowiązki pracownicze (zwolnienie dyscyplinarne). Po powrocie pracownika z urlopu wychowawczego masz obowiązek - jako pracodawca, zatrudnić z powrotem takiego pracownika na stanowisko przez niego zajmowane przed udaniem się na urlop, bądź na stanowisko równorzędne, bądź odpowiadające kompetencjom pracownika. Urlop wychowawczy może także wykorzystać przedsiębiorca. Warunkiem otrzymania takiego urlopu jest opłacanie przez co najmniej 6 miesięcy składek na ubezpieczenia społeczne. Po takim okresie, przedsiębiorca który został rodzicem może skorzystać z urlopu wychowawczego. Okres sześciu miesięcy nie może być przerwany i musi występować bezpośrednio przed skorzystaniem z urlopu. W czasie kiedy przedsiębiorca przebywa na urlopie, składki są za niego opłacane przez ZUS z budżetu państwa.

8. Prawo do corocznego zwolnienia z pracy w związku z wychowywaniem dziecka

Każdy rodzic, w ciągu roku ma prawo do 2 dni zwolnienia z pracy w związku z wychowywaniem przynajmniej jednego dziecka. Prawo to wygasa w dniu ukończenia przez dziecko 14 lat. Mama i tata wychowujący dziecko mogą sami zdecydować, czy urlop wezmą w dniach (całość od razu lub maksymalnie 2 razy po 1 dniu), czy w godzinach (16 godzin w podzielonych wedle uznania pracownika i w dowolnie wybranych przez niego momentach). Sposób korzystania ze zwolnienia określa się w momencie składania pierwszego wniosku o takie zwolnienie w danym roku.

9. Urlop na żądanie

Urlop na żądanie może wziąć każdy pracownik, który nabył prawa urlopowe. Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie w wymiarze maksymalnie 4 dni. Pracownik może zgłosić urlop na żądanie nawet w dniu w którym zamierza go wziąć. Może to zrobić osobiście lub za pośrednictwem maila lub telefonu. Urlop na żądanie jest przywilejem pracownika.
Urlop na żądanie jest częścią przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a nie jest to odrębny (dodatkowy) urlop. Różnica polega na tym, że o "zwykły" urlop pracownik wnioskuje do pracodawcy (poprzez wypełnienie wniosku urlopowego), a pracodawca może odmówić jego udzielenia. W przypadku urlopu na żądanie pracodawca musi go udzielić. Pracodawcy za pogwałcenie prawa do urlopu na żądanie grozi kara wysokości nawet do 30 tyś. zł grzywny.

Do zapłaty wynagrodzenia za urlop na żądanie zobowiązany jest pracodawca.

10. Urlop okolicznościowy

Urlop związany z wyjątkowymi okolicznościami, takimi jak: śmierć członka rodziny pracownika, narodziny dziecka pracownika, ślub pracownika. W zależności od rodzaju wydarzenia, długość urlopu okolicznościowego waha się od 1 do 2 dni.

  • 1 dzień - w przypadku ślubu dziecka pracownika lub zgonu i pogrzebu jego brata, siostry, teścia, teściowej, dziadka, babci, lub innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką
  • 2 dni – w przypadku ślubu pracownika lub urodzenia się dziecka pracownika, bądź w przypadku zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, matki, ojca, ojczyma lub macochy.

Do zapłaty wynagrodzenia za urlop okolicznościowy zobowiązany jest pracodawca.

11. Podanie o zasiłek pracodawcy

Jeśli jesteś pracodawca, zatrudniasz pracowników nie masz prawa do urlopu ponieważ urlop jest przywilejem pracownika. Jako pracodawca – właściciel, masz prawo do „wolnego od pracy” oraz do zasiłku. W sytuacji gdy zostaniesz rodzicem i chcesz „pójść na macierzyński”(lub tacierzyński, ojcowski, czy rodzicielski), musisz 14 dni od momentu porodu złożyć do ZUSu podanie o zasiłek: macierzyński, tacierzyński, ojcowski czy rodzicielski – w zależności od potrzeb. Podanie może być napisane samodzielnie (nie ma „sztywnego” wzoru podania), bądź można taki wniosek pobrać bezpośrednio z ZUSu i samodzielnie go uzupełnić. Podanie powinno zawierać informację o jaki rodzaj zasiłku wnioskujesz (macierzyński, tacierzyński, ojcowski, czy rodzicielski) i na jak długo. Możesz wnioskować od razu o cały urlop (52 tygodnie), bądź wnioskować o część urlopu (np.14 pierwszych tygodni). Do takiego wniosku należy dołączyć jeszcze zaświadczenie płatnika składek ZUS, tak zwany formularz Z-3b. Wzór formularza dostępny na stronie internetowej ZUSu. Jako pracodawca otrzymasz wynagrodzenie na takich samych zasadach jak pracownik przebywający na którymś z wyżej wymienionych urlopów.

Dla przykładu: Deklarujesz na swoim podaniu do ZUSu fakt ,że chcesz wykorzystać 52 tygodnie urlopu (macierzyński 26 tygodni + rodzicielski 26 tygodni). W tym przypadku otrzymujesz za każdy miesiąc wynagrodzenie równoważne 80% Twojej comiesięcznej pensji (dokładnie tak samo jak Twój pracownik przebywający na takim urlopie).

Typ urlopu: Długość urlopu: Kto wypłaca wynagrodzenie:
Urlop wypoczynkowy 20 dni w przypadku stażu pracy krótszego niż 10 lat 26 dni w przypadku stażu pracy dłuższego niż 10 lat Pracodawca
Urlop bezpłatny Brak ograniczenia co do długości Bezpłatny
Urlop macierzyński 20 tygodni (w tym 14 pierwszych tygodni może wykorzystać tylko matka) + 6 tygodni(w przypadku urodzenia 1 dziecka) lub 8 tygodni (w przypadku urodzenia więcej niż 1 dziecko) + 26 tygodni (urlop rodzicielski) ZUS
Urlop tacierzyński Od 6 tygodni do 14 tygodni ZUS
Urlop ojcowski 14 dni ZUS
Urlop rodzicielski 32 (34) tygodnie (po urlopie macieżyńskim) ZUS
Urlop wychowawczy Do 3 lat Bezpłatny
Prawo do corocznego zwolnienia z pracy w związku z wychowywaniem dziecka 2 dni (można dzielić na dni lub nawet godzinowo) Pracodawca
Urlop na żądanie 4 dni Pracodawca
Urlop okolicznościowy 1 lub 2 dni Pracodawca

Ten artykuł znajdziesz po tagach: własna firmaprowadzenie działalności gospodarczej

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.