Koszty w działalności gospodarczej
Koszty związane z założeniem działalności gospodarczej
Jedne z pierwszych firmowych wydatków ponosimy na etapie zakładania samej firmy. Rejestracja działalności nie obciąży cię kosztami, o ile wybierzesz prowadzenie działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej bądź spółki cywilnej, ponieważ rejestracja firmy w CEIDG jest bezpłatna. Jeżeli jednak zdecydujesz się na założenie spółki kapitałowej - często wybierana jest tutaj spółka z o.o. ze względu na niski kapitał zakładowy (obecnie to 5 000 zł) - to musisz liczyć się z poniesieniem opłat związanych z jej rejestracją:
- opłat sądowych,
- kosztów notarialnych związanych z umową zakładanej spółki (nie występują przy rejestracji w trybie S24),
- podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC).
Niezależnie od wybranej formy działalności, świeżo upieczeni przedsiębiorcy ponoszą na starcie takie wydatki, jak:
- zakup niezbędnego wyposażenia np. komputera i drukarki, materiałów biurowych,
- założenie konta w banku,
- opłaty związane z utworzeniem strony internetowej,
- opłata skarbowa w urzędzie skarbowym w przypadku potwierdzenia złożenia wniosku VAT-R o wpis do rejestru VAT jako podatnik czynny (sama rejestracja do podatku VAT jest bezpłatna).
Koszty ponoszone w firmie na bieżąco
Koszty w działalności gospodarczej zależą w największym stopniu od tego, jaką działalność prowadzisz. Niektóre z branż generują mniejsze, inne większe wydatki. Czasami jest też tak, że rozpoczęcie działalności wymaga dużych nakładów finansowych, a już samo prowadzenie biznesu nie pochłania tak dużych pieniędzy - ale może być też odwrotnie. Typowe koszty w działalności gospodarczej, które należą do tych bieżących, to:
- opłaty związane z utrzymaniem biura - przede wszystkim opłaty za czynsz, media, abonament za Internet i telefon, utrzymanie domeny internetowej, materiały reklamowe;
- zatrudnianie pracowników - gdy Twoja firma rozwinęła się już na tyle, że nie jesteś w stanie sam wszystkiego zrobić, to najwyższy czas, żeby pomyśleć o zatrudnieniu pracowników. Zatrudnianie pracowników to koszty - trzeba zapłacić im wynagrodzenie, opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
- księgowość - prowadzenie księgowości jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Warto korzystać z pomocy certyfikowanego biura księgowego, które bardzo często wspiera już na etapie wypełniania wniosku CEIDG-1 rejestrującego firmę. Każda pomoc będzie kosztować, a ile, to zależy od tego, z jakiej formy skorzystasz. Warto tutaj rozważyć, która opcja będzie dla ciebie najkorzystniejsza - skorzystanie z usług biura rachunkowego, zatrudnienie księgowej, czy skorzystanie z księgowości online.
- koszty finansowe - koszty odsetek od zaciągniętych pożyczek i kredytów lub też koszty związane z windykacją długów
Koszty uzyskania przychodu
Z punktu widzenia jednoosobowych firm, definicję koszów uzyskania przychodu wskazuje nam ustawa o PIT, zgodnie z którą do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów firmy. Jednocześnie ustawa wskazuje, jakie koszty w działalności gospodarczej z góry nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. W przypadku spółek analogiczne zapisy zawiera ustawa o CIT.
Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Powyższa definicja nie wskazuje wprost, jakie dokładnie wydatki można ująć w kosztach uzyskania przychodu. W teorii oznacza to, że decyzja, co uznasz za taki koszt, zależy od ciebie. Musisz jednak wziąć pod uwagę długi katalog wydatków, których zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów jest niedopuszczalne. W praktyce podczas zaliczania do kosztów uzyskania przychodu faktur zakupowych, lepiej skorzystać z doświadczenia biura księgowego.
Jeżeli nie jesteś pewny, czy określony wydatek możesz zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu, to możesz zwrócić się do urzędu skarbowego z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Wniosek dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów. Podlega on opłacie w wysokości 40 zł. Na interpretację przedstawionego przez ciebie stanu faktycznego czeka się maksymalnie 3 miesiące, jednak dzięki niej upewnisz się, czy postępujesz we właściwy sposób.
Jakie koszty w działalności gospodarczej możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Poniżej wskazujemy przykłady:
- koszty związane z założeniem działalności gospodarczej - np. koszt wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, ale uwaga - o ile wpis będzie kosztem spółki, o tyle opłata notarialna czy PCC stanowią zasadniczo koszty własne jej udziałowców;
- inwestycja w środki trwałe takie jak urządzenia biurowe, maszyny, samochody i inne sprzęty - niektóre z nich będą obciążały koszty uzyskania przychodu stopniowo, w postaci odpisów amortyzacyjnych;
- materiały, z których będziesz tworzył produkty na sprzedaż;
- czynsz za wynajem powierzchni na biuro i rachunki za wodę, prąd czy telefon - taki wydatek możesz ująć także wówczas, gdy biuro prowadzisz w swoim mieszkaniu, z tym że wysokość tych kosztów musi być proporcjonalna do powierzchni zajmowanej w mieszkaniu na biuro;
- wynagrodzenia pracowników;
- wydatki na reklamę i marketing firmy;
- podróże służbowe;
- wartość VAT w przypadku podatników VAT zwolnionych.
Co nie może być kosztem uzyskania przychodu?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje na katalog kosztów w działalności gospodarczej, które nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Należą do nich m.in.:
- udzielone pożyczki oraz wydatki na spłatę pożyczek / kredytów firmowych, choć z wyjątkami;
- wartość własnej pracy, pracy małżonka i małoletnich dzieci;
- darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju, poza produktami spożywczymi przekazanymi charytatywnie;
- podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn;
- grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia;
- wierzytelności odpisane jako przedawnione;
- kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług;
- koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wskazane powyżej wydatki są tylko niektórymi z kosztów, które według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Wszystkie wyłączenia kosztów uzyskania przychodu znajdziesz w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Koszty uzyskania przychodów przed rejestracją działalności
Nierzadko osoba chcąca założyć firmę część kosztów ponosi jeszcze przed jej rejestracją. Pojawia się wtedy pytanie, czy takie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?
Odpowiedź na to pytanie brzmi: tak, o ile są to wydatki, które mają na celu osiągnięcie przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Bywają nimi koszty najmu lokalu czy zaprojektowania strony www, natomiast każdy przypadek takiego kosztu najlepiej omówić indywidualnie z księgowym. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Dotyczą one towarów handlowych i materiałów podstawowych - jeżeli zostały one nabyte przed rozpoczęciem działalności, to ich wartość należy ująć w spisie z natury, nie można ująć ich bezpośrednio w kosztach. Taki spis sporządzany jest na dzień otwarcia firmy.
Dokumentacja kosztów uzyskania przychodu
Sposób prowadzenia dokumentacji kosztów uzyskania przychodu określa Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z jego przepisami, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Dowodami księgowymi są m.in.:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
- inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w transakcji, datę wystawienia dowodu lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie oraz podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Dowód musi też być opatrzony np. numerem, aby można go było powiązać z zapisami księgowymi. Do takich dowodów zaliczamy:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat.
W niektórych przypadkach możesz samodzielnie udokumentować poniesienie firmowego wydatku - w tym celu wykorzystuje się tzw. dowody wewnętrzne, które zawierają:
- datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
- nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość - obowiązkowe przy zakupie,
- przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Rozporządzenie określa dokładnie, czego mogą dotyczyć dowody wewnętrze:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych;
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
- kosztów i diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali niezależnych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą - podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
- opłat sądowych i notarialnych;
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, jakie wskazano w poprzednim akapicie - podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Weryfikuj koszty z księgowym
Każdy wydatek firmowy najlepiej jest zbadać indywidualnie. Koszty uzyskania przychodu mają to do siebie, że im jest ich więcej, tym dla ciebie lepiej. Wynika to z faktu, że obniżają one uzyskiwany dochód, a co za tym idzie, także wysokość podatku.
Optymalizacja rozliczeń podatkowych pozwala uzyskać większe dochody w firmie, co jest szczególnie ważne w mikroprzedsiębiorstwach. Z pomocą księgowego będziesz mógł prowadzić swoje rozliczenia w sposób rzetelny, ale jednocześnie pozwalający znajdować oszczędności w różnych segmentach firmy. Prowadząc księgowość z na przykład z Tax Care, dodatkowo będziesz mógł korzystać ze wsparcia prawnego, konsultacji z Trenerami Biznesu, a twoja księgowa będzie w bieżącym kontakcie z doradcą podatkowym.
Oceń ten artykuł:
