Jakie są rodzaje faktur?
Czym jest faktura i co powinna zawierać?
Faktura jest dokumentem sprzedażowym, który potwierdza dokonaną transakcję. Może być ona wystawiona w formie papierowej oraz elektronicznej (e-faktura), ale co najmniej w dwóch egzemplarzach.
Aby dokument sprzedażowy był uznany za fakturę, musi on posiadać określone elementy:
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów oraz usług oraz ich adresy,
- numer NIP podatnika,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile data taka jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Wskazane elementy faktury określone zostały przez ustawę o podatku od towarów i usług. Ich brak na dokumencie może powodować konsekwencje prawne.
Fakturę masz obowiązek wystawić w przypadku:
- sprzedaży, dostawy towarów, świadczenia usług na rzecz innego podatnika VAT lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
- sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Podstawowe rodzaje faktur
W obrocie gospodarczym funkcjonuje wiele rodzajów faktur. Do podstawowych zalicza się:
Faktura sprzedaży
Faktura sprzedaży to najpopularniejszy rodzaj faktury, która często występuje pod nazwą „Faktura VAT”. Potwierdza ona sprzedaż towaru lub wykonanie usługi przez przedsiębiorcę. Odbiorcą faktury może być inny przedsiębiorca, albo osoba nieprowadząca działalności gospodarczej. Zasadniczo fakturę należy wystawić do 15 dni od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Przepisy podatkowe dopuszczają jednak wystawienie faktury w innych terminach.
Najważniejszymi elementami faktury sprzedaży są:
- dane stron transakcji,
- numer faktury,
- data wystawienia faktury lub data dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi,
- nazwa towaru lub usługi oraz ilość lub liczba towaru lub zakres wykonanej usługi,
- cena netto, stawka i kwota VAT oraz cena brutto.
Zwykłą fakturę możesz wystawić zarówno jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, jak również wtedy jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym od VAT. Faktury sprzedaży nie musisz opatrywać tytułem „Faktura VAT”, ani określać czy jest to oryginał czy kopia. Dokument nie musi również zawierać podpisu i pieczątki. Dodatkowo, jeżeli jesteś podatnikiem zwolnionym od VAT, nie musisz wpisywać na fakturze kwoty i stawki podatku naliczonego. Wówczas musisz wskazać podstawę zwolnienia z VAT.
Faktura korygująca
Faktura korygująca, jak sama nazwa wskazuje, służy poprawieniu błędu na wystawionej fakturze. Błąd może zdarzyć się przecież każdemu - przez nieuwagę możesz wpisać nieprawidłową cenę albo stawkę VAT. Faktura korygująca odnosi się również do sytuacji, gdy klient zwróci towar albo gdy udzielisz rabatu.
Fakturę korygująca możesz wystawić wówczas, jeżeli jesteś również wystawcą faktury pierwotnej. Jeżeli błąd na fakturze znajdzie nabywca towaru lub usługi, musi się on zwrócić z prośbą o korektę do wystawcy faktury.
Na fakturze korygującej musisz zamieścić następujące dane:
- nazwę dokumentu - „faktura korygująca” lub „korekta”,
- nazwę i datę wystawienia faktury korygującej,
- dane widniejące na fakturze pierwotnej - takie jak numer korygowanej faktury, datę wystawienia, nazwę towaru lub usługi,
- przyczynę korekty,
- prawidłową treść.
Faktury korygującej nie możesz wystawić, jeżeli faktura pierwotna uległa zniszczeniu. W takim przypadku wystawia się duplikat faktury. Duplikat ma takie samo znaczenie prawne, jak faktura pierwotna - zawiera identyczne dane co faktura zniszczona, z tym że zawiera oznaczenie „duplikat”.
Dokumentem korygującym błędy na fakturze jest również nota korygująca. Ma prawo ją otrzymać nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki - z wyjątkiem zastrzeżonych do korekty za pomocą faktury korygującej. Ten rodzaj faktury powinien zawierać:
- wyrazy „nota korygująca”,
- numer kolejny i datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numery NIP,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca.
Faktura zaliczkowa
Faktura zaliczkowa ma za zadanie potwierdzenie wpłacenia zaliczki przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Pobieranie zaliczek to powszechna praktyka, która ma na celu zabezpieczenia transakcji lub pozyskanie środków na koszty transakcji. Pobranie zaliczki dokumentuje się fakturę zaliczkową, którą należy wystawić do 15 dnia miesiąca, po którym otrzymasz całość lub część pieniędzy od nabywcy. Fakturę zaliczkową możesz również wystawić przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej niż 30 dni przed jej otrzymaniem.
Faktury zaliczkowej nie możesz wystawić w przypadku:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- najmu, dzierżawy, leasingu albo usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej.
Podsumowaniem dokonanej transakcji, przed realizacją której kontrahent wpłacił zaliczkę, jest faktura końcowa. Fakturę końcową wystawia się podczas finalizacji sprzedaży, podczas której następuje ostatnia płatność. Wówczas ostateczną sumę, która wynika z umowy pomniejsza się o zaliczki, a kwotę podatku o sumę podatku wskazaną na fakturach zaliczkowych. Na fakturze końcowej musisz umieścić:
- pozostałą kwotę do zapłaty,
- wykaz wcześniej sporządzonych faktur zaliczkowych wraz z poszczególnymi kwotami zaliczek, ich numerami oraz datami sporządzenia.
Jeżeli wpłacone zaliczki pokrywają całą należność, wówczas to ostatnia faktura zaliczkowa jest rozliczeniem wniesionych wpłat. Wtedy nie musisz wystawiać faktury końcowej.
Inne rodzaje faktur
Poza podstawowymi rodzajami faktur, wyróżniamy jeszcze inne rodzaje faktur, do których należą:
- faktura uproszczona
- faktura metoda kasowa
- faktura OO - odwrotne obciążenie
- faktura VAT marża
- faktura pro-forma
- faktura MOSS
- faktura eksportowa
Faktura uproszczona
Tego rodzaju fakturę możesz zastosować, gdy całkowita kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Jednak poza ograniczeniem kwotowym, istnieją również ograniczenia przedmiotowe - możesz więc wystawić fakturę uproszczoną wtedy, gdy dana sprzedaż może być udokumentowana fakturą tego typu. Szczególnym rodzajem faktury uproszczonej jest paragon, pod warunkiem, że umieścisz na nim numer NIP kupującego.
Faktura uproszczona zawiera analogiczne dane, jak zwykła faktura, ale w mniejszej ilości. Nie musisz na niej umieszczać:
- danych nabywcy - wystarczy wpisać jego NIP,
- szczegółowego zestawienia stawek i wartości VAT - ale pod warunkiem, że d się określić lub wyliczyć kwotę podatku dla poszczególnych stawek.
Faktura Metoda Kasowa
Fakturę Metoda Kasowa wystawiają przede wszystkim mali podatnicy. Mogą oni wybrać metodę kasową rozliczania VAT, która polega na kwartalnym przesyłaniu deklaracji do urzędu. Faktura małego podatnika zawiera te same dane, co zwykła faktura, ale dodatkowo musi być oznaczona nazwą „metoda kasowa”.
Faktura OO - odwrotne obciążenie
Procedura odwrotnego obciążenia wiąże się z przerzuceniem obowiązku rozliczenia podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę towaru lub usługi. Metodę tę możesz zastosować tylko wtedy, gdy Ty i druga strona transakcji jesteście czynnymi podatnikami VAT i tylko wtedy, gdy sprzedaż dotyczy określonych towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 11 i 14 ustawy o podatku od towarów i usług.
Aby dany produkt mógł być zakwalifikowany do stawki OO, na fakturze umieszcza się symbol PKWiU, który identyfikuje przedmiot transakcji. Ponadto faktura musi być oznaczona zwrotem „odwrotne obciążenie”. Nie musisz natomiast wskazywać poszczególnych stawek, kwot podatków oraz zestawień kwot netto dla poszczególnych stawek VAT.
Faktura VAT marża
Fakturę VAT marża mogą wystawiać wyłącznie podatnicy, którzy nie są zwolnieniu z podatku VAT i realizują czynności wymienione w art. 119 i 120 ustawy o podatku od towarów i usług, które dotyczą między innymi pośrednictwa w sprzedaży przedmiotów używanych i czynności biur podróży.
Podstawą naliczenia podatku w tych przypadkach jest marża, czyli różnica między całkowitą wartością sprzedaży a ceną nabycia - pomniejszoną o VAT. Na fakturze nie musisz wykazywać szczegółowych informacji dotyczących podatku naliczonego. Musisz natomiast umieścić na niej odpowiedni dopisek - w zależności od rodzaju działalności:
- procedura marży dla biur podróży
- procedura marży - towary używane
- procedura marży - dzieła sztuki
- procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki
Faktura pro forma
Faktura pro forma nie jest dokumentem sprzedażowym w rozumieniu przepisów podatkowych. Pełni ona funkcję wyłącznie informacyjną, zatem możesz ją wysłać do kontrahenta w celu poinformowania o kosztach przyszłej transakcji, możliwości przedpłaty czy zaliczki. Kontrahent godząc się na warunki określone w fakturze pro-forma akceptuje warunki proponowanej umowy i skutkuje jej zawarciem.
Faktura pro-forma powinna zawierać wszystkie dane, jakie znajdują się w standardowej umowie. Należą do nich przede wszystkim następujące informacje:
- oznaczenie stron,
- przedmiot sprzedaży,
- termin płatności.
Faktura RR
Faktura RR odznacza się tym, że wystawia ją nie sprzedawca, a nabywca. Dotyczy to jednak wyłącznie nabywcy, który kupuje produkty od rolnika. Zgodnie z ustawą o VAT, podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy.
Faktura RR powinna być oznaczona jako „Faktura VAT RR” i zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko lub nazwę dostawcy i nabywcy,
- numer NIP lub PESEL dostawcy i nabywcy oraz numery ich dowodów osobistych,
- datę nabycia towaru i wystawienia faktury,
- nazwy nabytych produktów rolnych oraz ich ilość,
- cenę jednostkową i wartość nabytych towarów bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
- stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku oraz jego kwotę,
- kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego podatku,
- czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury.
Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych o tym, że jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku VAT.
Faktura MOSS
Faktura MOSS dotyczy podmiotów, które sprzedają usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub elektroniczne poza terytorium Polski. Rozliczają się one w państwie, w którym odbiorca ma stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu. Kupujący wówczas musi być osobą prywatną, która nie jest płatnikiem VAT. Aby podatnik nie musiał się rejestrować i rozliczać w każdym kraju osobno - wprowadzono MOSS. Jest to system, który umożliwia rejestrację i rozliczanie się z każdym krajem w Polsce w jednym urzędzie skarbowym.
Rozliczenia VAT MOSS dokonuje się tylko w walucie euro.
Faktura eksportowa
Faktura eksportowa dotyczy przypadku sprzedaży towarów poza kraje Unii Europejskiej. Charakteryzuje się stawką VAT 0%, jednak aby ją zastosować muszą zostać spełnione następujące warunki:
- sprzedawca jest polskim podatnikiem VAT,
- towar zostaje fizycznie wywieziony z terytorium Polski,
- dostawa ta jest zgłaszana do odprawy celnej.
Faktura eksportowa zawiera takie same elementy, jak zwykła faktura. Jedynym elementem dodatkowym jest informacja wymagana przez urząd celny do odprawy. Należy również sprawdzić, czy opis towaru na fakturze jest tożsamy z opisem na zgłoszeniu celnym.
Oceń ten artykuł:
