Jaki rodzaj księgowości wybrać dla firmy?

Księgowość tradycyjna

Tradycyjna księgowość to ciągle popularny model rozliczeń w firmach. Przedsiębiorcy prowadzący działalność rzadko decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości, ponieważ wiąże się to z dużą odpowiedzialnością i ryzykiem, że popełnią jakiś błąd. Zewnętrzne biuro księgowe przejmuje prowadzenie Twoich ksiąg rachunkowych i w Twoim imieniu składa dokumenty i deklaracje do urzędów.

Na czym polega tradycyjna księgowość w firmie?

Księgowość tradycyjna polega głównie na księgowaniu kosztów i przychodów, wypełnianiu ksiąg przychodów i rozchodów oraz sporządzaniu deklaracji podatkowych i przesyłaniu ich do urzędów. Przedsiębiorca zobowiązany jest dostarczyć dokumenty do biura rachunkowego lub księgowej, które są rozliczane i umieszczane w dokumentacji firmowej. Później właściciel otrzymuje informacje w jakiej wysokości ma do zapłacenia podatek i składki na ubezpieczenie.

Co robi biuro księgowe?

Początkujących przedsiębiorców najczęściej nie stać na stałe zatrudnienie księgowej w swojej firmie, dlatego korzystają z zewnętrznych biur rachunkowych. Usługi księgowej lub biura rachunkowego sprowadzają się głównie do:

• wystawianie i przechowywanie faktur
• wypełnianie księgi przychodów i rozchodów
• prowadzenie ewidencji i rejestrów
• sporządzanie deklaracji podatkowych
• prowadzeniu rozliczeń z pracownikami
• kontakt z urzędami

Koszty takich usług nie można dokładnie określić. Na ich wysokość wpływa wiele czynników takich jak sposób rozliczania się firm - czy jest to książka przychodów i rozchodów czy pełne księgi rachunkowe, ilości księgowanych dokumentów w miesiącu, ilości pracowników, a nawet lokalizacja biura rachunkowego. Usługi w mniejszych miejscowościach mogą być droższe od usług oferowanych w dużych miastach.

Zalety i wady księgowości tradycyjnej

Jak każde rozwiązanie, tak i korzystanie z księgowości tradycyjnej ma swoje zalety i wady. Zanim zdecydujesz się na współpracę z księgową lub biurem rachunkowym, warto poznać korzyści i przeciwwskazania takiego rozliczania firmy.

Zalety księgowości tradycyjnej:

• pełna obsługa księgowa, w której zakresie są wszystkie rozliczenia i przypominanie o terminach płatności
• przeniesienie odpowiedzialności za błędy w rozliczeniach na biuro księgowe
• wsparcie specjalisty

Wady księgowości tradycyjnej:

• konieczność wizyt w biurze rachunkowym
• brak dostępu do bieżących informacji
• brak codziennych raportów dotyczących rozliczeń

Zobacz również artykuły:
- Faktura VAT a faktura pro forma
- Duplikat faktury - co to jest i jak go prawidłowo go wystawić?
- Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?
- Rachunek a faktura VAT

Księgowość online (internetowa)

Księgowość online (księgowość internetowa) jest coraz bardziej popularną formą prowadzenia rachunkowości ze względu na jej wygodę i szybkość działania oraz unikanie niedogodności związanych z korzystaniem z księgowości tradycyjnej. Jest to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą prowadzić księgowość samodzielnie bądź mieć wszystko pod kontrolą, a jednocześnie często korzystają z programu do wystawiania faktur online.

Jak działa księgowość online?

Księgowość internetowa polega dokładnie na tym samym co księgowość tradycyjna, z tą jedynie różnicą, że dokumentów nie przekazuje osobiście do biura rachunkowego, a przesyłasz je za pośrednictwem internetu. Do wszystkich dokumentów masz stały dostęp, dzięki czemu w razie potrzeby możesz je wydrukować.

Najprościej rzecz ujmując księgowość internetowa (online) jest narzędziem niezbędnym do samodzielnego prowadzenia działalności gospodarczej. Księgowość online działa za pośrednictwem aplikacji internetowych, za pomocą których przedsiębiorca lub osoba do tego upoważniona może samodzielnie prowadzić rozliczenia firmy. Program do tego przeznaczony najczęściej udostępniany jest w modelu SaaS, co oznacza, że dostęp do niego jest możliwy po wykupieniu abonamentu. Działanie takich aplikacji jest dosyć proste. Wystarczy założyć konto i zalogować się. Akceptacja regulaminu serwisu oznacza zawarcie umowy. Następnie wprowadza się dane, na podstawie których system generuje deklaracje podatkowe lub wystawia faktury - wszystko oczywiście odbywa się pod nadzorem pracowników biura księgowego.

Aplikacje do księgowości online oferują przede wszystkim:

• generowanie dokumentów takich jak faktury, rachunki, deklaracje podatkowe, deklaracje ubezpieczeniowe, które będą gotowe do wydruku lub nawet przesłania do Urzędu Skarbowego, czy ZUS-u pocztą elektroniczną
• tworzenie baz danych i ewidencji
• obliczanie składek i zobowiązań podatkowych
• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów
• system magazynowy
• moduły kasa/bank
• kadry i płace
• analizy

Oprócz dostępnych funkcji w samych systemach aplikacji, często oferują one również integracje z aplikacjami zewnętrznymi, takim jak:

• kalendarz
• platformy e-commerce
• bankowość online
• system samodzielnej windykacji

Koszty księgowości internetowej są zdecydowanie niższe od księgowości tradycyjnej. Większość serwisów do księgowości online oferuje okres próbny, który jest bezpłatny dla użytkownika. Po upływie tego okresu, w celu dalszego korzystania z aplikacji należy wykupić abonament, który wysokością różni się w zależności od wybranego oprogramowania.

Dla kogo jest księgowość internetowa?

Księgowość internetowa (online) dedykowana jest przede wszystkim małym przedsiębiorstwom, które chcą zaoszczędzić i zmniejszyć koszty prowadzenia działalności i w dużej mierze prowadzą rozliczenia sami. W szczególności dotyczy to przedsiębiorców, którzy prowadzą księgowość uproszczoną (w oparciu o metodę ryczałtową albo podatkową księgę przychodów i rozchodów). W takich przypadkach jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ daje przedsiębiorcy wiele możliwości. Dla większych firm, w których księgowość jest rozbudowana, również dostępne są już oprogramowania umożliwiające rozliczania onlie, chociaż większość z nich woli korzystać nadal z księgowości tradycyjnej.

Rodzaje księgowości internetowej

Prowadzenie księgowości firmy online, daje możliwość skorzystania z kilku wariantów:

• samodzielne prowadzenie księgowości w aplikacji online - polega to na tym, że możesz prowadzić księgowość samodzielnie w aplikacji, w której dodajesz koszty, wystawiasz faktury, generujesz księgę przychodów i rozchodów oraz deklaracje podatkowe gotowe do złożenia w urzędach. Program bardzo ułatwia rozliczanie, ponieważ automatycznie:

  - zapisuje każdy przychód w księdze przychodów i rozchodów przy wystawianiu faktur przychodowych
  - podaje kwoty składek ZUS
  - generuje rejestry i inne ewidencje
  - wylicza kwoty podatków do opłacenia

• księgowość online obsługiwana przez profesjonalnych księgowych - w takim przypadku będziesz miał dostęp do aplikacji, ale nie będziesz musiał obsługiwać jej samodzielnie. Takie rozwiązanie zwolni Cię z obowiązku rozliczeń, ale będziesz miał do nich dostęp. Rozliczenia przejmuje na siebie biuro księgowe.

• księgowość online w polskich bankach - niektóre banki oferują księgowość internetową, która polega na połączeniu bankowego konta firmowego z narzędziem kasowym, które można obsługiwać z serwisu banku. Pozwala to na swobodne zarządzanie i kontrolę rozliczeń finansowych. Niektóre banki oferują usługi księgowe w różnych wariantach, co pozwala na dopasowanie usług do swoich potrzeb.

Korzyści z korzystania z księgowości online

Księgowość internetowa z pewnością przeważa ilością swoich zalet nad księgowością tradycyjną.

• każdą sprawę księgowo-finansową można załatwić bez wychodzenia z domu i jest to dostępne przez całą dobę
• księgowość online jest zdecydowanie tańsza od księgowości tradycyjnej
• nie ma konieczności śledzenia zmian w prawie podatkowym, ponieważ właściciele serwisów dbają, aby wszystko na platformie było aktualne
• aplikacja jest dostępna w przeglądarce, dzięki czemu nie trzeba jej instalować na komputerze i aktualizować
• dane osobowe są dobrze zabezpieczone
• aplikacje są proste w obsłudze

Jedyne, czego wymaga internetowa księgowość online to samodzielność przedsiębiorcy, który będzie musiał poświęcić trochę czasu na wprowadzenie danych do systemu.

Dostępne programy do internetowej księgowości online

Aktualnie dostępnych jest wiele aplikacji umożliwiających prowadzenie księgowości online. To, jaki system wybrać, będzie jedną z kluczowych decyzji, gdy zdecydujesz się prowadzić księgowość przez internet. Przy wyborze odpowiedniego dla siebie systemu księgowości internetowej musisz wziąć pod uwagę następujące elementy:

• prowadzenie ewidencji, czyli czy system umożliwia prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, rejestr sprzedaży i zakupów VAT
• wystawianie faktur
• szybkie pobieranie danych klienta, czyli pobieranie danych za pomocą numeru NIP
• obliczanie składek ZUS
• generowanie deklaracji na podstawie automatycznych obliczeń
• prowadzenie rejestru osób zatrudnionych wraz z możliwością wystawiania umów cywilnoprawnych i generowanie rachunków
• CRM, czyli zarządzanie kontaktami z klientami
• księgowanie środków trwałych, ewidencji przebiegu pojazdów
• monitorowanie stanów magazynowych
• zestawienia obrotów przedsiębiorstwa
• przejrzystość strony
• cena

Poniżej znajdziesz najbardziej popularne systemy internetowej księgowości online dostępne na rynku oraz funkcje, jakie oferują na podstawie powyższej wskazanych czynników:

Jaki dobry i prosty program do fakturowania online wybrać? Praktycznie każdy program do wystawiania faktur vat online ma w ofercie darmowy okres testowy. W zależności od programu może to być 14, 30 dni lub nawet kilka miesięcy. Tak więc warto założyć konto w kilku aplikacjach i porównać ich funkcjonalności. Dzięki temu możesz wybrać program, który najbardziej będzie pasował do Twoich potrzeb.

Jaką księgowość wybrać dla firmy?

Niezależnie od tego, jaką formę księgowości, tradycyjną czy internetową chcesz wybrać, musisz wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• rodzaj prowadzonej działalności, ponieważ nie każde biuro oferuje obsługę pełnej księgowości (obowiązkowej w spółkach akcyjnych, spółkach z o.o., spółkach komandytowych i spółkach komandytowo-akcyjnych; w pozostałych gdy wartość przychodów wynosi co najmniej 1 200 000 euro)
• pracownicy - jeżeli zatrudniasz pracowników, sprawdź jaki jest koszt obsługi w biurze rachunkowym
• dostęp przez Internet - sprawdź, czy biuro oferuje dostęp przez internet do podstawowych danych dotyczących Twojej działalności
• opłaty - sprawdź dokładnie cennik usług

Wybór rodzaju księgowości zależy od Ciebie oraz twoich potrzeb. Zatrudnienie księgowego jest najdroższą opcją, ponieważ trzeba stale zapewnić mu miejsce pracy. Dlatego przedsiębiorcy często decydują się na usługi zewnętrznych biur księgowych, co jest tańszym rozwiązaniem. Jeżeli jednak firma jest mała, jednoosobowa lub zatrudniająca kilka osób, księgowość internetowa może się jak najbardziej sprawdzić.

Księgowość online jest coraz częściej spotykaną alternatywą dla księgowości tradycyjnej, ponieważ okazuje się o wiele tańsza od tradycyjnego biura rachunkowego lub usług własnego księgowego w firmie. Właśnie dlatego jest to rozwiązanie coraz bardziej atrakcyjne dla tych firm, które nie mają dużej ilości dokumentów i skomplikowanych rozliczeń księgowych i jednocześnie chcą ograniczyć własne koszty.

Zobacz także artykuły podobne:

Cash flow (rachunek przepływów pieniężnych) – co to jest?

Jak wypełnić przykładowy formularz biznesplanu do Urzędu Pracy?

Franchising - poznaj jak działa oraz jego wady i zalety

Pakiet franczyzowy, czyli co daje franczyza