Jak dobrze zorganizować miejsce pracy w domu lub biurze

Ostatnia aktualizacja: 2017-08-17 | Średni czas czytania: 09:06

Właściwe oświetlenie i temperatura, ustawienie fotela, wysokość biurka, odpowiednia ilość przerwy - to wszystko ma wpływ na jakość i wydajność pracy w biurze, co z kolei przekłada się na wyniki i osiągnięcia firmy. Dlatego też każde przedsiębiorstwo, niezależnie od swojej wielkości, potrzebuje prostych i praktycznych metod, które w znaczący sposób usprawnią organizację miejsca pracy.

Jak dobrze zorganizować miejsce pracy w domu lub biurze

W artykule znajdziesz:

Dlaczego warto zadbać o właściwą organizację miejsca pracy
Jak zadbać o organizację miejsca pracy krok po kroku
1. Zadbaj o porządek na stanowisku pracy
2. Stwórz miłą atmosferę
3. Zapewnij odpowiednią ilość przerwy
4. Zadbaj o wygodę i komfort pracy
5. Skorzystaj z programów do organizacji pracy

Dlaczego warto zadbać o właściwą organizację miejsca pracy

Najbliższe otoczenie w pracy biurowej ma ogromny wpływ na to, jak pracujemy i czy nasze działania przynoszą wymierne efekty. Dlatego też tak istotne jest zadbanie o wysoką jakość organizacji w firmie w oparciu o odpowiednie zasady ergonomii pracy, której celem jest obniżenie wysiłku człowieka, przy jednoczesnym zwiększeniu jego wydajności. Lista powodów, dla których warto zadbać o właściwą organizację miejsca pracy jest długa, dlatego przedstawiamy najważniejsze z nich:

Polepszenie koncentracji - podczas pracy biurowej jesteśmy narażeni na masę czynników powodujących naszą dekoncentrację. Nic jednak nie potrafi tak skutecznie utrudniać logicznego myślenia, jak chaos organizacyjny. Im więcej rzeczy rozprasza Twoją uwagę, tym trudniej jest Ci skupić się na swoich obowiązkach. Bałagan na biurku, hałas, niewłaściwa temperatura, przestarzały i wolny komputer - to tylko niektóre przyczyny dekoncentracji. Zadbanie o właściwą organizację miejsca pracy pozwoli Ci zachować jasny, niczym nie zmącony umysł, dzięki czemu wykonywanie obowiązków będzie przebiegać szybciej, sprawniej i przyjemniej.
Zmniejszenie stresu - nie bez powodu stres uważany jest za współczesną chorobę cywilizacyjną. Człowiek doświadcza go bowiem na co dzień w różnych sytuacjach - szczególnie w pracy. Przyczyny stresu mogą być różne: nadmiar obowiązków, nieodpowiednie warunki pracy, konflikty w zespole, czy też niejasny podział zadań. Wynikają one głównie ze złej organizacji miejsca pracy. Obciążenie psychiczne na jakie narażony jesteś w swojej firmie, może nie tylko negatywnie odbić się na efektywności Twojej pracy, ale również na Twoim zdrowiu. Aby tego uniknąć ważne jest opracowanie takiej organizacji miejsca pracy, która zawierać będzie skuteczne metod radzenia sobie ze stresem. Na pewno przełoży się to na zadowolenie z pracy, a w konsekwencji na lepsze wyniki firmy.
Poprawa wizerunku - zgodnie z popularnym przysłowiem: „Jak Cię widzą tak Cię piszą”, to, co znajduje się wokół Ciebie odzwierciedla to, jaką jesteś osobą. Bałagan na biurku, spóźnianie się, brak koordynacji działań oraz zaniedbywanie obowiązków świadczą o Twoim problemie z organizacją i z pewnością nie wpłyną pozytywnie na Twój wizerunek w firmie. Jeśli natomiast pilnujesz porządku, zwracasz uwagę na szczegóły oraz jesteś rzetelny i punktualny to na pewno będziesz postrzegany jako osoba kompetentna, zaradna, cechująca się wysokim poziomem skuteczności. Twój profesjonalizm docenią nie tylko współpracownicy, ale również klienci i partnerzy biznesowi. Pamiętaj, że dbanie o właściwą organizację miejsca pracy pozytywnie wpływa na wizerunek i jakość pracy całej firmy!
Zwiększenie wydajności - odpowiednia organizacja miejsca pracy to przede wszystkim zapewnienie takich warunków, w których praca przebiega możliwie najefektywniej, a to z kolei przekłada się na wyższe obroty firmy. Brak nadmiernego stresu, czystość, miła atmosfera, jasny podział obowiązków, wystarczająca ilość przerwy - to wszystko powoduje, że pracujesz wydajnie, a Twoja „bateria” wcale się nie wyczerpuje. Jeśli chcesz osiągnąć taki poziom jakości organizacji, musisz dać z siebie jak najwięcej.

Jak zadbać o organizację miejsca pracy krok po kroku

Jeżeli przekonały Cię przedstawione wyżej powody, dla których warto dbać o właściwą organizację miejsca pracy i czujesz potrzebę wprowadzenia konkretnych zmian w zakresie funkcjonowania własnej firmy, ale nie wiesz jak tego dokonać i od czego zacząć - nie martw się. Poniżej znajdziesz kilka cennych wskazówek, w których radzimy, jak zadbać o organizację miejsca pracy.

1. Zadbaj o porządek na stanowisku pracy

Porządek w miejscu pracy ma zasadniczy wpływ na jakość organizacji miejsca pracy. Abyś mógł pracować efektywnie i skupić swoją uwagę wyłącznie na wykonywanym zadaniu, nic nie powinno Cię rozpraszać. Obecność tzw. dystraktorów, czyli czynników przeszkadzających w skupieniu, m.in. w postaci stosu zbędnych dokumentów, kartek, czy przyborów do pisania, powoduje zdecydowane wydłużenie czasu pracy nad projektami. Właściwie każdy element otoczenia może decydować o nastroju i efektywności. Dlatego też dobrze wiedzieć, w jaki sposób zaaranżować przestrzeń biurka i jego okolic, aby poprawić ergonomię pracy. Co należy więc zrobić?

Zacznij od posprzątania własnego biurka.
To nie żart - czasami zmiany warto zaczynać od siebie! Biurko to miejsce, w którym spędzasz największą część swojego czasu pracy. Jeśli więc na Twoim biurku panuje bałagan, postaraj się o wyczyszczenie blatu z kurzu, opróżnienie szuflad i wyniesienie niepotrzebnych rzeczy. W miejscu pracy, gdzie wszystko znajduje się na swoim miejscu poczujesz spokój i nie będziesz tracić cennego czasu na poszukiwanie każdej rzeczy. Po uporządkowaniu swojego biurka zaczniesz pracować szybciej i wydajniej, dlatego też jest to świetny sposób na poprawę ergonomii pracy.
Nie pozbywaj się wszystkiego naraz.
Podczas robienia porządków na stanowisku pracy warto podzielić swoje rzeczy na kilka grup. Materiały, które są Ci naprawdę potrzebne w danym czasie połóż w zasięgu ręki, a to, czym chcesz się zająć później schowaj do szuflady. Pozostałe rzeczy włóż z kolei do pudeł, w których znajdować się będzie wszystko to, co nie jest Ci aktualnie potrzebne, ale z jakiś powodów może przydać się w przyszłości. Nie zapomnij też dokładnie ich opisać - w ten sposób szybciej odszukasz pudło z dokumentami, do których od dawna nie zaglądano. Taki zabieg z pewnością poprawi ergonomię pracy.
Sprawdzaj, czy pracownicy utrzymują porządek na swoim stanowisku pracy.
Pomimo, iż czasami trudno ingerować w to, co przechowuje na biurku nasz pracownik, zawsze warto zwrócić mu uwagę, by zadbał o porządek, jeśli dostrzegamy bałagan. Rób to jednak delikatnie i dyskretnie, aby nie zdyskredytować pracownika w oczach innych i obarczyć go dodatkowym stresem. Dobrym pomysłem na to, jak zadbać o organizację miejsca pracy i utrzymać porządek w firmie, jest sporządzenie harmonogramu sprzątania, w którym rozpiszesz konkretne obowiązki, jakie wykonać muszą poszczególni pracownicy w danym tygodniu.
Pamiętaj o systematyczności.
Staraj się odkładać rzeczy na swoje miejsce, a nie tam gdzie popadnie. Utrzymywanie porządku na stanowisku pracy i przestrzeganie harmonogramu sprzątania powinno wejść Ci w nawyk. Regularność jest bowiem kluczem do sukcesu w osiągnięciu właściwej organizacji miejsca pracy. Jeżeli masz więc problem z utrzymywaniem systematyczności pamiętaj, że zawsze możesz ją sobie wypracować - potrzeba tylko chęci. Możesz również w kalendarzu codziennych aktywności zaplanować kilku minutową przerwę, którą przeznaczysz na porządkowanie narastającego bałaganu. Warto również pamiętać, że odpowiedni wygląd i organizacja miejsca pracy nie tylko jest sposobem na poprawę ergonomii pracy, ale ma też wpływ na sposób, w jaki postrzegają Cię inni. Zadbane biurko i posegregowane dokumenty świadczą o tym, że jesteś osobą dokładną, zdyscyplinowaną i konsekwentną.

2. Stwórz miłą atmosferę

Odpowiednia atmosfera w firmie sprzyja rozładowaniu stresu i napięcia oraz podnosi poziom zadowolenia, a co za tym idzie - wpływa korzystnie na całokształt organizacji miejsca pracy. Oto kilka porad na to, jak stworzyć miły nastrój, który będzie towarzyszył Tobie i Twoim pracownikom w trakcie pracy:

Zapewnij możliwość słuchania muzyki podczas pracy.
Muzyka ma bowiem bardzo dobry wpływ na polepszenie nastroju. Pamiętaj jednak o tym, aby nie była ona zbyt głośnia, gdyż może przeszkadzać pracownikom w skupieniu się. Słuchanie muzyki w pracy nie zawsze też wpływa pozytywnie na ergonomię pracy. Jeśli jednak zdecydujesz się już na ten krok pamiętaj o tym, że każda osoba posiada własne preferencje muzyczne. Problem związany z rodzajem słuchanej muzyki pojawia się najczęściej tam, gdzie pracuje więcej osób oraz kiedy pracownicy pochodzą z różnych środowisk i są w różnym wieku. Dlatego też kwestia ta powinna być uregulowana na poziomie całej firmy, aby nie stwarzać niepotrzebnych różnic pomiędzy jej pracownikami, czy poszczególnymi działami. Najczęściej stosowaną strategią jest wybór możliwie neutralnej muzyki bądź stacji radiowej. Bywa też, że pracownicy ustalają dzień, w którym każdy z nich włącza swoje ulubione utwory. Natomiast w sytuacji braku kompromisu można zezwolić pracownikom na zakładanie słuchawek. Z tym wiąże się jednak pewien mankament - używanie słuchawek może powodować izolację i utrudniać wzajemną komunikację.
Pozwól pracownikom umieszczać na swoim miejscu pracy przedmioty prywatne.
Taki zabieg z pewnością umili atmosferę w Twojej firmie i wpłynie na ergonomię pracy. Zdjęcie bliskiej osoby, kwiatek w doniczce czy niewielki gadżet na szczęście nie utrudni wykonywania obowiązków, a jednocześnie sprawi, że praca stanie się przyjemniejsza. Umieszczenie na biurku przedmiotu, do którego czujemy przywiązanie i sentyment, jest również dobrym sposobem na radzenie sobie ze stresem. Takich przedmiotów nie może być jednak zbyt wiele, gdyż mogą one odwracać uwagę i niepotrzebnie zajmować miejsce.
Organizuj spotkania i imprezy integracyjne.
Pamiętaj o tym, że oprócz czasu na pracę, jest również czas na zabawę. Jako pracodawca w miarę swoich możliwości finansowych staraj się organizować spotkania i imprezy integracyjne dla całej kadry pracowniczej. Nic tak bowiem nie buduje wzajemnych relacji jak wspólna zabawa. Dzięki temu dasz się zauważyć jako pracodawca, któremu zależy na swoich podwładnych. Ponadto jest to świetna okazja, aby lepiej się poznać, a dobre stosunki w kadrze są niezbędne dla dobrej organizacji miejsca pracy.
Pracuj nad swoim charakterem.
Opanowanie, spokój, wyrozumiałość, umiejętność motywowania pracowników i rozwiązywania konfliktów - to tylko niektóre cechy dobrego pracodawcy, które pomagają w utrzymaniu pozytywnych stosunków z podwładnymi. To z kolei przekłada się na ergonomię pracy i atmosferę, jaka panuje w Twojej firmie, a w ostateczności na jakość całej organizacji miejsca pracy. Dawaj przykład swoim pracownikom, a zyskasz ich szacunek, zaufanie i aprobatę, przez co pod swoją nieobecność nie będziesz obrzucany brzydkimi epitetami.

3. Zapewnij odpowiednią ilość przerwy

Nie ma chyba potrzeby podkreślać tego, jak ważna dla właściwej organizacji miejsca pracy jest odpowiednia ilość przerwy. Przerwy pracownicze w znacznym stopniu wpływają bowiem na ergonomię pracy w firmie, wspomagając efektywność i wydajność pracowników. Umożliwiają one odpowiednią regenerację, przez co pracownicy nie czują się w pracy przemęczeni, a ponadto wpływają na polepszenie relacji w zespole. Jako osoba kierująca własną firmą powinieneś wiedzieć, jak w optymalny sposób zarządzać czasem pracy swoich podwładnych. Dlatego też dajemy Ci kilka cennych rad w tym zakresie:

Obowiązkowo zarządzaj przepisową 15 minutową przerwę.
Zgodnie z zapisem w kodeksie pracy pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuję płatna 15-minutowa przerwa w ciągu 8 godzin pracy, o ile pracuje co najmniej 6 godzin na dobę. Oznacza to, że jeśli dany pracownik w ciągu tygodnia pracuje w poniedziałek i wtorek przez 8 godzin, w środę przez 6 godzin, a w pozostałe dni po 4 godziny, to takie przerwy będą przysługiwać mu tylko w trzy pierwsze dni tygodnia.
Rozważ wprowadzenie dłuższej przerwy na posiłek.
Jako pracodawca możesz wprowadzić również jedną przerwę w pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut. Przerwa ta może być przeznaczona przez pracownika na spożycie posiłku, lub też na załatwienie spraw osobistych. Wprawdzie nie jest ona obowiązkowa i nie musisz jej wprowadzać, jednak pamiętaj, że przepisowe 15 minut często okazuje się zbyt krótkim czasem na spokojne zjedzenie posiłku i odpowiednią regenerację. Czas trwania takiej przerwy może być mniejszy, ale nie większy niż 60 minut, dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, abyś przewidział krótszy czas na spożycie posiłku, np. 30 minut. Wydłużenie przerwy wpłynie pozytywnie na wydajność i samopoczucie pracowników i przełoży się na ergonomię pracy w Twojej firmie.
Umożliwiaj pracownikom dodatkowe przerwy.
Jest to bardzo ważne w przypadku osób wykonujących specyficzny rodzaj pracy i posiadających pewne ograniczenia fizyczne. Takie chwile na odetchnięcie należą się osobom pracującym przy komputerze przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, który wynosi 4 godziny. Powinny one trwać 5 min i odbywać się co godzinę, a ich czas pracownik powinien wykorzystać na wykonywanie innych czynności służbowych. Dodatkowa przerwa przysługuje również pracownikom młodocianym (30 minut jeśli wymiar czasu pracy przekracza 4,5 godziny), osobom niepełnosprawnym (15 minut na gimnastykę i wypoczynek) oraz kobietom karmiącym dziecko piersią (dwa razy po 30 lub 45 minut jeśli wymiar czasu pracy przekracza 6 godzin i raz, gdy czas ten mieści się w przedziale od 4 do 6 godzin).
Kontroluj, czy pracownicy wykorzystują swoje przerwy.
Niektórzy mogą być tak pochłonięci pracą, że zapominają o krótkim odpoczynku, który służy poprawie ich wydajności. Jeśli dostrzegasz taki problemem, powinieneś natychmiast zareagować. Dowiedz się, czy Twój pracownik nie ma na swojej głowie nadmiaru obowiązków lub w wyjątkowej sytuacji rozważ zastąpienie jednej 15-minutowej przerwy dwoma krótszymi, które będą odbywać się w równych odstępach czasu.

4. Zadbaj o wygodę i komfort pracy

Każda osoba przebywająca na co dzień w biurze przez 8 godzin wie, że taka praca nie tylko wymaga zaangażowania, ale również naraża na stres i pogorszenie kondycji organizmu. Dlatego też bardzo ważne jest zapewnienie wygodnych i komfortowych warunków pracy. Wysokość i ustawienie biurka, monitora oraz fotela to tylko niektóre czynniki mające istotne znaczenie dla organizacji miejsca pracy - zarówno z punktu widzenia ergonomii, jak i zdrowia Twojego i Twoich pracowników. Problemy z zagwarantowaniem wygody i komfortu pracy będą przekładać się na niską efektywność i złe samopoczucie całego zespołu. O tym, jak właściwe zadbać o organizację miejsca pracy biurowej mówią przede wszystkim przepisy BHP. Na ich podstawie wymieniliśmy kilka cennych sposób na poprawę ergonomii pracy, z którymi warto się zapoznać:

Zadbaj o właściwe rozmieszczenie elementów potrzebnych do pracy.
Wszystkie potrzebne materiały i narzędzia powinny być umieszczone w optymalnym zasięgu rąk, a przedmioty ciężkie powinny znajdować się na wysokości powierzchni roboczej. Położenie klawiatury powinno być ustawione z zachowaniem odległości nie mniejszej niż 100 minimetrów od przedniej krawędzi stołu, a monitor umieszczony centralnie, na wprost osoby z niego korzystającej, w odległości co najmniej 40 centymetrów, nieco poniżej linii wzroku.
Dostosuj przyrządy w taki sposób, aby były wygodne i komfortowe.
Odpowiednie ustawienie krzesła i biurka odciąży Twój kręgosłup i stawy. Ich wysokość powinna być dopasowana indywidualnie, gdyż każda osoba różni się budową ciała. Ta prosta czynność przyspieszy Twoją pracę, a jednocześnie zwiększy zadowolenie z długotrwałego przebywania w pozycji siedzącej. Wpłynie to także pozytywnie na stan Twojego zdrowia, gdyż nie nabawisz się bólu pleców, skrzywienia i innych chorób. Koniecznie skonfiguruj również odpowiednią jasność ekranu monitora, tak aby Twój wzrok szybko się nie męczył.
Zapewnij odpowiednie oświetlenie pomieszczeń.
Z pewnością wpłynie to na jakość organizacji miejsca pracy. Najbardziej korzystne jest światło słoneczne, ponieważ jest to dla człowieka najbardziej optymalny rodzaj światła. Praca przy sztucznym świetle sprawia, że szybciej męczy się nie tylko nasz wzrok, ale także organizm. Prawidłowo zaprojektowane oświetlenie biura musi uwzględniać aspekty energetyczne związane zarówno z maksymalnym wykorzystaniem światła dziennego, jak i z doborem właściwej instalacji świetlnej. Zadbać należy także o odpowiednie natężenie światła - w przypadku zbyt silnych promieni słonecznych zamontuj rolety okienne, natomiast przy słabym oświetleniu zastosuj żarówki o odpowiedniej mocy. Zgodnie z Polskimi Normami niedopuszczalne jest także, aby na płaszczyźnie wzrokowej pojawiały się zbyt duże różnice luminancji w bliższym i dalszym otoczeniu powierzchni pracy.
Kontroluj temperaturę w pomieszczeniach biurowych.
Temperatura, jaka panuje w pomieszczeniach biurowych również ma duży wpływ na ergonomię pracy. W okresie letnim warto używać klimatyzacji, jednak jeśli jej brakuje podstawą jest regularne wietrzenie pokoju oraz stosowanie wentylatorów. Przebywanie w gorącym i dusznym pomieszczeniu skutkuje obniżeniem jakości pracy - powoduje bóle głowy i ogólne osłabienie organizmu. O odpowiednią temperaturę należy zadbać również podczas zimy. Najbardziej optymalną temperaturą jest tak zwana temperatura „pokojowa”, w której wydajność pracy jest największa. Zgodnie z Polskimi Normami dla pomieszczeń biurowych powinna ona wynosić 20-24°C w zimie i 20-26°C w lecie.

5. Skorzystaj z programów do organizacji pracy

Kolejnym, bardziej innowacyjnym pomysłem na to, jak zadbać o organizację miejsca pracy, jest skorzystanie ze specjalnego oprogramowania przeznaczonego do planowania oraz zarządzania zadaniami w firmie. Tego typu aplikacje oferują szereg przydatnych funkcji, w tym m.in.: prowadzenie notatek, organizowanie i rozdzielanie zadań pomiędzy pracowników, ewidencję czasu pracy pracowników, raportowanie stanu realizacji projektów oraz monitorowanie terminów i postępów w pracach. Gdyby tego było mało, programy te pozwalają też np. na tworzenie zespołów projektowych w ramach danego przedsięwzięcia, do których możesz zapraszać zarówno osoby z Twojej firmy, jak i zewnętrznych członków (np. podwykonawców). Rosnąca popularność oprogramowania do zarządzania czasem pracy sprawia, że obecnie istnieje coraz większy wybór tego typu aplikacji, dzięki czemu możesz dopasować je do swoich potrzeb i preferencji. Najczęściej są one płatne, jednak zanim zdecydujesz się na ich zakup możesz przez pewien czas skorzystać z darmowych wersji testowych dostępnych do pobrania. Poniżej przedstawiamy Ci listę przykładowych aplikacji i narzędzi (kolejność losowa):