Program do fakturowania w chmurze

Ostatnia aktualizacja: 2019-10-03 | Średni czas czytania: 02:36

Artykuł reklamowy

W dzisiejszych czasach programy do fakturowania występujące w postaci komputerowych aplikacji nie cieszą się dłużej popularnością. Jest to związane z tym, że przedsiębiorcy używają innych rozwiązań, a mianowicie do fakturowania oraz księgowości wykorzystuje się chmurę. Kwestie formalne zajmują wiele czasu każdej osobie prowadzącej działalność, dobrze jest więc zaznajomić się z przyrządami oraz możliwościami, które je ułatwiają. Zarówno Internet, jak i chmura zaliczają się do wspomnianych powyżej uproszczeń. Oferują one chociażby udostępnianie konta bankowego osobie prowadzącej księgowość oraz generowanie faktur przy pomocy różnorodnego sprzętu.

Na co należy zwrócić uwagę w programie do fakturowania w chmurze?

Jedną z podstawowych cech, która może i wydaje się oczywista, ale mimo wszystko musi zostać skontrolowana to sprawdzenie czy potencjalna aplikacja może pracować i na komputerze i na telefonie. W dalszej kolejności kontroluje się, czy możliwa jest praca na niej przy pomocy przeglądarek internetowych z których korzystamy. Konieczne jest upewnienie się, że jest ona bezpieczna i posługuje się aktualnym certyfikatem bezpieczeństwa. To dobry moment, aby zadać pytanie na temat częstotliwości backupów oraz jak długi okres czasu zajmuje stworzenie jeszcze jednego konta w sytuacji pojawienia się jakichkolwiek trudności z aktualnym. Backup nie zawsze wykonuje się raz dziennie, w związku z tym w razie jakiejkolwiek awarii trzeba będzie się sporo natrudzić, aby uzyskać dane ponownie. Warto to mieć na uwadze w trakcie nabycia oprogramowania, aby oprogramowanie robiło samo takie kopie zapasowe z odpowiednią częstotliwością.

Bardzo przydatna okazuje się także opcja bez załącznikowego przesyłania dokumentów. Jej specyfiką jest dostarczanie kontrahentowi linku do miejsca, gdzie znajduje się faktura. Nie występuje ona w formie załącznika do wiadomości. Najlepiej, żeby omawiana funkcja występowała w parze z możliwością szybkiego dostarczania faktur z samej aplikacji na e-mail, bądź nawet sms.

Należy mieć na uwadze to, że program musi dopasowywać się do aktualnych przepisów. Prawo oraz przepisy związane z fakturowaniem zmieniają się niemalże bez przerwy. Nie tak dawno zostały zmienione przepisy i aktualnie wszystkie faktury muszą zostać wystawione w formie elektronicznej, a dotyczy się to każdego podatnika VAT. Mowa o Jednolitym Pliku Kontrolnym. Wspomniany dokument może zostać dostarczony do urzędu na podstawie klasycznych faktur w formie papierowej, jednakże czy ma to sens? Niemalże wszystkie programy online dają możliwość tworzenia oraz wysyłania plików JPK. W przypadku, kiedy opcja ta nie występuje, program może zostać wymieniony na lepszy model i problem rozwiązany.

W trakcie nabywania programu do fakturowania należy skupić się na tym, żeby był on nieskomplikowany. Jego podstawowe zadanie to wspieranie przedsiębiorstwa w zadaniach wykonywanych każdego dnia. W związku z tym, dobrze, aby posiadał on możliwość uzyskiwania danych kontrahentów z GUS do których potrzeba jedynie numeru identyfikacji podatkowej, zamiast pracochłonnego wpisywania informacji na jego temat. Dobrze, kiedy występuje możliwość wzbogacenia programu o szablony faktur oraz wzory dla faktur powtarzających się co jakiś czas oraz możliwość przechowywania i ewidencjonowania każdej z faktur kosztowych w odpowiednim miejscu. Wśród najbardziej podstawowych opcji wyróżnia się: kontrolę faktur, które powinny zostać do tej pory uiszczone, informacje na temat zaległych należności od kontrahenta itd. Dzięki temu, fakturowanie jest zdecydowanie przyjemniejsze, szybsze oraz łatwiejsze, co jest zapewnione przez system o właściwej jakości.

Raportowanie musi być nieskomplikowane, to bardzo przydatna opcja. Dobrze jest posiadać wzgląd do najważniejszych kwestii. Raport powinien więc dotyczyć sprzedaży dziennej lub miesięcznej, wartości faktur niezapłaconych oraz kontrahentów posiadających znaczne opóźnienie w płatnościach. Nie istnieje konieczność na rozdrabnianie informacji w sytuacji, kiedy przedsiębiorca pragnie mieć tylko ogólne dane na temat sytuacji firmy. W momencie, kiedy zależy mu na uzyskaniu precyzyjnych informacji, może skorzystać ze wsparcia księgowego.

Elastyczność oraz koszty, niemalże wszystkie programy przeznaczone do fakturowania posiadają inne opcje związane z księgowością. To również warto mieć na względzie w trakcie nabywania programu. Monitorowanie kosztów odgrywa nie mniejsze znaczenie. Chodzi o to, aby program do fakturowania nie kosztował majątku. Nie polecamy aplikacji, które zostają opłacane w oparciu o ilość wystawionych dokumentów. Znacznie lepiej sprawdzą się te opłacane w jednakowej niskiej stawce każdego miesiąca lub za rok z góry.

Można nabyć darmowe wersje programów, a także te za które trzeba uiścić opłaty. Niektóre z nich posiadają jednak ukryte koszty oraz opłaty, dlatego warto dobrze się zastanowić która wersja okaże się lepsza, a jest w czym wybierać.

Dlatego warto rozważyć program, w którym można wystawić bezpłatnie 10 dokumentów co miesiąc bez żadnych zobowiązań. Programem takim jest FakturaXL.pl, gdzie użytkownik bez ograniczenia czasowego korzysta za darmo. Ponadto jeśli ma większe potrzeby niż wspomniane 10 dokumentów na miesiąc, może w każdej chwili przejść na wersję Pełną - nielimitowaną w atrakcyjnej cenie.

Przeczytaj również artykuły:
- Faktura VAT a faktura pro forma
- Rachunek a faktura VAT
- Faktura zaliczkowa
- Faktura uproszczona
- Duplikat faktury - co to jest i jak go prawidłowo go wystawić?
- Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?
- Najlepszy i najtańszy program do wystawiania faktur online
- Programy do wystawiania faktur online ranking
- Wystawienie faktury po terminie