Co to jest KPiR - księga przychodów i rozchodów?
Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów jest to narzędzie księgowe służące do bieżącej ewidencji księgowej, która służy do księgowania wszelkich przychodów oraz wydatków Twojej firmy. Jest to najprostsza forma rozliczania się przedsiębiorstwa z urzędem skarbowym.
Co wpisujemy do księgi przychodów i rozchodów?
W księdze przychodów i rozchodów (KPiR) obejmuje się następujące pozycje:
- przychody
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych
- poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności
- koszty prac badawczo-rozwojowych
Co nie podlega wpisowi do księgi przychodów i rozchodów?
Wpisowi do księgi przychodów i rozchodów nie podlegają:
- zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów albo wykonania usługi, ponieważ nie jest to jeszcze przychód ani koszt jego uzyskania
- koszty inwestycji w czasie jej realizacji - dopiero zakończenie inwestycji można wpisać do księgi przychodów i rozchodów jako odpis amortyzacyjny
- obrót opakowaniami zwrotnymi, które wydawane za kaucją nie mogą stanowić własności podatnika i nie mogą przez to stanowić przychodu
- jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. dotacje z Urzędu Pracy czy też dotacje z UE
Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?
Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów obejmuje:
- osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie są opodatkowane ryczałtem
- spółki jawne
- spółki cywilne
- spółki partnerskie
Warunkiem koniecznym, jaki należy spełnić, aby móc prowadzić ewidencję w formie księgi przychodów i rozchodów jest to, że przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie może przekroczyć równowartości 1 200 000 euro. Przychód przekraczający tę kwotę uniemożliwia prowadzenie uproszczonej księgowości ze względu na ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.
Mimo spełniania warunków do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów istnieje możliwość zwolnienia od prowadzenia takiej księgowości w takich sytuacjach jak:
- stan zdrowia i wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą
- rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej
Zwolnienie następuje na wniosek podatnika, który należy złożyć w urzędzie skarbowym nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego nie chcemy już prowadzić uproszczonej formy księgowości.
Oprócz wskazanych wyżej sytuacji, z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zwolnieni są podatnicy, którzy wybrali ryczałt jako formę opodatkowania.
Założenie księgi przychodów i rozchodów
Założenie księgi przychodów i rozchodów odbywa się według zasad przyjętych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia takiej księgowości. Przyjęte zasady są następujące:
- Księga przychodów i rozchodów powinna być założona na dzień 1 stycznia lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. O tym fakcie należy powiadomić naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 20 dni od momentu założenia księgi.
- O rozpoczęciu prowadzenia księgi przychodów i rozchodów powinni również zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym bądź prowadzili pełną księgowość. Termin na zawiadomienie o tym fakcie wynosi 20 dni od dnia założenia księgi przychodów i rozchodów.
- Spółka (cywilna, jawna, partnerska) prowadzi księgę przychodów i rozchodów dla spółki, jednak każdy ze wspólników ma obowiązek zgłoszenia prowadzenia takiej ewidencji do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.
W praktyce, zgłoszenia do urzędu skarbowego o fakcie prowadzenia uproszczonej formy księgowości dokonywane są na formularzu CEIDG-1, podczas rejestracji działalności. O tym, jak wypełnić ten formularz znajdziesz w artykule:
Zarejestruj firmę - wypełnij wniosek CEIDG-1
Formy prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
Podatnik prowadzący uproszczoną księgowość, ma do wyboru dwie formy księgi przychodów i rozchodów - formę tradycyjną oraz formę elektroniczną.
Forma tradycyjna
Prowadzona jest w formie papierowej i polega na uzupełnianiu kolumn, w których zamieszczane są następujące dane:
- Kolumna 1 - liczba porządkowa kolejnych wpisów do księgi
- Kolumna 2 - data wydatku lub przychodu
- Kolumna 3 - numer faktury bądź innego dowodu zakupu
- Kolumna 4 i 5 - dane kontrahentów
- Kolumna 6 - rodzaj transakcji
- Kolumna 7 - wartość sprzedaży towarów lub usług
- Kolumna 8 - przychody uzyskane spoza sprzedaży towarów lub usług
- Kolumna 10 - zakup materiałów potrzebnych do produkcji swoich wyrobów oraz zakup towarów handlowych
- Kolumna 11 - koszty na zakup z kolumny 10
- Kolumna 12 - informacje o pensjach pracowników
- Kolumna 13 - pozostałe koszty
- Kolumna 14 - suma kosztów z kolumny 12 i 13
- Kolumna 15 - pozostaje pusta
- Kolumna 16 - koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową
- Kolumna 17 - miejsce przeznaczone na uwagi
Forma elektroniczna
Forma elektroniczna księgi przychodów i rozchodów prowadzona jest w sposób podobny do formy tradycyjnej, z tym że w systemie teleinformatycznym. Aby taka forma mogła być uznana za prawidłową, musi spełniać następujące warunki:
- należy określić szczegółową instrukcję programu komputerowego, w którym prowadzona jest księga
- dany program musi umożliwiać wgląd w treść oraz drukowanie wpisywanych danych zgodnie ze wzorem księgi
- zapisane dane należy przechowywać na nośnikach danych tak, aby były one zabezpieczone przed zniszczeniem lub zniekształceniem
Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
Prowadzenie ewidencji w formie uproszczonej za pomocą księgi przychodów i rozchodów opiera się na konkretnych zasadach, które wiążą podatników korzystających z księgowości w takiej formie.
Terminy wpisów w księdze przychodów i rozchodów
Zasadniczo, osoby prowadzące księgowość w formie uproszczonej, dokonują zapisów w księdze przychodów i rozchodów na bieżąco, po zakończeniu każdego dnia. Jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe, zapisy w niej możliwe są do 20 dnia każdego miesiąca w takiej kolejności, w jakiej powstawały dane przychody i wydatki.
Zasady księgowania:
- przychodów - zapisuje się w dacie powstania przychodu, to znaczy dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi lub częściowego jej wykonania, ale nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności
- kosztów - data uzależniona jest od rodzaju kosztu
- zakup towarów i materiałów podstawowych - data wystawienia faktury, jeżeli przedsiębiorca otrzymał ją wraz z dostawą towarów
- koszty wynagrodzeń - księgowanie przed datą faktycznie poniesionego wydatku
- pozostałe wydatki - w zależności od wybranej metody - uwzględnia się datę poniesienia kosztu, czyli w dacie wystawienia dowodu księgowego (metoda kasowa) lub ujmuje się koszty bezpośrednie, czyli związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, a koszty pośrednie w dacie ich poniesienia (metoda memoriałowa)
Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów
Księgę przychodów i rozchodów przechowuje się w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu, które podatnik wskazał jako siedzibę. Jest to pewna zasada, od której są przewidywane wyjątki:
- przedsiębiorstwo wielozakładowe - księga musi znajdować się w każdym z tych zakładów. Można prowadzić jedną wspólną księgę dla wszystkich, ale tylko wtedy, gdy każdy zakład prowadzi ewidencję sprzedaży.
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe - miejscem jej przechowywania może być i biuro rachunkowe i miejsce wykonywania działalności lub siedziba firmy. O tym, gdzie księga będzie przechowywana, należy zawiadomić Urząd Skarbowy.
Obowiązki przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów
Każdy podatnik, który prowadzi księgowość w formie uproszczonej, jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Rzetelność oznacza, że dokonywane wpisy do księgi są zgodne z rzeczywistym stanem, natomiast niewadliwość oznacza prowadzenie jej zgodnie z przepisami rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów i objaśnieniami do wzoru księgi.
Wpisy do księgi przychodów i rozchodów powinny być dokonywane:
- w języku polskim
- w walucie polskiej
- w sposób czytelny, staranny i trwały.
Oprócz tego podatnik ma obowiązek dokonywać wpisów na podstawie prawidłowych dowodów księgowych, a także ponumerować karty księgi i je zbroszurować.
W przypadku błędu w ewidencji, dopuszczalne są korekty błędnych wpisów. Można to zrobić na dwa sposoby:
- przez skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie nowej - poprawkę należy podpisać i oznaczyć datą jej dokonania
lub - przez wpisanie do księgi dowodów korektę błędów
Księga przychodów i rozchodów jest formą opodatkowania takich przedsiębiorstw, które nie mają zbyt wysokiego zysku w skali roku obrotowego. W szczególności przeznaczona jest dla początkujących przedsiębiorców. Taka forma ewidencji jest najprostszym sposobem na księgowanie dochodów i wydatków w swojej firmie. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest dosyć proste niezależnie od tego, czy jej forma jest tradycyjna, czy elektroniczna.
Oceń ten artykuł:
