Jak wykorzystać wirtualną centralę dla rozwoju własnego biznesu?
Co to jest wirtualna centrala?
Wirtualna centrala jest zintegrowaną platformą, służącą do obsługi połączeń telefonicznych. Określenie wirtualnej centrali może odnosić się do zarówno do klasycznej, analogowej centrali PBX hostowanej w chmurze, jak i do centrali w technologii VoIP.
Zastanawiasz się zapewne, czym różnią się centrale analogowe i cyfrowe? Centrale PBX służyły ( i gdzieniegdzie wciąż służą) do obsługi telefonicznego ruchu wewnątrz i na zewnątrz firmy. Obecna technologia umożliwiła jednak zwirtualizowanie systemów telefonicznych. Wirtualna centrala dzięki swoim olbrzymim możliwościom, coraz częściej zastępuje analogowe centrale. Centrala VoIP obsługuje nie tylko połączenia telefoniczne. Wybierając wirtualną centralkę w chmurze, w jednym miejscu masz także dostęp do faksu, poczty głosowej, wiadomości e-mail, chatu, a także tele i wideokonferencji.
Wdrożenie wirtualnej centrali - pierwszy krok do doskonałej komunikacji z klientem
Pandemia Covid-19 wprowadziła niemałe zamieszanie w życiu zawodowym wielu osób. Bardzo prawdopodobne, że dotyczy to także Ciebie. Bardzo dotkliwie przekonali się o tym pracownicy biurowi oraz ich przełożeni. Praca zdalna praktycznie z dnia na dzień stała się czymś normalnym. Pracownicy zostali zmuszeni do przeniesienia stanowiska pracy do domu, a ich szefowie firm szukali sposobów na utrzymanie jakości obsługi klienta na dotychczasowym poziomie. Pandemia spowodowała także olbrzymi kryzys gospodarczy, który negatywnie odbił się na wielu kondycji finansowej wielu przedsiębiorstw. W jaki sposób organizacje poradziły sobie z kryzysem finansowym, kadrowym i komunikacyjnym?
Jednym z głównych narzędzi, które okazały się zbawienne w czasie pandemii, było wdrożenie wirtualnej centrali telefonicznej. W tym momencie być może zadajesz sobie pytanie - w jaki sposób wdrożenie VPBX-a może pomóc mi w zarządzaniu firmą w czasie pandemii? Odpowiadając w skrócie:
- niskie koszty utrzymania,
- skuteczniejsza komunikacja z klientami,
- lepsza komunikacja wewnątrz firmy,
- możliwość szybkiego skalowania oraz SLA na wysokim poziomie.
Niskie koszty utrzymania
W wielu przedsiębiorstwach wciąż używane są analogowe centrale telefoniczne. Jakie są powody utrzymywania wiekowego sprzętu, który w każdej chwili może po prostu przestać działać? W wielu przypadkach przyzwyczajenie, w innych obawa przed zmianą technologii, a w innych oszczędności. Czy analogowe centrale są jednak rzeczywiście tak niskie? Instalacja nowej centrali analogowej to duży koszt początkowy - od kilkuset zł przy centrali obsługującej 4 linie wewnętrzne i 2 zewnętrzne. Problem pojawia się przy większej liczbie użytkowników - zaawansowane centrale mogą kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, nie wspominając o wysokich kosztach utrzymania. Pamiętaj, że centrala analogowa wymaga naprawy na miejscu, przez co każda awaria wiąże się także z przerwą w łączności.
Centrale wirtualne mają tą przewagę, że inwestycja w nie praktycznie nie wymaga ponoszenia kosztów początkowych. Przykładowo, w Systell możesz zakupić centralę w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), dzięki czemu nie jest wymagany zakup fizycznego sprzętu. Utrzymanie centrali również przynosi korzyści firmom - nie musisz kupować centrali „na zapas”. W każdym momencie możesz rozszerzyć liczbę agentów oraz zakres swojej centrali.
Skuteczniejsza komunikacja z klientami
Wirtualna centrala to nie tylko połączenia telefoniczne. To także wideokonferencje. Jest to funkcja, bez której trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firm w czasie postpandemicznym. W wirtualnej centrali możesz korzystać bezpłatnie z połączeń wideo do 250 użytkowników jednocześnie. Co ważne - skorzystają z tego także Twoi klienci. Wystarczy, że wyślesz im link z zaproszeniem. Nie muszą posiadać aplikacji. Dzięki technologii WebRTC bezpiecznie dołączą do wideorozmowy przez dowolną przeglądarkę internetową.
Lepsza komunikacja wewnątrz firmy
Dzięki wdrożeniu centrali VoIP otrzymujesz zestaw wartościowych narzędzi do prowadzenia biznesu. Centrala wirtualna umożliwia chociażby monitorowanie pracy agentów w czasie rzeczywistym. Dzięki aplikacji mobilnej jest to także możliwe spoza biura. Manager w każdej chwili może zareagować na wyższy wskaźnik nieodebranych połączeń i usprawnić pracę zespołu.
Wirtualna centrala wdrożona w firmie daje Ci także możliwość ustawiania odpowiednich statusów. Na przykład - jeśli pracownik idzie na urlop, wystarczy, że ustawi odpowiedni status na swoim numerze wewnętrznym. System w zależności od ustaleń, automatycznie przekieruje połączenia na pocztę głosową lub na email i przekieruje połączenie do osoby, która zastępuje wypoczywającego pracownika.
Funkcji tej użyjesz także dla całej firmy np. podczas dni wolnych od pracy. Odpowiednio ustawiona centrala „sama” poinformuje klientów o godzinach otwarcia firmy lub przekieruje połączenia na numery komórkowe.
Możliwość szybkiego reagowania oraz SLA na wysokim poziomie
W odróżnieniu od centrali analogowej, w rozwiązaniach chmurowych czas reakcji na awarię oraz jej naprawa są zdecydowanie szybsze. Wszystko odbywa się zdalnie. Przy zgłoszeniu serwisowym istotny jest czas na podjęcie zgłoszenia oraz czas na naprawę awarii. Wiele umów SLA (Service Level Agreement - umowa o dostępności danej usługi) określa czas gwarancji działania systemu na 99,9% w skali roku. Przekłada się to na dokładnie 8h45 minut maksymalnej przerwy w działaniu platformy.
Optymalizacja działów obsługi klienta
Korzyści wynikające z wdrożenia wirtualnej centrali sięgają znacznie dalej. Dzięki wirtualnej centrali w chmurze wzniesiesz komunikację całej firmie na zupełnie nowy poziom! Zarządzanie taką centralą jest proste - nie musisz zatrudniać specjalisty z tej dziedziny, żeby samemu korzystać z najważniejszych funkcji. Wszystko odbywa się przez dedykowany panel, przez przeglądarkę internetową. Oto najważniejsze funkcje, które usprawnią komunikację w Twojej firmie:
- Niski koszt abonamentu i połączeń
Dzięki technologii VoIP otrzymujesz bezpłatne połączenia wewnątrz firmy. Ponadto podstawowe pakiety dla firm zaczynają się od kilkudziesięciu złotych za miesiąc, a koszt za minutę połączenia wynosi kilka groszy.
- Przenośne numery telefoniczne
Pracownik otrzymując swój numer wewnętrzny, może korzystać z niego wszędzie. Nie ma znaczenia, czy jest to telefon na biurku, czy pracuje w domu w słuchawkach podpiętych do komputera. Klienci dodzwonią się do niego niezależnie z którego miejsca akurat pracuje. Nawet, gdy jest poza biurem (wystarczy aplikacja na telefon!)
- Brak ograniczeń geograficznych
Firma ma siedzibę w Polsce, a obsługuje klientów w Niemczech? Żaden problem - otrzymasz numery niemieckie bez konieczności przenoszenia biura za granicę!
- IVR
Podczas wdrożenia centrali stworzysz swoje własne drzewo połączeń - będzie ono prowadzić Twoich klientów przez różne działy w Twojej firmie. Połączy klientów z odpowiednim konsultantem, pozwoli nagrać wiadomość głosową, czy automatycznie poinformuje klienta o najważniejszych rzeczach.
- Kolejkowanie połączeń
Działa to zarówno na korzyść Twojej firmy, jak i klientów. Odpowiednio skonfigurowane kolejkowanie połączeń poprawi statystyki dodzwanialności do Twojej firmy i poinformuje klientów o tym, którzy są w kolejce.
- Telekonferencje
Wirtualna centrala umożliwia tworzenie prywatnych pokoi, które pozwalają komunikować się wielu osobom jednocześnie.
- Nagrywanie rozmów
Chciałbyś wykorzystać nagrania dla celów szkoleniowych i odsłuchiwać je razem z Twoimi konsultantami? Wirtualna centrala Ci to umożliwi. Ta funkcja pozwoli także Twoim konsultantom lepiej odnosić się do reklamacji klientów.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
