Jak nowelizacja ustawy o AML wpłynie na biura rachunkowe?
Dokładnie 31 lipca 2021 roku w życie wejdzie nowelizacja ustawy o AML, czyli o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Nowe przepisy wyraźnie poszerzą listę instytucji zobowiązanych oraz wprowadzą zmiany w funkcjonowaniu podmiotów, które już się na owej liście znajdują. Nowelizacja ustawy będzie szczególnym wyzwaniem dla biur rachunkowych, które będą musiały nader szybko dostosować się do nowych przepisów. Jak tego typu instytucje powinny przygotować się na nowe zapisy ustawy o AML? O tym rozmawiamy z Kamilą Wasilewską, Radcą Prawnym z Kancelarii RPMS, specjalistką w zakresie prawa finansowego oraz FinTech.
Jakie zmiany wprowadzone w nowelizacji należy postrzegać za najważniejsze mając na uwadze funkcjonowanie biur rachunkowych?
Kamila Wasilewska: Po pierwsze i chyba najważniejsze, nowelizacja wyraźnie poszerza listę instytucji objętych przepisami ustawy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wśród nowych podmiotów, które zostaną objęte od końca lipca przepisami ustawy znajdą się teraz wszystkie firmy zajmujące się rachunkowością bądź doradztwem podatkowym - bez wyjątku na formę organizacyjno-prawną, wielkość zatrudnienia czy skalę prowadzonej działalności gospodarczej. Innymi słowy, nowe przepisy wymuszą na wymienionych instytucjach posiadanie procedury AML i nie będzie od tego ucieczki. Co ciekawe, wśród nowych podmiotów objętych przepisami ustawy, czyli formalnie - podmiotów zobowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą, znajdą się również galerie sztuki, domy aukcyjne, czy przedsiębiorstwa z rynku walut wirtualnych. Oto jest największa zmiana dokonującej się nowelizacji, ale nie zapominajmy, że z dniem 31 lipca wprowadzone zostaną również zmiany w już istniejących przepisach. Więcej informacji o zmianach można znaleźć na stronie: https://rpms.pl/dokumenty-aml/.
Nowelizacja dotyczy wszystkich biur rachunkowych oraz instytucji doradztwa podatkowego? Bez wyjątku?
K.W.: Zgadza się, nowelizacja obejmuje wszystkie podmioty działające na rynku jako biura rachunkowe bądź prowadzące podobną działalność, ot choćby firmy prowadzące księgi podatkowe, a zatem również biura księgowe, bez względu na ich wielkość. Mając na względzie fakt, że nowe przepisy wprowadzają zatem w krąg instytucji zobowiązanych również małe biura księgowe, bez odpowiedniego zaplecza prawno-organizacyjnego, jest to kolosalna wręcz zmiana, która może wpłynąć na rynkową bytność podmiotów nieprzygotowanych bądź tych, które nie wdrożą należytych, wymaganych procedur. Po wejściu nowelizacji w życie te małe firmy będą podlegały identycznym, surowym i rygorystycznym wymogom na równi z bankami krajowymi czy funduszami inwestycyjnymi, i będą obowiązane do spełnienia tych wymogów, czyli stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do niektórych klientów lub weryfikacji tożsamości kontrahentów, ale to rzecz jasna jedynie przykłady - obowiązków w ustawie jest znacznie, znacznie więcej.
Zapytajmy zatem, by mieć pełną jasność - co z biurami rachunkowymi, które w ramach swojej działalności na rynku nie prowadzą tak zwanej pełnej księgowości?
K.W.: Otóż fakt nieprowadzenia pełnej księgowości nie zwalnia z obowiązku wprowadzenia procedur przewidzianych w ustawie. Niestety, nie ma od tego ucieczki. Nowe przepisy traktują jako instytucje obowiązane wszystkich przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług bazujących na przygotowywaniu deklaracji, udzielaniu porad finansowych oraz opinii bądź wyjaśnień z zakresu przepisów prawa celnego lub podatkowego, czy też prowadzeniu ksiąg podatkowych, które nie są innymi instytucjami obowiązanymi. Należy nadmienić, że faktycznie, do tej pory przepisy o AML dotyczyły wyłącznie podmiotów prowadzących pełną księgowość, niemniej nowelizacja obejmie sobą wszystkie podobne firmy, bez wyjątku.
Jakie, wobec tak definitywnego podejścia ustawodawcy, wymogi będą musiały spełnić biura rachunkowe?
K.W.: Istotne dla biur płatniczych będą w szczególności artykuły 6 i 7 ustawy, ze względu na uwarunkowania organizacyjne. I tak, jeśli dane biuro posiada zarząd bądź inny organ zarządzający, należy wyznaczyć spośród jego członków osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków objętych ustawą. W biurze musi zostać wybrany pracownik zajmujący stanowisko kierownicze, który będzie musiał zapewnić zgodność działalności biura oraz jego pracowników i osób wykonujących czynności na rzecz owego biura z ustawą o AML. Pracownik ten będzie zobowiązany również do przekazywania zawiadomień choćby do generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
Najważniejszym wymogiem dla wszystkich instytucji objętych nowelizacją będzie wdrożenie procedury AML. Biura rachunkowe będą zobligowane do opracowania, przestrzegania i weryfikowania oraz bieżącego aktualizowania wewnętrznej procedury AML, które szczegółowe wymogi zostały zawarte w art. 50 ust. 2 Ustawy AML. Obecnie obowiązujące wymogi to choćby: określenie w procedurze AML zasad rozpoznawania i oceniania, zarządzania oraz identyfikowania ryzyka, sposobu przechowywania dokumentów i informacji, a także zasad dotyczących stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Nowelizacja wprowadza szereg zmian i nowych obowiązków:
- konieczność określenia w procedurze AML zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta, ustalonymi w związku z zastosowaniem ustawy,
- konieczność określenia w procedurze AML zasad sporządzania dokumentacji utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikowaniem tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej kierownicze stanowisko.
- w myśl nowelizacji wymagany będzie również dokument identyfikacji i oceny ryzyka z art. 27 ustawy.
Co ważne, obowiązkiem wszystkich instytucji obowiązanych będzie formułowanie oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu. Analiza tego typu może mieć postać papierową lub elektroniczną i musi być aktualizowana co 2 lata. Oceniając ryzyko instytucja bada i określa stopień, w którym działalność przedsiębiorcy jest podatna na ryzyko prania pieniędzy z udziałem bądź za pośrednictwem przedsiębiorcy - ryzyko to należy określić wg. stopni (np. ryzyko niskie, średnie i wysokie) z dopasowaniem dokumentu do typu działalności, którą wykonuje wraz z kwotami dokonywanych transakcji.
Istotną zmianą jest również procedura identyfikacji i weryfikacji klienta, zawarta w art. 36 Ustawy. Przepis ten wymienia szczegółowe dane, które zebrać musi przedsiębiorca podczas weryfikacji swoich klientów. W przypadku osoby fizycznej dane te między innymi: imię i nazwisko, obywatelstwo, adres, zas w przypadku osoby prawnej: nazwa, siedziba, numer NIP bądź numer właściwego rejestru.
Na liście obowiązków znajduje się również identyfikacja beneficjenta rzeczywistego i weryfikacja, czy klient jest osobą, która zajmuje eksponowane stanowisko polityczne - PEP, członkiem rodziny takiej osoby bądź osobą znaną jako bliski współpracownik takiej osoby. Jeśli klient zostanie określony jako PRP, biuro rachunkowe musi zastosować w relacjach z nim szczególne środki bezpieczeństwa finansowego.
Co zaś z obowiązkami pracowników biur rachunkowych?
K.W.: Nowe przepisy nakładają na biura rachunkowe i wszystkie instytucje obowiązane wymóg szkolenia pracowników, wynikający z art. 53 Ustawy. Biuro będzie zatem zobowiązane do zapewnienia swoim pracownikom regularnych programów szkoleniowych dotyczących wykonywanych obowiązków, które uwzględnią zagadnienia bezpośrednio związane z ochroną danych osobowych. Szkolenia te będą musiały być regularne, by wiedza pracowników i świadomość związana z przedmiotem Ustawy była aktualna.
Ważne będzie również wdrożenie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń. Biura rachunkowe będą musiały opracować i wdrożyć tego typu procedury, z których skorzystać będą mogli pracownicy bądź osoby wykonujące czynności na ich rzecz, celem umożliwienia anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy AML.
Jakie mogą być konsekwencje nieprzestrzegania i niedostosowania wewnętrznych procedur do nowych przepisów?
K.W.: Za nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z Ustawy mogą grozić podmiotom obowiązanym sankcje administracyjne oraz karne. Rozbudowany katalog grożących kar administracyjnych znajduje się w art. 150 Ustawy, a znajdziemy w jego zapisach choćby takie działania:
- cofnięcie koncesji lub zezwolenia bądź wykreślenie z rejestru działalności regulowanej,
- nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności,
- publikacja informacji o instytucji obowiązanej i zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej,
- zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenia przez okres nie dłuższy niż rok,
- kara pieniężna.
Sankcje karne określa zaś art. 156 Ustawy, który mówi jasno, że za wymienione w nim przestępstwa grożą kary pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat bądź kara grzywny.
Reasumując, konsekwentnie z niestosowania się do przepisów Ustawy mogą być wręcz druzgocące dla niektórych podmiotów. Czasu nie zostało wiele, więc warto działać szybko i przygotować się na wejście Ustawy w życie - to moja rada dla wszystkich podmiotów, które od 31 lipca staną się instytucjami obowiązanymi. W przypadku działalności prowadzonych na mniejszą skalę, bez zaplecza prawno-organizacyjnego warto skorzystać z pomocy specjalistów, decydując się na pewien outsourcing i zlecając opracowanie procedur - stawka jest zbyt wysoka, by pozwolić sobie na niedopatrzenia i nie przygotować się na wprowadzenie nowych przepisów.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
