Co to są koszty uzyskania przychodu?
Czym są koszty uzyskania przychodu?
To czym są koszty uzyskania przychodu określa ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zgodnie z tą definicją kosztami uzyskania przychodu mogłyby być wszystkie wydatki, które przyczyniły się do uzyskania przychodu
Ustawa wskazuje katalog wydatków, które nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Są to w szczególności:
- nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów), a także nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych środków trwałych oraz wartości materialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części
- ulepszenie środków trwałych, które powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych
- odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro z dnia przekazania samochodu do używania
- straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych
- strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności
- odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika
- wydatki na spłatę pożyczek, innych zobowiązań oraz umorzenie kapitałów pozostających w związku z utworzeniem, powiększeniem lub ulepszeniem źródła przychodów
- odsetki od własnego kapitału włożonego w źródło przychodów oraz od udziału kapitałowego wspólnika spółki niebędącej osobą prawną
- wartość własnej pracy pracownika, jego małżonka i małoletnich dzieci
- darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju
- podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn
- jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
- koszty egzekucyjne
- grzywny i kary pieniężne
- wierzytelności odpisane jako przedawnione
- odsetki za zwłokę
- kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w ich dostarczeniu
- wierzytelności odpisane jako nieściągalne
- odpisy aktualizujące
- rezerwy
- koszty reprezentacji, w szczególności na usługi gastronomiczne
- udzielone pożyczki
- koszty uzyskania przychodów ze źródeł przychodów znajdujących się na obszarze terytorium RP lub za granicą, jeżeli dochody z tych źródeł nie podlegają opodatkowaniu albo są zwolnione od podatku dochodowego
- składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe
- koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych, w części pokrytej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
- wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących
Przepisy podatkowe nie wskazują więc wydatków, które mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Wyliczają jedynie takie, które kosztami być nie mogą. Mimo to, do najpopularniejszych kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć:
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych
- pieczęć firmową
- domenę internetową
- lokal, jego utrzymanie i wyposażenie
- usługi księgowe
- opłaty bankowe
- telefon
- sprzęt komputerowy
- samochód, zakupy paliwa i inne wydatki związane z jego użytkowaniem
- odpisy amortyzacyjne od środków trwałych
Dokumentacja kosztów uzyskania przychodów
Koszty uzyskania przychodów muszą być należycie udokumentowane.
To jak udokumentować koszty uzyskania przychodów określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z przepisami tam określonymi, dokumentami, które mogą udowadniać poniesienie wydatków firmowych to:
- faktury VAT
- faktury VAT RR
- faktury VAT MP
- dokumenty celne
- rachunki
- faktury korygujące i noty korygujące
- dzienne zestawienia dowodów sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
- noty księgowe
- dowody przesunięć
- dowody opłat pocztowych i bankowych
- inne dowody opłat w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat
- dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron operacji, datę wystawienia dowodu i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość i liczbowe określenie, a także podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
Ważne jest, aby dokumenty, które stanowią podstawę do zapisu kosztów uzyskania przychodów były sporządzone w języku polskim, w sposób pełny oraz dla wszystkich zrozumiały. Jeżeli więc, chcesz na takich dokumentach wykorzystać skróty, to musisz pamiętać, że powinny być one powszechnie znane. Jeżeli chodzi o walutę, to może być inna, niż polska, ale należy ją przeliczyć na złotówki zgodnie z przepisami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W niektórych przypadkach przedsiębiorca może sam udokumentować wydatek firmowy - w tym celu wykorzystuje się tzw. dowody wewnętrzne, które:
- muszą być opatrzone w datę oraz podpisy osób, które dokonały tego wydatku
- muszą określać nazwę, ilość, cenę jednostkową oraz wartość towaru, albo gdy nie dotyczą towaru - muszą określać przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztów
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych, o ile przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych, przetwórstwie mleka, albo na uboju zwierząt i ich obróbce
- zakupu surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali niezależnych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- wydatków związanych z opłatami z czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych - podstawą wystawienia dokumentu wewnętrznego będzie bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
Koszty uzyskania przychodów przed rejestracją działalności
Zakładając działalność gospodarczą należy liczyć się z tym, że już przed jej faktycznym rozpoczęciem trzeba ponieść wydatki. Ale czy takie wydatki można już zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W większości przypadków, jeżeli wydatki spełniają wymogi pozwalające zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, to można je wtedy do takich kosztów zaliczyć.
Nie dotyczy to jednak towarów handlowych i materiałów podstawowych. Nabycie ich przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie stanowi bezpośrednio kosztu. Ich wartość ujmuje się w spisie natury, który sporządza się na dzień otwarcia firmy.
Koszty uzyskania przychodu firmy w lokalu prywatnym
Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wymaga włożenia pewnych wkładów, które w zależności od rodzaju działalności będą mniejsze lub większe. Początkujący przedsiębiorcy często, o ile pozwala im na to charakter prowadzonej działalności, decydują się na prowadzenie firmy w swoim domu lub mieszkaniu. W takim przypadku dopuszczalne jest wrzucenie niektórych wydatków poniesionych w celu prowadzenia firmy w koszt uzyskania przychodu.
Aby obliczyć, jaką część wydatków można wliczyć w koszty, to przede wszystkim należy dokonać proporcjonalnego podziału powierzchni, jaka jest wykorzystywana w celu prowadzenia działalności w stosunku do całej powierzchni mieszkania. Na tej podstawie odpowiednią część od rachunków za ogrzewanie, prąd, czy wodę można odliczyć do kosztów firmowych.
Oceń ten artykuł:
