Wezwanie do zapłaty, czyli na czym oprzeć żądanie spłaty należności

Wezwanie do zapłaty, czyli na czym oprzeć żądanie spłaty należności

Ostatnia aktualizacja: 2015-07-04
Podejmując się windykacji samodzielnej odpowiadasz za wszelkie kroki, które podejmiesz w celu odzyskania długu. Sam prowadzisz kontakt z dłużnikiem, negocjujesz, sporządzasz wezwania do zapłaty, a jeśli sytuacja tego wymaga, stajesz przed sądem i zwracasz się do komornika z wnioskiem o windykację komorniczą. Jednak w tym procesie możesz podeprzeć się dostępnymi narzędziami w postaci platform do samodzielnej windykacji online, które zapewniają wsparcie merytoryczne na każdym etapie windykacji należności.

Na jakich dokumentach oprzeć żądanie spłaty długu?

Skuteczność windykacji długów zależy od wielu czynników, choćby od dobrej woli dłużnika, na którą niestety nie masz pełnego wpływu. Istotne jest konsekwentne prowadzenie przez wierzyciela działań ukierunkowanych na odzyskanie długu. Niezwykle ważne jest także posiadanie odpowiedniego zaplecza merytorycznego oraz wiedzy o krokach, które można podjąć w celu odzyskania należności. Pewne jest jednak, że fundamentem efektywnej windykacji należności jest kompletna dokumentacja, potwierdzająca podstawę spłaty długu (czyli wydanie towaru lub wykonanie usługi), wysokość długu i fakt istnienia zaległości, a rodzaj potrzebnych dokumentów każdorazowo zależy od specyfiki wierzytelności. Dopilnowanie sporządzenia odpowiednich dokumentów jest bardzo ważne! Często przedsiębiorcy, wierząc w uczciwość kontrahenta zaniedbują etap formalny, pozbawiając się tym samym możliwości udowodnienia istnienia długu stronom trzecim, np. sądowi.

Windykację długów możesz prowadzić opierając swoje żądania na podstawie takich dokumentów, jak:
  • faktura lub rachunek;
  • poświadczenie wykonania usługi (wystawiane przez odbiorcę, np. protokół odbioru usługi, referencje);
  • umowa;
  • nota odsetkowa (czyli pismo z żądaniem zapłaty odsetek za zwłokę w spłacie długu);
  • kaucja gwarancyjna (suma złożona jako gwarancja wykonania zobowiązania i ewentualne odszkodowanie, w przypadku wykonania umowy jest zwracana);
  • nakaz zapłaty;
  • rata pożyczki (wynikająca z umowy);
  • weksel;
  • porozumienia lub ugody, oświadczenia.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo skierowane do dłużnika, w którym wierzyciel żąda zapłaty długu w określonym terminie. Wykazuje się tym samym dobrą wolą, umożliwiając dłużnikowi spłatę długu na drodze polubownej i nie narażając go na dodatkowe koszty wynikające z postępowania przed sądem.

Wezwanie do zapłaty powinno składać się z następujących elementów:
  • tytuł pisma – np. „Wezwanie do zapłaty”;
  • dane dłużnika;
  • dane wierzyciela;
  • podstawa, na której wierzyciel opiera swoje żądanie spłaty długu (umowa, faktura itp.);
  • wysokość długu (po dniu, w którym dłużnik miał obowiązek uregulować zaległość, można rozpocząć naliczanie odsetek i żądać ich zapłaty oprócz właściwego długu; można również żądać zapłaty równowartości 40€, co zostało omówione we wcześniejszym artykule);
  • określenie terminu zapłaty;
  • podanie numeru rachunku bankowego, na który powinna nastąpić wpłata;
  • podpis wierzyciela.

Wezwanie do zapłaty możesz dłużnikowi doręczyć osobiście (uzyskując od niego potwierdzenie doręczenia złożone na kopii pisma) lub wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Ostateczne wezwanie do zapłaty to pismo zawierające wszystkie wyżej wskazane elementy oraz informację, że w przypadku nieuregulowania długu w oznaczonym terminie, sprawa zostanie skierowana do sądu. Wcześniejsze wystosowanie wezwania do zapłaty jest w tym kontekście szczególnie ważne. Jeśli wierzyciel nie przedstawi przed sądem ostatecznego wezwania do zapłaty, a dłużnik uzna zaległość i ją spłaci, najprawdopodobniej kosztami postępowania sądowego zostanie obciążony wierzyciel. Gdyby takie wezwanie do zapłaty przesłał dłużnikowi, dłużnik zapewne spłaciłby dług, a do rozprawy nigdy by nie doszło.

Windykacja długów

Windykacja tradycyjna a windykacja online

Powinieneś rozważyć skorzystanie z pomocy specjalistów zajmujących się windykacją. Jeśli wysłane przez Ciebie wcześniejsze wezwania do zapłaty nie przyniosły oczekiwanych rezultatów, możliwe, że dłużnik nie traktuje Cię poważnie i nie wierzy, że będziesz potrafił skutecznie wyegzekwować zapłatę. Przeciwko takiemu rozwiązaniu przemawiać będą zapewne koszty usług kancelarii windykacyjnej zwłaszcza, jeśli dług jest niewielki. Warto wtedy skorzystać ze specjalnej platformy do samodzielnej windykacji online, która zapewnia wsparcie merytoryczne, lecz generuje o wiele niższe koszty. Ponadto wystosowanie pisma opatrzonego oznaczeniami takiej instytucji utwierdzi dłużnika w przekonaniu, że wierzyciel jest zdeterminowany żeby odzyskać swoje pieniądze i w przypadku postępowania przed sądem ma zapewnione profesjonalne wsparcie.

Pieczęć prewencyjna

Jest to pieczęć umieszczana na korespondencji kierowanej do dłużnika, która informuje, że zapłatę zaległych kwot egzekwuje firma windykacyjna. Pieczęć prewencyjna wywiera największy skutek w sferze psychiki dłużnika, poprzez uświadamianie mu powagi sytuacji. Dyscyplinuje to kontrahentów, gdyż z wyprzedzeniem ostrzega, że wszystkie długi należne danemu przedsiębiorcy są niezwłocznie dochodzone przez specjalistów. Pieczęć taką można umieszczać na fakturach, umowach, i innych oficjalnych dokumentach. W systemie windykacji online wszystkie pisma generowane do dłużnika są automatycznie opatrzone taką pieczęcią.

Oceń ten artykuł:

Znajdź urząd

Lista urzędów dla wybranych miejscowości

Baza kodów PKD

(Aktualna Polska Klasyfikacja Działalności)

Kody PKD ›

Chcesz założyć firmę?

Poznaj swoją branżę i weź udział w targach branżowych.
Zobacz ›
Skuteczna windykacja długów

Nasze poradniki:

Podaj e-mail

Trwa generowanie dokumentu, może to potrwać około 10 sekund.