Korekta faktury a nota korygująca - kiedy wystawić korektę a kiedy notę?

Faktura korygująca

Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę w celu korekty błędów związanych z wysokością kwot na fakturze oraz wysokością podatku. Można nią skorygować niemalże wszystkie błędy, nawet te, które można poprawić za pomocą noty korygującej. Tak więc sprzedawca zauważając błędy na fakturze, samodzielnie może je skorygować bez czekania na notę korygującą od nabywcy.

Wyróżniane są dwa typy faktur korygujących:

1. faktura korygująca dane formalne, która wystawiana jest w przypadku błędów formalnych, takich jak błąd w NIP, czy adresie - ten typ nie jest księgowany, a tylko podpinany do faktury pierwotnej;

2. faktura korygująca pozycje faktury, która jest wystawiana w przypadku błędów w pozycjach, na przykład stawek VAT lub cenach - taka korekta wymaga zaksięgowania w ewidencjach. Faktura korygująca pozycje faktury wystawiana jest w szczególności, gdy:

• udzielono rabatu wywołującego zmianę ceny
• udzielono obniżek cen
• nastąpił zwrot towarów i opakowań do sprzedawcy
• cena została podwyższona albo stwierdzono jej błąd
• zapłata została zwrócona do nabywcy w całości lub w części

Zobacz również artykuły:
- Faktura VAT a faktura pro forma
- Duplikat faktury - co to jest i jak go prawidłowo go wystawić?
- Rachunek a faktura VAT
- Faktura zaliczkowa
- Faktura uproszczona
- Wystawienie faktury po terminie

Treść faktury korygującej

Faktura korygująca swoją treścią nie odróżnia się niczym od faktury pierwotnej, ale są pewne elementy, które powinna zawierać. Takimi elementami są:

1. oznaczenie faktury dodatkiem „faktura korygująca” albo „korekta”
2. kolejny numer faktury oraz datę jej wystawienia
3. dane, których korekta dotyczy
4. przyczynę korekty
5. prawidłową treść poprawianych pozycji
6. w przypadku, gdy dokonywane poprawki mają wpływ na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, należy podać odpowiednią kwotę korekty tej podstawy lub podatku należnego razem z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej

Dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy istotne jest z jakiego powodu faktura korygująca została wystawiona. Możemy to rozróżnić na dwie sytuacje. Po pierwsze, jeżeli korekta jest dokonywana na skutek błędu rachunkowego bądź innej pomyłki, która jest oczywista - np. błędnie obliczona kwota podatku VAT, to konieczne będzie cofnięcie się do okresu, w jakim wystawiona była pierwotna faktura. W drugim przypadku mamy sytuację odwrotną - gdy faktura została wystawiona poprawnie, ale na skutek określonych zdarzeń powstały na niej błędy. W takiej sytuacji korekta dokonywana jest w aktualnych warunkach, bez cofania się do dnia wystawienia pierwotnej faktury.

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej jest konieczne w zależności od tego, czego dotyczyła korekta danej faktury:

• w sytuacji, kiedy sprzedawca ma obowiązek podwyższyć podatek VAT, to korekta podatku należnego musi nastąpić niezależnie od tego, czy otrzyma on potwierdzenie odbioru faktury korygującej
• jeżeli korekta dotyczy obniżenia podatku VAT, to potwierdzenie odbioru faktury korygującej jest konieczne i potwierdzenie to podatnik musi otrzymać przed terminem złożenia deklaracji za okres, w którym dokonano korekty

Formą potwierdzenia odbioru faktury korygującej może być:

• list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru
• pisemne potwierdzenie odbioru
• elektroniczne potwierdzenie odbioru
• odesłanie faktury korygującej opatrzonej datą odbioru oraz podpisem
• fax potwierdzający odbiór korekty

Ustawa o VAT określa, kiedy potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest konieczne. Przepis wskazuje, że potwierdzenie takie nie jest wymagane, wtedy, kiedy korekta dotyczy:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
• sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych
• gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, a transakcja została zrealizowana zgodnie z danymi zawartymi w fakturze korygującej

Nota korygująca

Nota korygująca jest dokumentem, który wystawia nabywca w celu skorygowania takich błędów na fakturze, które nie mają wpływu na wysokość kwoty i podatku. Nabywca może wystawić notę korygującą, tylko gdy błąd dotyczy niektórych elementów opisowych faktury.

Poniżej znajdziesz listę takich elelnetów:

• błędny adres sprzedającego lub nabywcy
• niewłaściwy numer NIP
• nieprawidłowe oznaczenie usługi lub towaru
• błąd w dacie sprzedaży, odbioru towaru albo terminu płatności
• niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu w przypadku zakupu paliwa

Notą korygującą można poprawić nieznaczne błędy dotyczące nabywcy towarów lub usług. Nie można jednak całkowicie go zmienić, ponieważ może to wywołać określone skutki finansowe lub prawne, na przykład nabywca inny niż ten, który jest wskazany w fakturze będzie pozbawiony prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Nota korygująca może być wystawiona tylko w przypadkach, które zostały wskazane powyżej. Żeby można było mówić o nocie korygującej, to powinna ona zawierać:

1. oznaczenie „nota korygująca”
2. kolejny numer oraz datę jej wystawienia
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy i numer NIP;
4. dane z faktury, których dotyczy nota
5. wskazanie treści, która jest korygowana oraz jej prawidłowe brzmienie

Nie wystawia się noty korygującej, gdy pozycje na fakturze zawierają błędy dotyczące obniżek lub podwyżek cen po wystawieniu faktury, zwrotu towary albo zapłaty.

Termin na wystawienie noty korygującej nie został z góry określony, co oznacza, że nabywca ma prawo dokonać tego w każdym momencie. Należy jednak pamiętać, że błędne wpisanie numeru NIP na fakturze uniemożliwi odliczenie naliczonego VAT-u.

Potwierdzenie odbioru

Nota korygująca wymaga akceptacji przez wystawcę faktury pierwotnej. Przepisy jednak nie przewidują dokładnych warunków jak ma się to odbywać, ani nie wskazuje formy takiego potwierdzenia. Może więc to nastąpić przez podpisanie dokumentu na papierze, jak i elektronicznie.

Przeczytaj również artykuły:
- Programy do wystawiania faktur online ranking
- Jaki rodzaj księgowości wybrać dla firmy?

Podstawowe różnice między fakturą korygującą a notą korygującą

Wiemy już, czym jest faktura korygująca, a czym nota korygująca oraz do czego służą oba te dokumenty. W poniższej tabeli przedstawione zostały główne cechy, które odróżniają od siebie obie formy poprawiania błędów na fakturach.

Zobacz także artykuły podobne:

Czym są zatory płatnicze?

Skuteczna windykacja należności, czyli jak odzyskać pieniądze od dłużnika

Jak wyegzekwować dług, czyli 5 sposobów windykacji należności

Czym jest rabat, upust, bonifikata i skonto?