6krokow.pl -

Poradnik 6krokow.pl

Co warto wiedzieć
o prowadzeniu własnej firmy

Faktura VAT a faktura pro forma

Ostatnia aktualizacja: 2017-12-24  |  Średni czas czytania: 02:57
TaxCareAdvertisement
Główną funkcją faktury jest potwierdzenie zawarcia transakcji i przyjęcia zapłaty. Na podstawie faktury VAT rozliczasz podatek VAT dla Twojej firmy. Istnieje jednak pewien rodzaj faktury, który nie służy do rozliczeń podatkowych i nie jest traktowana, jako pełnoprawny dokument księgowy - jest to faktura pro forma. Z poniższego artykułu dowiesz się, jakie są cecy i różnice między fakturą VAT i proforma.
Faktura VAT i faktura pro forma

Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do rozliczania się z podatku VAT na podstawie wystawionych faktur. Ale nie każda wystawiony dokument musi być uwzględniany w rozliczeniu podatkowym.

Faktura VAT

Faktura VAT należy do grupy dokumentów, które są podstawą do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Żeby taki dokument był ważny, musi spełniać określone warunki. Przepisy jasno określają, jakie informacje mają być zawarte na fakturze.

Faktura VAT jest to dokument sprzedaży potwierdzający zaistniałą transakcję dwóch stron. Wystawienie i przekazanie faktury VAT powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Obecnie nie ma obowiązku na rozróżnienie na dokumencie na „oryginał” i „kopia” faktury, a także nie ma obowiązku podpisywania faktur (za wyjątkiem faktur rolników ryczałtowych). Faktura może być wystawiana w formie elektronicznej (e-faktura), jak i papierowej. Faktura elektroniczna wydrukowana u odbiorcy jest traktowana jak tradycyjna papierowa faktura.

Dane, które powinny zostać umieszczone na fakturze to:

  • Indywidualny, niepowtarzający się kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
  • Data wystawienia faktury (jeżeli faktura jest wystawiona w innym dniu, niż faktyczne zakończenie transakcji, to również trzeba ją uwzględnić jako data sprzedaży)
  • Dane stron transakcji, czyli sprzedawcy oraz nabywcy - są to nazwa firmy, adres oraz numer NIP (w przypadku wystawienia faktury dla osoby fizycznej wówczas zamiast nazwy firmy należy podać imię i nazwisko klienta)
  • Specyfikacja przedmiotu transakcji, czyli nazwa towaru lub usługi,
  • Liczba sprzedanych towarów - miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
  • Cena jednostkowa netto - cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku
  • Kwota wszystkich ewentualnych opustów lub obniżek cen
  • Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
  • Wskazanie określonej stawki podatku VAT
  • Sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
  • Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów lub usług, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  • Ogólną kwotę należności wyrażoną cyframi oraz słownie z jednoczesnym wskazaniem waluty
  • Informacja o uzgodnionych terminach oraz formie zapłaty (np. przelew 14 dni)
  • Informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne adnotacje np. podstawa prawna zwolnienia z VAT, odwrotne obciążenie dla transakcji gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy

Tak skonstruowana faktura jest pełnoprawnym dokumentem, na podstawie którego powinieneś dokonywać rozliczeń podatku VAT.

Warto pamiętać o tych elementach, które obecnie przestały być obligatoryjne. Nie masz już obowiązku umieszczać na dokumencie nazwy „Faktura VAT”, sam napis „Faktura” jest wystarczający. Nie musisz również umieszczać oznaczeń „oryginał” i „kopia”. Według wcześniejszych przepisów, brak któregoś z wyżej wymienionych elementów skutkował uznaniem faktury za nieważną i ignorowaniem jej przy rozliczaniach VAT-u.

PKO BPAdvertisement

Faktura pro forma

Faktura pro forma - jest to dokument, który jest zapowiedzią lub propozycją. Faktura pro forma, jak sama nazwa wskazuje, jest wystawiana „dla formalności”, najczęściej w celach informacyjnych bądź dla określenia wysokości zaliczki, jaką należy wpłacić na poczet zawartej transakcji. Faktura pro forma nie jest ona dokumentem księgowym.

Ze względu na formę tego dokumentu łatwo go pomylić z fakturą VAT. Faktura pro forma zazwyczaj zawiera wszystkie elementy, które są zawarte w fakturze VAT. Nawet, jeżeli na dokumencie widnieje kwota podatku VAT to, jeżeli jest wystawiony pod szyldem „Faktura pro forma”, nie jest w rozumieniu prawa brany pod uwagę podczas rozliczania z Urzędem Skarbowym. Także spokojnie możesz wystawiać faktury pro forma, jako potwierdzenie złożenia oferty, druku z informacją o kwocie do zapłaty bądź przyjęcia zamówienia do realizacji. Wystawienie faktury pro forma nie pociąga za sobą jakichkolwiek konsekwencji podatkowych, jednak musisz pamiętać, że niezależnie od wystawionej pro-formy masz obowiązek wystawienia faktury VAT po otrzymaniu zapłaty.

Różnice między fakturą VAT a fakturą pro forma

Mimo takich samych elementów oba rodzaje faktur mają pewne bardzo kluczowe cechy, które je od siebie różnią. Jedną z nich jest ich funkcja w świetle prawa. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, faktura pro forma jest tylko dokumentem informacyjnym. Kolejną różnicą jest moment wystawienia. Fakturę pro forma wystawia się przed otrzymaniem zapłaty, natomiast fakturę VAT wystawiasz po zainkasowaniu należności, jest ona potwierdzeniem uiszczenia opłaty. Kolejną różnicą jest nazwa. Na fakturze VAT wystarczy, że ma w nagłówku pojawi się wyraz „Faktura” lub „Faktura VAT”, a w przypadku faktury pro forma musisz ją wyraźnie oznaczyć jako „Faktura Pro Forma”.

Faktura VAT Faktura pro forma
dokument uznawany za księgowy dokument informacyjny
wystawiana jako dowód zapłaty wystawiony jako wezwanie do zapłaty
wystawiana po wpłacie należności wystawiany przed odebraniem należności
może być oznaczona jako „faktura” oznaczony jako „faktura pro forma”

Faktura pro forma jest wygodną formą informowania kontrahentów o należnej kwocie. Nie musisz obawiać się jej wystawiania. Mimo podobieństw do faktury VAT, nie pociąga ona za sobą żadnych zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego, dlatego jej wystawianie jest całkowicie bezpieczne i pozbawione konsekwencji podatkowych.

Oceń ten artykuł:

Partnerem serwisu jest:

Taxcare

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›
eBook: Jak założyć własną firmę

eBook:
Jak założyć własną firmę? w 2018 roku

Wszystkie aktualne informacje o zakładaniu własnej firmy zebrane w jednym miejscu!

zobacz więcej ›

Publikacja dostępna w formacie PDF

Nasze poradniki:

Przydatne linki: