Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które służą uzyskaniu przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej lub zachowaniu (zabezpieczenia) źródła uzyskania przychodu. To na Tobie, jako przedsiębiorcy, ciąży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że poniesiony wydatek, który zaliczyłeś do kosztu uzyskania przychodu, ma związek z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą. Dlatego też zaliczając dany wydatek do kosztów, warto kierować się przede wszystkim rozsądkiem oraz przepisami prawa.
Co możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W przepisach podatkowych nie znajdziemy katalogu wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera jedynie wydatki, które za koszt nie mogą zostać uznane. W katalogu tym znajdują się między innymi:
- wydatki na ulepszenie środków trwałych,
- wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań,
- podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn,
- grzywny i kary pieniężne,
- koszty reprezentacji,
- składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.
Zanim zaliczysz dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu i ujmiesz go w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, sprawdź czy może on być do nich zaliczony na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Każdy przypadek powinien więc być interpretowany indywidualnie z uwzględnieniem przepisów podatkowych - w czasie kontroli podatkowej możesz bowiem być zobowiązany do udowodnienia, że dany wydatek spełnia kryteria pozwalające zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów. Zatem generowanie kosztów w firmie jednoosobowej wymaga przemyślanego postępowania i udokumentowania wydatków.
Pełny katalog wydatków, które nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu znajdziesz w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dostępną na: prawo.sejm.gov.pl.
Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu
Jak już wyżej wskazano, wydatek, który zaliczyłeś do kosztów uzyskania przychodu powinien być odpowiednio udokumentowany. Udokumentowanie wydatku stanowi bowiem dowód, że dany wydatek w ogóle został poniesiony, a przedstawienie dowodu może być wymagane w trakcie kontroli podatkowej.
Jak udokumentować koszt? Po prostu musisz uzyskać od sprzedawcy odpowiedni dokument. Może nim być:
- faktura,
- rachunek,
- bilet, na którym znajduje się np. numer NIP sprzedawcy,
- dowód zapłaty za przejazd autostradą,
- dowód poniesienia opłaty pocztowej,
- umowa albo rachunek do umowy.
Wydatek może być również udokumentowany na podstawie dowodu wewnętrznego, który sporządza na przykład biuro rachunkowe. Najczęściej takie dokumenty wystawiane są w przypadku, gdy wydatek dotyczy diety w podróży służbowej lub różnicy kursowej.
Co możesz zaliczyć do kosztów firmowych?
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność próbują generować jak największe koszty w swojej firmie w celu obniżenia podstawy opodatkowania i pomniejszenia należnego podatku VAT. Zanim jednak zaliczysz dany wydatek do kosztów, musisz rozważyć czy możesz zaliczyć go do wydatków firmowych - możesz to zrobić wtedy, gdy zgodnie z definicją kosztów uzyskania przychodu, wydatek ma na celu uzyskanie przychodu lub utrzymanie jego źródła.
Każda branża, w której prowadzona jest działalność jednoosobowa odznacza się charakterystycznymi dla niej wydatkami. Wiąże się to z zakupem specjalistycznego sprzętu czy narzędzi. Trudno więc wymienić wszystkich kosztów, które trzeba ponieść na taką działalność. Jednak każdą działalność łączą wspólne wydatki, które każda firma, bez względu na rodzaj działalności, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Aby zaliczyć wydatek do kosztów firmowych wystarczy, że udowodnisz, że zakup jest Ci niezbędny do prowadzenia firmy.
| Przykłady wydatków, które możesz zaliczyć do kosztów w firmie jednoosobowej | |
|---|---|
| Kategoria wydatków | Wydatek |
| Mieszkanie lub biuro i jego wyposażenie |
Czynsz i media - wynajem biura wiąże się z koniecznością opłacania czynszu oraz rachunków. Taki wydatek może być kosztem w firmie jednoosobowej również wtedy, gdy prowadzisz firmę w swoim mieszkaniu - wówczas koszt za media oblicza się proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni w mieszkaniu. Abonament za telefon i Internet - taki wydatek nie będzie problemem do zaliczenia go do kosztów jeśli prowadzisz firmę w wynajmowanym lokalu. Meble biurowe - jest to podstawa w urządzeniu biura. Jednak w każdym wypadku warto zachować umiar. Akcesoria biurowe - chodzi o papier, długopisy czy segregatory. Remont biura lub mieszkania - wydatki na remont można zaliczyć jako koszt, o ile remont ten dotyczy biura lub jeśli jest ono w prywatnym mieszkaniu - pomieszczenia, w którym działalność jest prowadzona. Wymiana okien i drzwi Dekoracja wnętrza - chodzi o takie przedmioty jak plakaty, obrazy czy doniczki z kwiatami. Elementy dekoracji nie mogą mieć jednak charakteru reprezentacji. Środki czystości |
| Elektronika i akcesoria |
Komputery i akcesoria do nich - do akcesoriów należy zaliczyć myszki, klawiatury, głośniki itp. Oprogramowanie - do kosztów ogólnych można zaliczyć oprogramowanie potrzebne do pracy, czyli np. system operacyjny komputera. Programy specjalistyczne (np. Photoshop) mogą być zaliczone do kosztów, jeśli wiążą się one z działalnością gospodarczą. Telefony komórkowe i abonament za nie Drukarki z akcesoriami - do akcesoriów można zaliczyć tusze, tonery, papier. Skanery, sprzęt xero Aparat fotograficzny i kamera z akcesoriami - np. futerał, statywy, karty pamięci, lampy błyskowe czy obiektywy. Wydatki muszą mieć jednak związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Telewizory i sprzęt audio - posiadanie takiego sprzętu w firmie może mieć uzasadnienie szczególnie w branżach związanych z reklamą. Telewizor i sprzęt audio może mieć również na celu rozrywce klientom. Abonament telewizyjny |
| Edukacja |
Książki i czasopisma branżowe Szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe - takie wydatki można zakwalifikować jako koszt, o ile szkolenia są związane z tematyką prowadzonego przedsiębiorstwa. W innym przypadku urząd skarbowy może taki wydatek zakwestionować. Kursy językowe - taki koszt nie budzi wątpliwości jeśli nauka języka jest niezbędna do podejmowania i utrzymywania kontaktów biznesowych. Konferencje |
| Promocja i reklama |
Znak towarowy - znak towarowy jest podstawą do znajomości firmy w świadomości klienta. Wydatek związany z jego zaprojektowaniem oraz rejestracją możesz zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Wizytówki Strona internetowa - strona www to obecnie jedna z podstaw marketingu. Jej prowadzenie wiąże się z wydatkami takimi jak projekt strony, CMS, domena czy wsparcie techniczne. Reklama internetowa, prasowa, radiowa, telewizyjna |
| Podróżne służbowe |
Diety - w koszty firmowe możesz włączyć kwoty diet, które przewiduje Kodeks pracy. Obecnie stawka za jeden dzień delegacji krajowej wynosi 30 zł. Noclegi - opłaty za noclegi wlicza się w kwocie brutto ze względu na to, że przepisy nie pozwalają w tym zakresie odliczyć podatku VAT. |
| Transport |
Amortyzacja pojazdu - jeżeli pojazd jest wpisany do ewidencji środków trwałych, to możesz włączyć go do kosztów uzyskania przychodu za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych. Paliwo - całość wydatków na paliwo możesz wliczyć w koszty, jeśli pojazd jest majątkiem firmy. Natomiast jeśli korzystasz z pojazdu prywatnego w celach firmowych - wydatki na paliwo możesz wliczyć do kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Części zamienne Ubezpieczenia komunikacyjne Raty leasingowe |
Koszty uzyskania przychodu a podatek VAT
Koszty uzyskania przychodu obniżają podstawę opodatkowania, ale ponadto przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT i dokonujący zakupów na konto firmowe mają możliwość obniżenia podatku VAT do zapłaty.
Obniżenie podatku VAT przysługuje wtedy, gdy dokonany zakup ma związek z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą. Wówczas masz prawo do obniżenia podatku VAT od sprzedaży, który jest podatkiem należnym. Podatek VAT o sprzedaży możesz obniżyć w sposób następujący - po dokonaniu zakupów firmowych od podatku należnego należy odjąć podatek naliczony (podatek VAT od zakupów, który nalicza sprzedający i obciąża nabywcę).
Dlaczego warto generować koszty w firmie jednoosobowej?
Koszty w firmie jednoosobowej, ale też w każdym innym przedsiębiorstwie wiążą się z pewnym paradoksem. Z jednej strony wysokie koszty to ponoszenie dużych wydatków. Z drugiej strony natomiast wysokie koszty oznaczają dla przedsiębiorcy obniżenie podstawy opodatkowania, przez co podatek dochodowy do zapłacenia jest niższy.
Generowanie kosztów uzyskania przychodu jest szczególnie opłacalne dla firm jednoosobowych, które osiągają niewielkie zyski. Obniżenie podstawy opodatkowania oznacza mniejszy podatek do zapłacenia, a co za tym idzie także oszczędność i osiąganie większych zysków.
Oceń ten artykuł:
