Jak zmienić biuro rachunkowe?
Powody, które przemawiają za zmianą biura rachunkowego
Powodów, które mogą przemawiać za zmianą biura rachunkowego jest co najmniej kilka. Wynikają one z różnych przyczyn, które często są związane z tym, że początkujący przedsiębiorcy wybierają biuro rachunkowe bez zastanowienia i z przypadku.
Najczęstszymi przyczynami, które prowadzą do zmiany biura rachunkowego są:
- Błędy w rozliczeniach - gdy podejrzewasz, że dokumentacja i rozliczenia Twojej firmy nie są prowadzone rzetelnie, sprawdź to. Nie jest to trudne, zwłaszcza gdy Twoja księgowość prowadzona jest w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KRiP). Poproś księgową o przesłanie wydruków z KRiP i zweryfikuj każdą pozycję. Jeżeli okaże się, że faktycznie w Twoich rachunkach są błędy, warto pomyśleć o zmianie biura księgowego. Odpowiedzialność za błędy ponosi bowiem przedsiębiorca, ale od biura rachunkowego możesz domagać się odszkodowania.
- Brak reprezentacji przed urzędami - reprezentowanie przed urzędami - ZUS i urzędem skarbowym - jest zazwyczaj standardową usługą biur rachunkowych. W niektórych jednak może być to usługa dodatkowo płatna. Brak pełnomocnictwa często jest przyczyną zmiany biura rachunkowego.
- Brak wsparcia merytorycznego - początkujący przedsiębiorcy często mają wiele pytań i wątpliwości. Dlatego oczekują fachowego wsparcia od księgowego, który wyjaśni im wątpliwe kwestie. Jeżeli więc zdarza się, że księgowi w Twoim biurze rachunkowym nie potrafią odpowiedzieć na Twoje pytania dotyczące nowych technologii księgowych, przepisów podatkowych, nie informuje Cię o możliwościach obniżenia podatku czy z opóźnieniem odpowiada na Twoje wiadomości, warto pomyśleć o zmianie biura rachunkowego.
- Konieczność osobistego dostarczania i odbierania dokumentów - coraz więcej biur rachunkowych, z uwagi na wygodę i dostosowanie się do warunków rynkowych oferują przekaz dokumentów elektronicznie. Dzięki temu przedsiębiorcy zaoszczędzają czas, który musieliby poświęcić na dojazd do biura rachunkowego. Jeżeli Twoje biuro rachunkowe nie oferuje takich usług, warto zastanowić się nad jego zmianą.
- Brak informacji o bieżących sprawach finansowych Twojej firmy - biuro rachunkowe powinno na bieżąco informować Cię o sprawach finansowych Twojej firmy. Dzięki temu wiesz jakie masz kwoty podatków, koszty oraz wysokość przychodów. Jeżeli w Twoim biurze rachunkowym komunikacja zawodzi, pomyśl nad podjęciem współpracy z innym księgowym.
Kiedy zmienić biuro rachunkowe?
Pewnie zastanawiasz się czy w środku roku podatkowego możesz zmienić biuro rachunkowe. Biuro rachunkowe możesz zmienić w każdym momencie i nie ma znaczenia to, czy jest to początek, środek czy też koniec roku podatkowego. Warto jednak zwrócić uwagę na to, żeby zmiana ta była dokonana po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożenia deklaracji podatkowych oraz opłacenia podatków.
Ważną kwestią przy zmianie biura rachunkowego jest również okres wypowiedzenia umowy. Musisz mieć świadomość, że zmiana biura rachunkowego może być niemożliwa z dnia na dzień i prawdopodobnie będzie trzeba odczekać okres, który mija od wypowiedzenia umowy do czasu jej rozwiązania.
Mimo wszystko najlepszym momentem na zmianę biura rachunkowego jest początek roku podatkowego. Dzięki temu zachowasz spójność prowadzenia dokumentacji w danym roku podatkowym. Rozwiązanie takie jest korzystne zwłaszcza dla tych firm, które zatrudniają dużo pracowników lub obracają dużą ilością towaru, ponieważ łatwiej jest zorientować się w sytuacji firmy, gdy jej dokumentacja w danym roku jest prowadzone według jednego schematu.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Wybór dobrego biura rachunkowe może okazać się nie lada wyzwaniem. Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z tego, że dobra księgowa to podstawa prowadzenia biznesu.
Na co zwrócić uwagę szukając odpowiedniego biura rachunkowego? Przy zmianie biura rachunkowego zwróć przede wszystkim uwagę na:
- referencje nowego biura rachunkowego - dopytaj o szczegóły współpracy, które przeszkadzały Ci w poprzednim biurze. Dowiedzenie się pewnych kwestii pozwali Ci na uniknięcie tych, które Ci nie odpowiadały
- doświadczenie księgowego - doświadczenie to cenna rzecz, zwłaszcza jeżeli chodzi o powierzenie finansów swojej firmy obcemu podmiotowi. Jednak oprócz doświadczenia warto sprawdzić, czy nowy księgowy orientuje się w nowinkach i jest na bieżąco z przepisami podatkowymi
- bezpieczeństwo Twoich dokumentów - przed wyborem biura rachunkowego, warto upewnić się, czy Twoje dokumenty będą w nim na pewno bezpieczne i dowiedz się czy obiekt jest chroniony oraz w jaki sposób dokumenty są przechowywane
- ubezpieczenie OC - biuro rachunkowe powinno posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Dzięki temu w razie pomyłki będziesz mógł się domagać odszkodowania
- członkostwo w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce - jest to najstarsza i największa instytucja w Polsce, która zrzesza księgowych. Weryfikuje ona kompetencje księgowych i stosowanie przez nich zasady etyki zawodowej
- cena usług księgowych - przed podjęciem współpracy warto przyjrzeć się cenom oferowanych usług. Nie zawsze bowiem ich cena idzie w parze z jakością świadczonych usług bądź ich ilością
- certyfikat Ministra Finansów - świadczenie usług księgowym nie wymaga jego posiadania, ale można go posiadać. Potwierdza on kompetencje w dziedzinie księgowości
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe? Oprócz powyższych kwestii sprawdź również:
- w jakich godzinach i w jakiej formie możesz kontaktować się z biurem rachunkowym,
- do którego dnia miesiąca należy przygotować i dostarczyć dokumenty,
- czy biuro rachunkowe udostępnia narzędzia do wystawiania faktur bądź czy wystawia je samodzielnie,
- w jaki sposób będziesz otrzymywał informacje o wysokości należnych podatków i terminach obowiązków podatkowych.
Jak zmienić biuro rachunkowe w 6 krokach?
Wiesz już, że musisz zrezygnować z usług świadczonych przez dotychczasowe biuro rachunkowe, ale nie wiesz jak to zrobić? Okazuje się, że procedura zmiany biura rachunkowego jest bardzo prosta. Biuro rachunkowe możesz zmienić już w 6 krokach.
Krok 1. Poszukaj nowego biura rachunkowego
Rozważając decyzję o zmianie biura rachunkowego, warto rozpocząć od poszukiwań nowego biura rachunkowego, które spełni Twoje oczekiwania. Dlatego też na początku warto rozejrzeć się w tej branży, poszukać dostępnych biur rachunkowych w okolicy lub biur działających online oraz porównać proponowane przez nie usługi.
Krok 2. Wypowiedz dotychczasową umowę z biurem rachunkowym i podpisz nową
Gdy znajdziesz już nowe biuro rachunkowe, które zastąpi dotychczasowe, możesz spokojnie wypowiedzieć umowę, która wiąże Cię z księgowym. Umowy o świadczenie usług księgowych często mają długie okresy wypowiedzenia (np. dwa miesiące kalendarzowe), dlatego też umowę możesz wypowiedzieć jeszcze zanim znajdziesz nowe, odpowiednie dla siebie biuro rachunkowe. Wszystko zależy od postanowień umowy, która Cię obowiązuje.
Jak sporządzić wypowiedzenie umowy? Pamiętaj o dacie w prawym górnym rogu - świadczy ona bowiem o terminie, od którego zaczyna biec okres wypowiedzenia. Sama treść wypowiedzenia nie jest skomplikowana. Wystarczy, jeżeli napiszesz, że wypowiadasz umowę o świadczenie usług księgowych i podpiszesz je własnoręcznym podpisem. Wypowiedzenie należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Oba musi podpisać przedstawiciel biura rachunkowego. Jeden egzemplarz jest dla Ciebie.
Gdy Twoja umowa z dotychczasowym biurem rachunkowym dobiegnie końca, powinna wejść w życie umowa z nowym biurem rachunkowym. Jeżeli biuro rachunkowe, z którym chcesz współpracować wyraża taką wolę, umowę o współpracę można zawrzeć z datą przyszłą.
Krok 3. Podpisz pełnomocnictwa do reprezentowania Cię w urzędach
Aby nowe biuro rachunkowe mogło reprezentować Cię przed urzędami, musisz podpisać odpowiednie pełnomocnictwa. Do tego musisz również odwołać poprzednie pełnomocnictwa, jeżeli Twoje poprzednie biuro rachunkowe takie miało.
Krok 4. Dostarcz nowe dokumenty rejestrowe
Elementem koniecznym przy zmianie biura rachunkowego jest aktualizacja wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wpis w CEDIG zawiera bowiem m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz miejscu przechowywania dokumentacji. W związku z tym fakt zmiany biura rachunkowego musisz zgłosić do ewidencji.
Jak zaktualizować wpis? Na formularzu CEDIG-1, w punkcie 21 wpisz nazwę i numer NIP biura rachunkowego, a w punkcie 22 adres, pod którym przechowywana jest Twoja dokumentacja księgowa. Ponadto w punkcie 1 formularza należy wpisać datę, w której powstała zmiana, czyli data, od której w życie wchodzi umowa o świadczenie usług księgowych z nowym biurem rachunkowym.
Pamiętaj, że wniosek aktualizacyjny musisz złożyć nie później niż w terminie 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana.
Krok 5. Przenieś pełną dokumentację z poprzedniego biura rachunkowego
Rozwiązanie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym i podjęcie współpracy z innym oznacza również konieczność przeniesienia całej dokumentacji księgowej. Na przygotowanie dokumentów warto zaplanować kilka dni, aby późniejsze przeniesienie wszystkiego poszło dużo sprawniej. Wśród dokumentów, które musisz odebrać od dotychczasowego biura powinny znaleźć się wszystkie dokumenty sporządzone przez biuro oraz te, które były do niego przekazywane w całym okresie współpracy.
Dokumentacja powinna zawierać w szczególności:
- wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez biuro rachunkowe,
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- ewidencje środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- deklaracje podatkowe (VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
- struktury JPK wraz z potwierdzeniem wysyłki,
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy.
Przekazanie powinno odbyć się na podstawie protokołu odbioru, w którym potwierdzisz, że odbierana przez Ciebie dokumentacja jest kompletna. Przekazanie dokumentów do nowego biura rachunkowego pozwoli na kontynuowanie rozliczeń.
Krok 6. Rozpocznij nową współpracę
Gdy wykonałeś już wszystkie poprzednie kroki, czas na rozpoczęcie współpracy z nowym biurem rachunkowym. Podjęcie odpowiednich decyzji i ustalenie warunków współpracy może przyczynić się do lepszej pracy i spokojnej głowy bez martwienia się o finanse firmy i prawidłowe rozliczenia.
Gotowe biznesplany
Planujesz założyć firmę?
Kup przykładowy biznesplan!
Cena już od: 29 zł
Zobacz listę biznesplanów ›lub
Zleć napisanie wniosku do Urzędu Pracy ›Oceń ten artykuł:
