Samochód służbowy do celów prywatnych - warunki korzystania
Samochód służbowy do celów prywatnych - najważniejsze zasady
Z samochodów służbowych najczęściej korzystają dyrektorzy i managerowie wyższego szczebla, a także przedstawiciele handlowi. Niektórzy używają aut tylko w celach służbowych, jednak inni mają je do swojej dyspozycji przez cały czas. W takim przypadku trzeba pamiętać, że wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych oznacza uzyskanie przez pracownika dodatkowego przychodu, który podlega opodatkowaniu. Kwestie te reguluje art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość tego świadczenia ustala się ryczałtowo, w zależności od pojemności silnika pojazdu:
- dla samochodów o pojemności do 1600 cm3 miesięczna wartość nieodpłatnego świadczenia wynosi 250 zł;
- dla aut o większej pojemności - 400 zł miesięcznie.
Ryczałt należy podzielić na liczbę dni, w których pracownik korzystał ze służbowego auta w prywatnych celach. Oprócz tego warto pamiętać, że w gestii pracodawcy, który nieodpłatnie udostępnia samochód zatrudnionej przez siebie osobie, leżą obowiązkowe opłaty, jak ubezpieczenie, zakup i wymiana opon czy okresowe przeglądy. Natomiast koszty tankowania zostają po stronie pracownika - wyjaśniają eksperci towarzystwa ubezpieczeniowego HDI.
Nieodpłatne świadczenie a składki ZUS
Przychód pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Obowiązek odprowadzenia składek spoczywa na pracodawcy, który musi doliczyć wartość świadczenia do wynagrodzenia pracownika i naliczyć od łącznej kwoty należne składki. Składki ZUS od nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do użytku prywatnego nalicza się bez względu na to, czy pracodawca jest płatnikiem VAT, czy nie. Podstawę ich wymiaru stanowi bowiem przychód pracownika, a nie koszt pracodawcy.
Przykład:
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie 4500 zł brutto i dodatkowo przez cały miesiąc korzysta prywatnie ze służbowego auta o pojemności 1800 cm3. Podstawa wymiaru składek ZUS wyniesie w tym przypadku: 4500 zł + 400 zł = 4900 zł. Od tej kwoty pracodawca obliczy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Ewidencja przebiegu służbowego pojazdu a cele prywatne
Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych zwalnia pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy auto jest używane zarówno prywatnie, jak i do działalności gospodarczej. Wówczas ewidencja jest konieczna, aby prawidłowo rozliczyć koszty i odliczenia VAT związane z użytkowaniem pojazdu. Ewidencja przebiegu powinna zawierać datę i cel wyjazdu, opis trasy, stan licznika przed i po wyjeździe oraz liczbę przejechanych kilometrów. Na jej podstawie pracodawca ustali, jaka część wydatków związanych z eksploatacją auta może zaliczyć do kosztów firmowych, a jaka dotyczy celów prywatnych.
Przykład:
Pracownik jeździ służbowym samochodem zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych. W danym miesiącu przejechał łącznie 2000 km, z czego 500 km w ramach użytku prywatnego. Na podstawie ewidencji przebiegu pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% wydatków eksploatacyjnych (1500/2000 = 75%).
Używanie służbowego auta do celów prywatnych - korzyści
Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych niesie ze sobą wiele korzyści dla pracownika. Przede wszystkim pozwala zaoszczędzić na kosztach zakupu i utrzymania własnego pojazdu. Pracownik nie musi martwić się o wydatki związane z ubezpieczeniem, serwisowaniem czy naprawami auta, ponieważ leżą one po stronie pracodawcy. Samochód służbowy jest zazwyczaj w pełni sprawny technicznie i regularnie serwisowany, co zapewnia komfort i bezpieczeństwo jazdy.
Kolejną zaletą jest wygoda i oszczędność czasu. Pracownik może swobodnie poruszać się służbowym autem zarówno w celach zawodowych, jak i prywatnych, bez konieczności przesiadania się do komunikacji miejskiej czy własnego samochodu. Pozwala to efektywniej zarządzać czasem i łatwiej pogodzić obowiązki służbowe z życiem osobistym.
Dla pracodawcy oferowanie pracownikom możliwości korzystania z firmowych pojazdów również jest korzystne. Taki benefit podnosi atrakcyjność oferty pracy i może przyciągnąć wartościowych kandydatów. Zadowolenie pracowników przekłada się na większą motywację i zaangażowanie, co w efekcie pozytywnie wpływa na wyniki całej firmy. Udostępnianie samochodów służbowych do celów prywatnych to inwestycja w lojalność i produktywność zespołu.
Nie można zapominać, że udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych rodzi jednak określone konsekwencje podatkowe i składkowe. Kluczowe znaczenie ma ustalenie wartości nieodpłatnego świadczenia, która stanowi dodatkowy przychód pracownika. Pracodawca musi naliczyć od niej zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
