Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy?

Koszty działalności gospodarczej

Z kosztami będziesz miał do czynienia już od samego początku - na pewno poniesiesz pewne inwestycje, żeby uruchomić swój biznes. Wszystkie te koszty powinieneś rejestrować za pośrednitwem paragonu i faktury VAT, ponieważ będziesz je mógł wykazać przy rozliczaniu podatku dochodowego. Dzięki wykazaniu kosztów działalności gospodarczej możesz zmniejszyć podatek , który będziesz musiał odprowadzić do urzędu skarbowego, dlatego, że podstawą obliczenia tego podatku jest dochód, a nie przychód. A dochód to nie nic innego jak przychody pomniejszone o koszty.

Paradoksalnie, im więcej wydatków poniesiesz, tym lepiej. Przynajmniej z punktu widzenia podatku dochodowego. Niestety, nie wszystkie Twoje wydatki mogą być wrzucone w koszty.

Które wydatki są kosztami?

Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy? Odpowiedzi najlepiej poszukać w ustawie o podatku dochodowym i w opiniach, które wydają urzędy skarbowe.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uznawane są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. To enigmatyczne i zwięzłe określenie kosztów pozostawia wiele swobody w określaniu, co można wrzucić w koszty firmy.

Interpretacje wydawane przez urzędy skarbowe nieco uściślają tę kwestię, mówiąc o tym, że aby dany koszt móc odliczyć od przychodów, musi pomiędzy kosztem a przychodem istnieć związek przyczynowo-skutkowy (zobacz. np. interpretacja indywidualna nr ILPB1/4511-1-1301/15-3/KF) to, czy taki związek ma miejsce, decydujesz Ty, także Ty będziesz musiał udowodnić jego istnienie przed urzędem w razie kontroli. Tak jak już była mowa, im wyższe koszty ponosisz w danym miesiącu, tym niższy podatek dochodowy zapłacisz. Dlatego wielu przedsiębiorców wpada w pułapkę, wliczając w koszty działalności gospodarczej niemal wszystko, licząc na to, że urząd skarbowy nie będzie zwracał uwagi na celowość wydatków. Uważaj na takie zachowanie!

Tak naprawdę od określenia, czy Twój wydatek może być tłumaczony wpływem na przychody, będzie zależała jego klasyfikacja do kosztów. Dlatego do kosztów będziesz mógł dorzucić takie wydatki jak czynsz i wyposażenie biura, a także wiele innych nieoczywistych rzeczy, o ile będziesz mógł udowodnić ich związek z osiąganym przychodem.

Poniżej zostały zaprezentowane typowe koszty, które wykazuje praktycznie każdy przedsiębiorca, oraz te nietypowe koszty, o których mogłeś nie mieć pojęcia.

Typowe koszty działalności gospodarczej

Koszty związane z założeniem działalności gospodarczej, koszty urzędowe - do kosztów działalności gospodarczej możesz wrzucić koszty rejestracji swojej firmy, opłat skarbowych, uzyskiwania porad prawnych, czy przygotowanie swojej pieczątki.

Środki trwałe - na początku rozkręcania niemal każdego biznesu potrzebne są inwestycje w środki trwałe. Są to wszystkie urządzenia, maszyny, budynki, samochody, komputery i inne przedmioty, które będziesz wykorzystywał w prowadzeniu swojej działalności gospodarczej dłużej niż rok. Dzięki zaliczeniu ich w koszty działalności gospodarczej będziesz mógł w pierwszym roku swojej działalności zapłacić bardzo mały podatek lub wcale go nie zapłacić, jeżeli Twoje przychody nie zdołają pokryć wszystkich wydatków, które poniosłeś.

Materiały i towary - w koszty działalności gospodarczej możesz wrzucić również materiały, z których będziesz tworzył swoje produkty, a także towary, którymi będziesz handlował.

Wartości niematerialne i prawne - pod tą kategorią kryją się m.in. licencje (np. oprogramowanie komputerowe), autorskie prawa majątkowe, prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych, znaków towarowych. Wartości te muszą służyć Twojej firmie dłużej niż rok i oczywiście, muszą być przez Ciebie wykorzystywane na potrzeby jej prowadzenia.

Czynsz i wyposażenie biura - do kosztów uzyskania przychodu możesz zaliczyć czynsz za najem lokali biurowych, czy innych budynków, np. magazynów, a także zakup potrzebnego Ci wyposażenia i środków czystości. Nie masz osobnego biura? Prowadzisz swoją firmę w mieszkaniu? Również będziesz mógł część czynszu i innych opłat związanych z jego użytkowaniem wliczyć w koszty działalności gospodarczej. Będziesz musiał ustalić jaką ilość powierzchni zajmujesz na prowadzenie swojej firmy. Jeżeli jest to jeden pokój, który zajmuje 1 Twojego mieszkania, wówczas będziesz mógł 1 czynszu i rachunków związanych z mieszkaniem, dorzucić do kosztów prowadzonej przez Ciebie działalności.

Rachunki za media, usługi telokomunikacyjne - każda firma ponosi koszty związane z opłacaniem rachunków za prąd, gaz, internet, czy telefon. Oczywiście są one kosztami uzyskania przychodu z działalności firmy.

Wynagrodzenie pracowników - do kosztów działalności gospodarczej możesz wrzucić również wynagrodzenia wypłacane swoim pracownikom, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczeń społecznych. Można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, za który były należne.

Wydatki na reklamę - koszty poniesione na działalność reklamową i marketingową firmy przyczyniają się też do osiągnięcia wyższych przychodów , więc jak najbardziej możesz wrzucić jest w koszty swojej działalności gospodarczej.

Uwaga na reprezentację! - Urząd Skarbowy nie uznaje wliczania w koszty działalności gospodarczej wydatków na reprezentację. Dlatego uważaj. W ramach akcji marketingowych możesz nieodpłatnie przekazywać grupie kontrahentów swoje towary handlowe, jednak przekazanie kontrahentom koszy z zakupionymi prezentami w postaci alkoholu i czekoladek zostaną przez organ podatkowy uznane za reprezentację, stąd lepszym pomysłem, aby zachęcić kontrahentów do współpracy będzie przekazanie prezentów z logo swojej firmy lub swoimi produktami, które mogą zostać uznane za formę reklamy.

Składki ZUS - składki ZUS mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Jest jednak pewien warunek. Aby składki na ubezpieczenie społeczne mogły zostać uznane za koszt podatkowy, muszą zostać opłacone. Co za tym idzie, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca zaliczy do kosztów dopiero w miesiącu ich faktycznego opłacenia. Masz także inną alternatywę. Zamiast zaliczać opłacone składki do kosztów uzyskania przychodu, możesz odliczyć je od dochodu stanowiącego podstawę wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Więcej o składkach ZUS płaconych przez przedsiębiorcę dowiesz się z artykułu: Ile wynoszą składki ZUS dla przedsiębiorcy oraz mały, preferencyjny ZUS dla nowych firm

Wyjazd służbowy - podróż służbowa to chleb powszedni osoby prowadzącej biznes. Jeśli wyjeżdżasz na spotkanie z kontrahentem, na targi np. promujące twoją firmę lub szkolenie, które jest związane z prowadzonym przez ciebie przedsiębiorstwem, to pamiętaj o rozliczeniu takiej podróży w kosztach firmy.

Outsourcing - również outsourcing, czyli np. usługi księgowe czy prawne, będzie mógł być wrzucony w koszty działalności gospodarczej, o ile będziesz mógł udowodnić jego związek z osiąganymi przychodami lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Nietypowe koszty działalności gospodarczej

Koszty związane z firmowym rachunkiem bankowym i koszty kredytów - do kosztów prowadzenia firmy możesz zaliczyć wszystkie wydatki związane z prowadzeniem i wykonywaniem operacji finansowych z Twojego firmowego rachunku bankowego. Od przychodów możesz również odliczyć odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, o ile pieniądze z tych pożyczek i kredytów zostały przeznaczone na Twoją firmę.

Polisa ubezpieczeniowa - polisa ubezpieczeniowa ma na celu zabezpieczenie źródła przychodów. Żeby polisa mogła być wrzucona w koszty działalności gospodarczej musi obejmować składniki firmy, np. samochody czy budynki.

Jedzenie i alkohol - czy jedzenie i alkohol możesz zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej? To zależy, czym się zajmujesz. Jeśli kupujesz alkohol na imprezę firmową, udowodnienie zasadności tego wydatku może być trudne, ale jeżeli prowadzisz sklep z alkoholem, a w ramach promocji tego sklepu chcesz nakręcić film z degustacją wina i wrzucić go na portal społecznościowy, to może być on uznany za nietypowy koszt uzyskania przychodu. Do kosztów możesz zaliczyć także poczęstunek dla swoich klientów, taki jak kawa, herbata, czy ciastka oraz zakup herbaty i kawy dla swoich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Ubrania - ubrania firmowe, takie jak odzież ochronna, czy uniformy dla pracowników mogą być wliczone w koszty działalności gospodarczej. Nawet garnitur, czy sukienka mogą być potraktowane jako koszt, jeśli tylko będą opatrzone logo firmy, a osoba, która będzie je nosić, będzie miała na co dzień spotkania z klientami – ubrania będą pełniły wówczas funkcję reklamową i będą mogły być wliczone w koszty.

Okulary dla pracowników - w pracy przy komputerze okulary są niemal niezbędne. Jako koszt firmowy można zaliczyć je wówczas, gdy są to okulary dla pracowników, którzy spędzają przynajmniej połowę swojego czasu pracy przy komputerze.

Wydatki na psa lub kota - kolejne nietypowe koszty to wydatki na psa lub kota. Jako koszt prowadzenia swojej firmy możesz zaliczyć nawet karmę dla psa! Ważne, żeby wydatek był powiązany z przychodami, także, jeżeli pies pilnuje Twojego magazynu, czy placu to zabezpiecza on źródło Twoich przychodów, także wydatki związane z jego utrzymaniem, takiej jak karma, szczepienia, czy wizyta u weterynarza, możesz zaliczyć do kosztów. Tak samo może być w przypadku kota, który łapałby myszy w magazynie z żywnością, czy zbożami. Też w tym przypadku można logicznie powiązać kota z zabezpieczeniem źródła przychodów.

Książki i szkolenia - również książki, prenumeraty branżowych pism, czy szkolenia będziesz mógł zaliczyć do kosztów, o ile związane są bezpośrednio z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Ale uwaga – muszą to być koszty, które już teraz można powiązać z dochodami, czyli np. kursy potrzebne do obsługi klientów, takie jak kurs niemieckiego związany z pozyskaniem niemieckojęzycznego klienta.

Rower, skuter lub motor - kolejnym nietypowym kosztem podatkowym jest zakup roweru. Izba Skarbowa w Warszawie (26.05.2010 r., sygn. IPPB1/415-252/10-2/ES) przyznała rację doradcy podatkowemu, który zainwestował w rower ponad 3500 zł i chce go amortyzować. Doradca ma zamiar dojeżdżać rowerem do kancelarii, sądów i urzędów. Jeżeli Twoim środkiem transportu, dzięki któremu będziesz prowadził interesy, ma być rower, skuter, czy motor – też możesz wliczyć go w koszty prowadzenia firmy.

Wydatki, które nie są kosztami dla firmy

Ustawa o podatku dochodowym wymienia wydatki, które nie mogą być wliczone w koszty. I tak do kosztów firmy nie zaliczysz m.in.:

• wydatków poniesionych na nabycie gruntów
• grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar
• kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, takie jak kupno obiadu dla swojego klienta
• składek ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz na fundusz pracy

Co, gdy nie masz pewności czy dany wydatek może być kosztem firmy?

Jeśli nie wiesz, czy jakiś wydatek może być uznany za koszt, to masz prawo zwrócić się z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji do urzędu skarbowego. Wystarczy wypełnić wniosek, dostępny na stronie Ministerstwa Finansów i wnieść opłatę 40 zł. Na wydanie interpretacji czeka się maksymalnie 3 miesiące. Taka interpretacja da Ci pewność, że dobrze postępujesz oraz może zaoszczędzić sporo nerwów i stresu w razie kontroli.

Zobacz także artykuły podobne:

Faktoring odwrotny - czym jest i jak działa?

Co to jest i jak działa system Ognivo?

Najlepszy i najtańszy program do wystawiania faktur online

JPK - Jednolity Plik Kontrolny - co to jest i kto musi go sporządzać